Die Verwaltung von Umzugskosten ist ein komplizierter, stressiger Prozess. Umziehende Mitarbeiter können fast ein Dutzend Spesenabrechnungen erstellen, die sie im Laufe ihres Umzugs einreichen müssen, was für den Mitarbeiter schwierig zu finanzieren sein kann. Der Bericht der Federal Reserve über das wirtschaftliche Wohlergehen der US-Haushalte im Jahr 2017 ergab, dass 4 von 10 Erwachsenen entweder einen Kredit aufnehmen, etwas verkaufen oder nicht in der Lage sein würden, eine 400-Dollar-Notausgabe zu bezahlen. Angesichts dieser Daten kann die Eigenfinanzierung von Dutzenden von Ausgaben eine Person ziemlich hart treffen. Ein nahtloser, effizienter Prozess zur Verwaltung der Umzugskosten ist entscheidend für das allgemeine Wohlbefinden des Umziehenden. Wir haben fünf einfache Tipps zusammengestellt, um die Genauigkeit und Pünktlichkeit der Umzugskostenerstattungen zu gewährleisten.
Tipp 1 - Übermitteln Sie den Zeitplan.
Durch den komplizierten Umfrageprozess von WHR haben wir herausgefunden, dass ein direkter Zusammenhang zwischen der Pünktlichkeit der Erstattung und der Zufriedenheit der Mitarbeiter besteht. Wir können gar nicht genug betonen, wie wichtig eine schnelle Auszahlung der Mittel ist, vor allem angesichts der oben genannten Statistik der Federal Reserve. Wenn man den umziehenden Mitarbeitern den Zeitplan genau mitteilt, können sie entsprechend planen und wissen, wann sie mit der Erstattung rechnen können.
Tipp 2 - Stellen Sie die Genauigkeit mit einer doppelten Überprüfung sicher.
Bei der Überprüfung von Spesenabrechnungen ist Genauigkeit von entscheidender Bedeutung. Daher ist es ein Muss, dass jeder Posten vor der Erstattung von mehreren Personen geprüft wird. Bei WHR wird eine Überprüfung durch den Richtlinienexperten und eine weitere durch ein Mitglied des Buchhaltungsteams durchgeführt. Dies gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften und die Genauigkeit.
Tipp 3 - Eine einfache, benutzerfreundliche und leicht zugängliche Schnittstelle für Mitarbeiter.
Stellen Sie ein Online-Spesenabrechnungssystem bereit, auf das Sie von überall aus zugreifen können, rund um die Uhr und 365 Tage die Woche. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Quittungen von ihrem Telefon oder Tablet aus hochzuladen, sparen Sie Zeit und das lästige Einscannen unzähliger Quittungen. Dies ist auch hilfreich, wenn Mitarbeiter auf Reisen sind.
Tipp 4 - Verwenden Sie individuelle Spesenabrechnungen.
Um die Überprüfung von Spesenabrechnungen zu rationalisieren, können Sie für jede Umzugsrichtlinie individuelle Berichte erstellen. Dadurch wird nicht nur sichergestellt, dass die Mitarbeiter die Richtlinienvorgaben einhalten, sondern auch der Überprüfungsprozess für Ihr Team vereinfacht. Wenn Sie eine Online-Technologie verwenden, stellen Sie sicher, dass die Parameter Ihrer Richtlinie in das System integriert sind. Dadurch verringert sich die Wahrscheinlichkeit von Ausnahmeanträgen, die den Zeitaufwand für die Überprüfung und Erstattung erhöhen.
Tipp 5 - Korrektheit und Sicherheit der Zahlungsinformationen.
Die Korrektheit der Zahlungsinformationen ist für genaue und rechtzeitige Erstattungen von größter Bedeutung. Bei WHR erfordert unsere firmeneigene Technologie, dass nur der umziehende Mitarbeiter die Zahlungsdatenfelder bearbeiten kann. Außerdem wird ihnen ein Authentifizierungscode per E-Mail zugeschickt, um ihre Identität zu überprüfen, bevor sie Informationen eingeben oder bearbeiten. Darüber hinaus sollten Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz vor Hacking oder Phishing klar dokumentiert und durch Technologie-Audits nachgewiesen werden.
Schauen Sie sich Ihr derzeitiges Kostenmanagementverfahren genau an und prüfen Sie, ob diese Tipps befolgt werden. Wenn nicht, erstellen Sie einen Aktionsplan, um Ihr Programm an diesen Kernanforderungen auszurichten. Denken Sie daran: Ein gut geführter Prozess zur Verwaltung der Umzugskosten kann über Erfolg oder Misserfolg eines Umzugs entscheiden.
