A well-crafted domestic employee relocation policy will improve the transferee experience, control costs, meet your employees’ needs, and help you win and retain new talent. Improving the employee experience means reducing stress so that employees can focus on work roles in their new locations.
Offering a comprehensive suite of relocation services is crucial in crafting a relocation policy that effectively benefits both the company and the employee. A holistic approach not only supports employees in managing the complexities of relocating but also streamlines the process for the company, helping to maintain productivity and reduce the administrative burden.
Regularly reviewing and updating the policy to reflect current market trends and cost-of-living adjustments contributes to overall employee satisfaction and ensures competitiveness.
The 8 essential relocation benefits should be a part of your policy strategy:
1) Home Sale Programs
2) Rental Assistance
3) Destination Services
4) Household Goods
5) Lump Sum
6) Cost of Living Assistance (COLA)
7) Policy Exceptions
8) Policy Tiers vs Core Flex Benefits
8.5) Compliance
1) Home Sale Programs
Offering a competitive home sale benefit can provide significant advantages to both the company and the relocating employee. By offering a standardized home sale process, companies can ensure a consistent and controlled relocation experience, reducing the risk of dissatisfaction or failed relocations.
Garantierter Buyout (GBO) oder Buyer Value Option (BVO)
- Offering a GBO can be risky for your organization since it guarantees employees a home sale based on appraisal value,
but if the home is not sold then your company takes the home into inventory and must resell it. - Ein BVO hingegen minimiert die organisatorischen Risiken eines GBO erheblich, da Ihr Unternehmen die Wohnung des Mitarbeiters erst dann erwirbt, wenn der Mitarbeiter einen externen Käufer gefunden hat.
- Einige Unternehmen bieten ihren Führungskräften eine GBO und ihren Nicht-Führungskräften eine BVO.
GBO
Some policies offer a Guaranteed Buyout Program (GBO), where the company or a third-party relocation service purchases the home if it does not sell within a certain period. This ensures the employee can move without financial strain.
Profis
- Tax advantage for your company and the employee.
- Employees are not required to attend closing.
- Professional appraisers ensure your company is offering a competitive market price.
- Das garantierte Angebot beschleunigt den Umzugsprozess, so dass der Empfänger seinen Wohnsitz schneller verlegen kann.
Nachteile
- The company carries the risk of owning and maintaining the home until it is sold.
BVO
With the Buyer Value Option (BVO) program, the employee is responsible for marketing and selling their home on the open market, but once they secure a bona fide offer from a buyer, the company or a third-party relocation service steps in to purchase the home at the agreed-upon price. This approach allows the employee to sell their home at fair market value, while the company handles the closing and resale, streamlining the process and minimizing the employee’s involvement in the transaction after the offer is secured.
Profis
- Steuervorteil für Ihr Unternehmen und den Erwerber.
- Employees are not required to attend closing.
- Minimiert die Kosten für das Unternehmen, da der Käufer durch den Mitarbeiter abgesichert ist.
- Maklermarktanalyse, die von zwei Immobilienmaklern durchgeführt wird, um einen angemessenen Vermarktungsparameter festzulegen.
Nachteile
- If home sale falls through, homes go into corporate owned inventory.
- Employees remain financially responsible for their home until an outside offer is accepted which might delay their move to the new work location.
DR
A Direct Reimbursement (DR) home sale benefit offers a flexible, cost-effective alternative to BVO and GBO programs, providing employees with the opportunity to sell their home independently while receiving financial support for key expenses such as real estate agent commissions, closing costs, and legal fees.
Profis
- Lower financial risk since your company does not have to bring unsold homes into inventory and employees are responsible for selling their home and paying closing costs/commission fees up front.
Nachteile
- Kein Steuervorteil für Ihr Unternehmen oder den Arbeitnehmer.
- Für Ihr Unternehmen fallen zusätzliche Kosten für die Hochrechnung an (vorausgesetzt, Sie bieten Hochrechnung an).
- Der Arbeitnehmer ist für alle Kosten im Voraus verantwortlich (Abschlusskosten, Provisionsgebühren, Inspektionen usw.).
Hausinspektionen
Most companies require a full home inspection for a GBO and BVO program. The home inspection is ordered by the Relocation Management Company (RMC).
An inspection helps reduce risks of the company purchasing a home with unknown significant defects.
The transferee is required to complete all necessary repairs before moving forward in a BVO or GBO program.
Some companies want to avoid being too picky about required repairs, so an alternative to a full home inspection would be a major component inspection.
- Quelle:
- Septische
- Radon
- Termite
- Stuck
- HVAC
- Dach
- Innere Sanitär- und/oder Elektroinstallationen
- Strukturelles/Fundament
Hausverkaufsbonus
Eine Wohnungsbauprämie kann ein Anreiz für Arbeitnehmer sein, ihre Wohnungen schnell zu verkaufen.
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- Vorteilhaft für Ihr Unternehmen, wenn Sie ein GBO anbieten; wird bei einem BVO-Programm weniger angeboten.
- Legen Sie fest, wo die Obergrenze für diese Leistung liegen soll und ob die Obergrenze von der Rolle des Mitarbeiters abhängt. Viele Unternehmen legen einen Prozentsatz des Verkaufserlöses zugrunde und/oder bieten einen höheren Bonus für diejenigen an, die ihre Häuser innerhalb eines bestimmten Zeitraums verkaufen können.
- Dies ist auf dem heutigen Immobilienmarkt nicht erforderlich, da die Häuser schnell verkauft werden, da die Nachfrage das Angebot an verfügbaren Beständen bei weitem übersteigt.
Verlust aus dem Verkauf
Some companies offer a loss on sale, whereby the company provides an additional benefit to employees selling their homes for less than the original purchase price.
This benefit is more prevalent with executives versus non-executives (usually at a capped amount).
2) Rental Assistance
Employees at different life stages have varied housing needs. Rental assistance benefits ensure that the company’s relocation policy is inclusive and supportive of diverse situations, such as younger employees or those relocating to urban areas where renting is more common.
Additionally, providing rental assistance helps minimize the stress of moving and eases the transition into the new work role. An essential component of this benefit is helping transferees with early lease termination.
If you choose to offer rental assistance, consider the following:
-
-
- How many days of rental search you want to provide.
- Placing caps on rental assistance ensures your company is containing costs. If an employee exceeds the cap, decide whether to provide an exception benefit on an individual basis.
- Encourage employees to negotiate with landlords to insert a diplomatic clause into the lease that reduces future lease break fees.
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3) Destination Services
Relocating to a new location can be an overwhelming experience for employees. Destination services play a crucial role in easing this transition by providing support that helps employees settle in more quickly and comfortably. Essential destination services include temporary housing, home-finding assistance, settling in services, among others.
By offering comprehensive destination services, companies can significantly reduce the stress associated with relocation, allowing employees to focus on their new role and become productive sooner. A well-supported transition not only enhances the employee’s experience but also contributes to their overall satisfaction and success in their new position.
Essential destination services for a US Domestic relocation include: Home Finding including temporary housing or house hunting trips and destination closing costs.
Temporäre Unterkünfte
Relocating to a new location can be an overwhelming experience for employees. Destination services play a crucial role in easing this transition by providing support that helps employees settle in more quickly and comfortably. Essential destination services include temporary housing, home-finding assistance, settling in services, among others.
By offering comprehensive destination services, companies can significantly reduce the stress associated with relocation, allowing employees to focus on their new role and become productive sooner.
A well-supported transition not only enhances the employee’s experience but also contributes to their overall satisfaction and success in their new position.
Home Finding/ House Hunting Trip
Die Bereitstellung einer Reisepauschale vereinfacht den Prozess und ermöglicht es den Mitarbeitern, Reisen zur Wohnungssuche zu buchen und zu bezahlen.
See below for more details on lump sums
Zielort Abschlusskosten
Viele Unternehmen bieten diese Rückerstattung für leitende Angestellte und nicht leitende Angestellte an.
- Die Deckelung der Unterstützung ist eine Möglichkeit, die Kosten für diese steuerpflichtige Leistung zu kontrollieren, vor allem, wenn Ihr Unternehmen eine Aufstockung vorsieht. Dies könnte besonders hilfreich sein, wenn Mitarbeiter in Länder mit hohen Wohnkosten umziehen.
- Es wird empfohlen, nur die Erstattung typischer Abschlusskosten zuzulassen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen keine unüblichen Posten erstattet.
Einige Arbeitgeber bieten Mietern, die an ihrem neuen Wohnort eine Wohnung kaufen, eine Unterstützung bei den Abschlusskosten an.
- Wenn Sie diese Leistung anbieten wollen, müssen Sie entscheiden, wer dafür in Frage kommt. Nur neu eingestellte oder bereits beschäftigte Mitarbeiter, nur Führungskräfte oder auf der Grundlage der Tätigkeitsstufe?
- Although it is not the most commonly offered benefit, an incentive to rent can provide your company with potential cost savings on future relocations.
- Eine gute Option für Mitarbeiter, die häufig umziehen, da Ihr Unternehmen so darauf verzichten kann, die Kosten für den Abschluss und den künftigen Verkauf der Wohnung wiederholt für denselben Mitarbeiter zu übernehmen.
4) Household Goods
The HHG move is one of the most stressful stages of a relocation. Covering the cost and logistics of household goods shipping significantly reduces this stress, helping employees focus on transitioning to their new role.
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- Make sure your RMC is proactive in their communications and provides opportunities for employees to give live feedback so that any issues can be addressed immediately.
- Verify that the RMC provides transparent pricing, detailed tracking of expenses, and comprehensive insurance coverage to mitigate risks.
- Most companies will provide tax assistance with HHG moves, especially since the Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) of 2018 was passed.
Fahrzeugversand
Erzielen Sie Kosteneinsparungen, indem Sie die Anzahl der zugelassenen Fahrzeuge von der Transportentfernung abhängig machen. Es ist üblich, dass Unternehmen mindestens ein Fahrzeug zur Verfügung stellen, wenn die Entfernung über 500 Meilen beträgt, und bis zu zwei, wenn die Entfernung über 1000 Meilen beträgt. Dadurch wird der Stress verringert, der entsteht, wenn der Mitarbeiter und seine Familie lange Strecken in getrennten Fahrzeugen zurücklegen müssen.
Vorübergehende Lagerung
Die meisten Unternehmen sind bereit, den Hausrat des Arbeitnehmers vorübergehend zu lagern, bis eine dauerhafte Unterkunft gefunden ist.
- A well-defined policy that includes temporary storage provides clear guidelines for both the employee and the company, reducing ambiguity and potential disputes over what is covered during the relocation process.
- Um Kosten zu sparen, sollten Sie diese Vergünstigung nicht aus persönlichen Gründen gewähren, z. B. bei Renovierungsarbeiten, wenn der Arbeitnehmer die Gegenstände bis zum Abschluss der Arbeiten lagern möchte, oder wenn der Arbeitnehmer in den Urlaub fährt und bei der Lieferung von Haushaltswaren nicht anwesend sein kann.
5) Lump Sum
Decide if you want to offer a partial or full lump sum policy to transferees. Some employees may enjoy the freedom of being able to use their relocation money as they see fit.
Pros for providing lump sums include the following:
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- Cost containment
- Easy budgeting and administration
- Market competitiveness
- Great for employees with less to move
- Internship programs
There are three main types of lump sums discussed below:
lump sum only (no counseling); managed lump sum (with counseling); and lump sum (in addition to other benefits).
Lump Sum Only Benefit
(no counseling)
Der Empfänger erhält einen Pauschalbetrag. Der Arbeitnehmer entscheidet, wie er diese Mittel verwenden will.
- Wird häufig bei Nicht-Führungskräften verwendet, einschließlich Berufsanfängern und Mitarbeitern in Entwicklungsprogrammen, die häufig den Standort wechseln.
- Wird in der Regel nicht bei Verlagerungen auf höherer Ebene verwendet.
- Die Mehrheit der Pauschalbeträge liegt unter 5.000 $.
Managed Lump Sum
(with counseling)
Ihr Unternehmen behält einen Teil der Kontrolle über die Verwendung des Geldes durch den Mitarbeiter, kann aber dennoch eine gewisse Flexibilität wahren. Das RMC berät den Mitarbeiter über die genehmigten Verwendungsmöglichkeiten des verwalteten Pauschalbetrags, und die Gelder werden als Rückerstattung bereitgestellt, nachdem der Mitarbeiter die Kosten getragen hat oder direkt mit einem der Lieferantenpartner Ihres RMC abgerechnet wurde.
- Gemanagte Pauschalbeträge werden häufiger als einzige Leistung für Führungskräfte oder höhere Angestellte verwendet als reine Pauschalbeträge (ohne Beratung), die häufiger bei Berufsanfängern eingesetzt werden.
Lump Sum
(in addition other benefits)
Dies ist die am häufigsten verwendete Form der Pauschalleistung. Sie funktioniert gut, weil die Unternehmen andere Leistungen anbieten können, die auf die spezifischen Bedürfnisse des Einzelnen zugeschnitten sind, und gleichzeitig einen Pauschalbetrag bereitstellen können, den der Arbeitnehmer nach Belieben ausgeben kann.
This type of benefit will also allow your company to control costs, and it adds some additional flexibility for the employee.
Cost of Living Adjustment (COLA)
Einige Ihrer Mitarbeiter ziehen vielleicht in ein Gebiet mit niedrigeren Lebenshaltungskosten, andere in ein Gebiet mit wesentlich höheren Kosten. Wenn die Kosten höher sind, gewähren einige Unternehmen einen befristeten Zuschuss zu den Lebenshaltungskosten, um die finanzielle Lücke zu schließen. Die Auszahlung kann monatlich, vierteljährlich, jährlich oder in Form eines einmaligen Pauschalbetrags erfolgen.
- Legen Sie einen Endzeitraum für diese Leistung fest und entscheiden Sie, ob die Leistung während dieses Zeitraums langsam abnimmt/ausläuft.
- Companies should also consider the tax implications of COLA payments and ensure clear communication with employees about how the adjustment is determined.
Am besten ist es, diese Leistung nur denjenigen Arbeitnehmern zu gewähren, die in ein teureres Zielgebiet ziehen. Wenn Ihr Mitarbeiter von einem Gebiet mit hohen Lebenshaltungskosten in ein anderes umzieht, sollten Sie diese Leistung einbehalten. Häufig legen Arbeitgeber einen Schwellenwert (in der Regel einen Prozentsatz) fest, ab dem die Leistung gewährt wird. Andere legen bestimmte Gebiete/Städte fest und bieten die Leistung nur Arbeitnehmern an, die in diese vorher festgelegten Orte ziehen.
7) Policy Exceptions
Decide how you want to handle policy exceptions and make sure you and your RMC are in sync. Develop a well-defined process for requesting and evaluating exceptions, including who is authorized to approve them and under what circumstances exceptions will be considered. Even though you may have a great employee relocation policy, it is not always one-size-fits-all! Individual cultures, specific needs and family dynamics may create the need for exceptions. Make sure your RMC is tracking all requests/outcomes. Regularly review the types and frequency of exceptions requested to identify patterns or gaps in the current policy, which may indicate the need for policy adjustments.
Einige häufige Anträge auf Ausnahmen von der Richtlinie können die folgenden sein:
- Extended temporary housing or household goods storage
- Additional crating of items, vehicles to be shipped or other services for a household goods move
- Home listing parameters / Qualifying home requirements
- Additional reimbursements for travel
- Repair Requirements
- Benefit extensions
8) Policy Tiers vs Core Benefits
Policy Tiers
With policy tiers, the company selects which employees receive specific benefit packages. Often, policy tiers categorize employees into different levels (tiers) based on factors like job level, seniority, or relocation distance, with each tier offering a predefined set of benefits.
For example, relocation benefits provided to an executive might be different than benefits provided to an entry-level employee. While a tiered policy allows a company to be selective regarding which benefits are offered to each level of employee, some benefits may be offered in all packages.
In other words, a HHG move could be offered to all relocating employees, but the cost of the move could have caps for lower-level employees. Some companies will only offer home sale assistance to higher level employees, but all other benefits may be the same regardless of role/job level of the employee.
Neben der Position des Mitarbeiters können auch andere Faktoren die Einstufung eines Mitarbeiters beeinflussen, z. B. ob es sich um einen Hausbesitzer oder einen Mieter handelt oder ob es sich um einen neuen Mitarbeiter oder einen bereits vorhandenen Mitarbeiter handelt.
Core Benefits
Core Flex benefits offer a more tailored solution by providing a core set of essential relocation benefits to all employees while allowing additional flexible benefits that employees can choose based on their specific circumstances.
While Core Flex offers greater customization and can enhance employee satisfaction, it requires more complex administration and careful communication to ensure employees understand their options.
8.5) Compliance
Compliance is an essential consideration when developing a U.S. domestic relocation policy, as it ensures that the company adheres to all relevant laws and regulations. This includes understanding tax implications, employment laws, and real estate practices that vary by state. Creating a policy that prioritizes compliance helps mitigate risks, avoid potential legal issues, and ensures that both the company and the transferee are protected.
Fazit
In crafting an effective US domestic relocation policy, it is crucial to consider a variety of best practices that address both employee needs and organizational goals. Regularly compare your policy with industry standards and competitors to ensure it remains competitive and effective.
Consider partnering with a good RMC who can help write your policy, benchmark it regularly, and administer it cost-effectively.
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