Die Entscheidung für ein Outsourcing Ihres Mitarbeiterumzugsprogramms ist eine beträchtliche, aber notwendige Aufgabe, um bei der Suche nach Spitzenkräften wettbewerbsfähig zu bleiben. Für Arbeitgeber, die bereits einen Relocation-Anbieter ausgewählt haben, beginnt nun der wichtigste Schritt in Ihrer Beziehung: Die Umsetzung.
Die Implementierung besteht aus der Entwicklung oder dem Austausch Ihrer bestehenden Umzugsrichtlinien mit Ihrem Anbieter, der Anpassung der Technologie des Anbieters an diese Richtlinien, der Abbildung von Arbeitsabläufen, der Festlegung der Anforderungen an die Rechnungsstellung und die Kosten und allem anderen, was Ihr Umzugsprogramm zum Laufen bringt.
Für jeden Anbieter von Umzugsdienstleistungen besteht die grundlegende Rolle und der Zweck eines formalen Implementierungsprozesses darin, sicherzustellen, dass die Richtlinien und Kontrollen vorhanden sind, um Ihren Mitarbeitern konsistente und qualitativ hochwertige Umzugsdienstleistungen zu bieten und gleichzeitig Ihre Leistungsstandards zu erfüllen.
Einführung eines neuen Relocation Management Unternehmens
Bei einer typischen Implementierung von Umzugsdienstleistungen sammelt der Anbieter alle notwendigen Informationen über Ihren aktuellen Umzugsprozess, um die folgenden Punkte zu verstehen:
- Eine Prozessübersicht über den aktuellen Stand Ihres Relocation-Programms
- Die Notwendigkeit der Erstellung von Richtlinien und des Benchmarkings mit Ihren Wettbewerbern
- Ausnahmen, die auftreten können, wenn Ihre Richtlinien nicht immer mit den Bedürfnissen der Mitarbeiter übereinstimmen
- Identifizierung der gezahlten Ausgaben und der Liefermethode
- Integration von Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen und Bestätigung der Steuervergünstigungen für Ihre Mitarbeiter
- Bestätigung aller Verträge mit Dritten, Partnerschaften, Prozesse und Ausgaben für Unternehmen wie Immobilienmakler, Spediteure und internationale Dienstleister, die direkt mit Ihren Mitarbeitern zusammenarbeiten
Durchführungsplan
Eine gute Faustregel für die Implementierung von Umzugsdienstleistungen ist die Unterteilung des Prozesses in überschaubare Phasen. Bei der WHR Group unterteilen wir den Umsetzungsprozess für unsere neuen Kunden in sechs verschiedene Phasen:
- Start-up: Vereinbaren Sie einen Termin vor Ort, schließen Sie alle Verträge ab und erstellen Sie einen formellen Leitfaden für die Umsetzung auf der Grundlage Ihrer Richtlinien und Vertragsbedingungen.
- Überleitung: Fertigstellung des Umsetzungsplans mit Start- und Endterminen und Festlegung des Prozesses für bereits laufende Umzüge mit einem entsprechenden Zeitplan.
- Erste Schritte: Entwerfen Sie Prozessabläufe für alle Dienstleistungen und ermitteln Sie die Leistungen, die von bevorzugten Drittanbietern erbracht werden müssen.
- Gehaltsabrechnung: Skizzieren Sie den Prozess der Rechnungsstellung, Gehaltsabrechnung und Spesenabrechnung mit allen zu erbringenden Leistungen.
- Technologie: Vergewissern Sie sich, dass die IT-Mitarbeiter des Umzugsunternehmens die Technologie des Unternehmens auf den neuesten Stand bringen, um Ihre Richtlinien und finanziellen Anforderungen zu erfüllen.
- Schulung: Der Anbieter führt eine interne Schulung zu Ihren Richtlinien und Verfahren durch, plant eine Schulung mit Ihrem Umzugs-/Verwaltungsteam zur Nutzung der Technologie des Anbieters, plant ein internes Treffen, um die Verfahren für Ausnahmen von Ihren Richtlinien zu besprechen, und stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter des Anbieters, der für Ihr Konto tätig ist, ein grundlegendes Verständnis Ihrer Kultur und Ihrer Bedürfnisse hat.
Laufende Verlagerungen
Wenn Sie bereits einen Anbieter für Umzüge haben, aber Ihr Programm auf einen neuen Anbieter umstellen, stellen Sie sicher, dass dieser neue Anbieter einen Plan für Mitarbeiter hat, die sich bereits mitten im Umzug befinden.
Dieser Übergangsplan könnte ähnlich aussehen wie der der WHR Group, der einen möglichst störungsfreien Ablauf für alle umziehenden Mitarbeiter gewährleistet:
- Hauseigentümer: Diese Umzüge sollten bis zum Verkauf des Hauses beim derzeitigen Anbieter verbleiben.
- Nicht-Eigentümer oder Mieter: Diese Umzüge sollten beim derzeitigen Anbieter verbleiben, es sei denn, sie sind in der Warteschleife und können problemlos auf den neuen Anbieter umgestellt werden.
- Spesenprozess: Wenn möglich, sollten diese Dateien mit dem aktuellen Lieferanten bis zum Stichtag am Jahresende (oder Ihrem Geschäftsjahr) ausgefüllt werden, um Verwirrung mit zwei verschiedenen Teams zu vermeiden, die Steuern berechnen und Berichte erstellen.
- Transport: Bei laufenden Umzügen von Haushaltswaren wird der Mitarbeiter diese Phase höchstwahrscheinlich mit dem aktuellen Anbieter abschließen. Bei Umzügen, die noch nicht begonnen haben, können die Transportdienstleistungen je nach Status und Zeitplan anderer Umzugsdienstleistungen für jeden Mitarbeiter auf den neuen Anbieter übertragen werden.
Typischer Zeitplan für die Implementierung
Je nach Größe Ihres Umzugsprogramms beträgt der typische Umsetzungsprozess 4 Wochen. Dies umfasst den gesamten Prozess vom ersten Treffen vor Ort bis zum "Go-Live".
Dieser Zeitplan hängt natürlich von vielen Faktoren ab, insbesondere von der Verfügbarkeit und dem Zugang zu Ihren wichtigsten Aktionären. Der Relocation-Anbieter sollte Ihren Zeitplan so koordinieren, dass er spezifische Treffen mit den entsprechenden Personen vorsieht, damit diese in alle Relocation-Prozesse einbezogen werden können. Diese Treffen können je nach Umfang, Komplexität und Größe Ihres Umzugsprogramms variieren, aber die Auswirkungen auf Ihren Zeitplan sollten bei entsprechender Planung durch Ihren Umzugsdienstleister gering sein.
Der vollständige Umsetzungsplan mit Ihrem Umzugsunternehmen könnte folgendermaßen aussehen:
Der Zeitplan für die Implementierung kann je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens angepasst werden. Unter besonderen Umständen - wie z. B. bei einem leistungsschwachen bestehenden Lieferanten - hat die WHR Group neue Kunden in 1 bis 2 Wochen implementiert.
Gebühren für die Durchführung
Relocation-Anbieter sollten in der Regel keine Gebühren für die Umsetzung Ihres Programms oder die Einrichtung der Technologie verlangen.
Das Ziel des Anbieters ist es, die Übernahmekosten zu begrenzen. Je nach den übertragenen Diensten und den Fortschritten Ihrer Mitarbeiter beim Umzug kann jedoch eine Servicegebühr fällig werden. Besprechen Sie diese mit Ihrem neuen Anbieter in einer frühen Phase des Umsetzungsprozesses, da möglicherweise keine Full-Service-Gebühren anfallen.
