Zielsetzung
Erstellung einer benutzerdefinierten Workday-Schnittstellendatei zur Rationalisierung der Gehaltsabrechnung eines Fortune 500-Unternehmens. Darüber hinaus entwickeln wir eine intuitive Schnittstelle für die Verarbeitung von Sozialleistungen innerhalb des Portals für das Mobilitäts- und HR-Team von WHR, die es ihnen ermöglicht, Umzugszahlungen effizient zu verwalten. Diese Zahlungen werden nahtlos in Workday integriert und umgehend über das Gehaltsabrechnungssystem des Unternehmens ausgezahlt.
Herausforderung
Die Personalabteilung und die Teams für globale Mobilität sind für die rasche Auszahlung vieler Arten von Leistungen und Zulagen an eine Gruppe von Mitarbeitern verantwortlich. In großen Unternehmen kann es schwierig sein, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter schnell und vorschriftsmäßig bezahlt werden und alle steuerpflichtigen Leistungen über die Gehaltsabrechnung des Unternehmens gemeldet werden. Dies gilt insbesondere für Fortune-50-Unternehmen wie ein Fortune-500-Unternehmen mit 58.000 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 89 Milliarden US-Dollar. Diese Probleme können durch die Vielfalt der Leistungen, die über die Gehaltsabrechnung verarbeitet und/oder gemeldet werden, noch verstärkt werden:
- Zulagen werden über die Gehaltsabrechnung des Unternehmens gezahlt;
- Zulagen, die über die Umzugsmanagementgesellschaft (WHR) gezahlt werden;
- Erstattungen, die von WHR an den Arbeitnehmer gezahlt werden;
- Rechnungen, die von WHR an einen Umzugspartner (z. B. Umzugsunternehmen, vorübergehende Unterbringung usw.) bezahlt wurden.
"Unsere Kunden haben heute mehr denn je eine große Auswahl an Human Capital Management-Systemen zur Verfügung, darunter auch Workday. Für Relocation-Management-Unternehmen wie WHR ist es wichtig, maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, wenn es Hindernisse für echte Integrationen gibt.
Diese Workday-Schnittstellenlösung ermöglicht es der Personalabteilung und den globalen Mobilitätsteams, Zulagen schnell, konform und zuverlässig für eine globale Gruppe von Mitarbeitern zu verarbeiten und zu melden.
Auswirkungen
49 % der amerikanischen Arbeitnehmer suchen nach nur zwei Fehlern bei der Gehaltsabrechnung, z. B. verspäteter oder falscher Bezahlung, einen neuen Arbeitsplatz. (The Workforce Institute bei Kronos)
Die US-Steuerbehörde IRS schätzt, dass etwa ein Drittel der Arbeitgeber in jedem Jahr einen Fehler bei der Gehaltsabrechnung macht und im Jahr 2021 fast 7 Mrd. USD an Strafen kassiert. (US Internal Revenue Service)
In einer Studie von Ernst & Young (EY) über Unternehmen in den USA wurde festgestellt, dass die Behebung eines einzigen Fehlers in der Gehaltsabrechnung die Unternehmen im Durchschnitt 291 Dollar direkt und indirekt kostet.(Ernst & Young)
Lösungen
Die IT-Abteilung von WHR erstellte kostenlos einen benutzerdefinierten Bildschirm für die Bearbeitung von Sozialleistungen innerhalb des Mobility & HR Team Portals von WHR. Jedem Kontakt wurde rollenbasierter Zugriff gewährt (z. B. Bearbeiter oder Genehmiger). Diese wichtige Delegation von Verantwortlichkeiten verhindert, dass eine Person unberechtigte Gelder an einen anderen Mitarbeiter auszahlt. Nach der Genehmigung durch zwei Teammitglieder fließen diese Zulagenzahlungen in eine Workday-Schnittstellenmaske, zusammen mit allen zusätzlichen Umzugsleistungen, die für die Gehaltsabrechnung gemeldet werden müssen.
In dem von ihnen gewünschten Intervall kann ihr Mobilitätsteam auf eine Schaltfläche klicken, um automatisch eine Schnittstellendatei zu erstellen, die in Workday importiert werden kann. Diese Schnittstellendatei meldet nicht nur steuerpflichtige Umzugsvorteile, sondern veranlasst auch Zahlungen an die jeweiligen Mitarbeiter über die Gehaltsabrechnung des Unternehmens. Beispiele hierfür sind Umzugsbeihilfen, dreijährige Standortkostendifferenzen, Reisekostenzuschüsse und mehr.
Vorteile
Schnelle und korrekte Bezahlung der Mitarbeiter
Durch die Genehmigung von Umzugsbeihilfen über den WHR-Bildschirm zur Bearbeitung von Leistungen hat das Unternehmen nun eine bessere Kontrolle über sein Programm und seine Prozesse. Das Unternehmen bestimmt, wann und wie die Mitarbeiter ausgezahlt werden, mit einer benutzerdefinierten Logik zur Auszahlung unterschiedlicher Beträge nach Leistungsstufe, Gehaltsklasse, Standort und mehr. Außerdem können neu eingestellte Mitarbeiter Gelder von WHR erhalten, bevor sie überhaupt in die Gehaltsabrechnung aufgenommen werden. Alle Zahlungen werden in die Berichterstattung von WHR aufgenommen.
Synchronisierung von Gehaltsabrechnungsdaten über verschiedene Systeme hinweg
Durch die Verknüpfung des Systems von WHR mit Workday gibt es keinen Raum mehr für Zahlungen, die durch die Maschen fallen. Seit der Implementierung musste das Unternehmen keine W-2C-Abrechnung mehr einreichen, was die Mitarbeiterzufriedenheit erheblich verbessert und das Relocation-Programm fördert.
WHR hat sein System mit den Datenfeldern von Workday verknüpft, so dass es ohne zusätzliche Kosten jeden beliebigen Datenpunkt erfassen und auswerten kann.
Zeit und Budget an anderer Stelle umverteilen
Die Workday-Schnittstellenlösung von WHR ist ein Tool zur Erleichterung von Umzügen. Sie ermöglicht Unternehmen eine schnellere Bearbeitung von Leistungen, die Erstellung von Berichten für die Gehaltsabrechnung per Mausklick, die Beseitigung von Kopfschmerzen bei der Einreichung von W-2Cs und die Neuzuweisung von Zeit an anderer Stelle.
Anstatt 200 Dollar pro Stunde für eine individuelle Entwicklung zu bezahlen, wurden die Bildschirme für die Leistungsbearbeitung und die Workday-Schnittstelle kostenlos erstellt. Anstatt den Prozess durch Vertragsverhandlungen zu verzögern, konnte das Unternehmen seine Zeit und Gemeinkosten für andere HR-Projekte und Verbesserungen einsetzen.
Die Zuordnung der Daten zu Workday kann Folgendes umfassen: Rückforderungsdaten für Rückzahlungsvereinbarungen, Zahlungen im und außerhalb des Zyklus, einmalige oder mehrfache Zahlungen (monatlich, jährlich), Mitarbeiter-ID und alle anderen gewünschten Felder.
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