Die große Steuerreform erschütterte die Umzugsbranche am 22. Dezember 2017, als der Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) vom Kongress verabschiedet wurde. Die wichtigste Auswirkung war die Aufhebung der Steuerbefreiung für qualifizierte Umzugskosten. In der Novemberausgabe des Mobility Magazine beschreibt Peter Scott, Steuerberater von Worldwide ERC®, eine weitere Auswirkung des TCJA.
Eine Rückzahlungsvereinbarung schützt Ihre finanzielle Investition in den Umzug eines Mitarbeiters. In der Vereinbarung wird festgelegt, dass ein Mitarbeiter bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses die erstattungsfähigen Umzugskosten zurückzahlen muss. In der Regel werden diese anteilig nach der Dauer des Arbeitsverhältnisses gezahlt, z. B. 100 % innerhalb des ersten Jahres und 50 % zwischen 13 und 24 Monaten.
Scott zufolge sind "Rückzahlungen im gleichen Jahr wie der Umzug nicht von Belang, da solche Rückzahlungen durch einfache Anpassung der Quellen- und Lohnsteuer berücksichtigt werden". Das Unternehmen würde dem Arbeitnehmer die Überzahlung bei der Quellensteuer und der FICA gutschreiben und den Lohn auf dem Formular 941 entsprechend anpassen.
Zuvor waren Rückzahlungen in einem Folgejahr bei den Steuern des Arbeitnehmers absetzbar. Mit der Verabschiedung des TCJA müssen die Arbeitgeber nun:
- ein Formular W-2c für die erhobenen FICA- und Medicare-Beiträge vorlegen;
- Erstattung des Arbeitnehmeranteils an FICA und Medicare;
- eine schriftliche Erklärung des Arbeitnehmers einholen, dass er keine Erstattung beantragen wird; und,
- eine FICA- und Medicare-Gutschrift auf einem späteren Formular 941 beantragen.
Die im TCJA vorgesehene Aussetzung verschiedener Einzelpostenabzüge gilt für alle Rückzahlungen, die mit Umzügen im Jahr 2018 beginnen. Scott erwähnt zusätzlich Abschnitt 1341, der jedoch angesichts der Tatsache, dass er nur anwendbar ist, wenn "ein Abzug für das Steuerjahr zulässig ist", in diesem Fall nicht angewendet werden kann.
Da wir uns dem Jahr 2019 nähern, kann sich diese Änderung aus finanzieller Sicht ernsthaft auf den Arbeitnehmer auswirken. Scott warnt jedoch, dass die Schulden unter keinen Umständen erlassen oder abgeschrieben werden sollten. Das Finanzamt behandelt den Erlass der Schulden aus der Rückzahlungsvereinbarung als steuerpflichtigen Lohn für den Arbeitnehmer, so dass ein Formular W-2, die Einbehaltung von Einkommensteuer und die Zahlung von Lohnsteuern erforderlich sind. Dies führt zu zusätzlichen Kosten für das Unternehmen.
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