Denken Sie einen Moment lang über Online-Dating nach. Stellen Sie sich vor, Sie möchten einen langfristigen romantischen Partner finden. Sie wünschen sich eine Bindung, etwas Dauerhaftes. Sie möchten jemanden, auf den Sie sich verlassen können und der Ihnen in guten und in schlechten Zeiten den Rücken stärkt. Am wichtigsten ist, dass Sie jemanden suchen, mit dem Sie Ihre Zukunft planen können - eine Zukunft, die Glück und Erfolg beinhaltet.
Würden Sie Ihre Suche beginnen, indem Sie sofort Heiratsanträge von, sagen wir, 8-10 potenziellen Bewerbern einholen? Würden Sie eine ernsthafte Verpflichtung von völlig Fremden in Betracht ziehen, mit denen Sie noch nie gesprochen, die Sie noch nie getroffen oder mit denen Sie noch nie ein Date gehabt haben?
Was haben zwanglose Verabredungen und die Suche nach einer ernsthaften Verpflichtung mit dem RFP-Prozess zu tun? Das derzeitige und weit verbreitete Ausschreibungsverfahren (Request for Proposal, RFP) sieht vor, dass Unternehmen (der Käufer) formelle, schriftliche Geschäftszusagen von mehreren Anbietern (Verkäufern/Lieferanten) einholen, bevor es zu einem Treffen oder Gespräch kommt. Das Problem mit dem RFP-Verfahren ähnelt den Problemen, die manche mit Online-Dating haben.
Jeder kann ein tolles Dating-Profil schreiben, aber wissen Sie wirklich, worauf Sie sich einlassen, bis Sie sich tatsächlich treffen, sprechen und/oder Zeit miteinander verbringen? Wie kann jede Person auf der Grundlage des Lesens von Online-Profilen und des Austauschs von schriftlicher Kommunikation einschätzen, ob sie gut zusammenpasst? Liefern die geschriebenen Worte wirklich die Informationen, die nötig sind, um festzustellen, ob die andere Person eine gute potenzielle Ergänzung ist? Sind die Worte allein ein wahres und gutes Abbild der anderen Person, oder - im Falle von Ausschreibungen - bietet das schriftliche Angebot eine umfassende und vollständige Darstellung des potenziellen Anbieters? Denken Sie daran, dass Sie als Einkäufer nicht nur eine Dienstleistung oder ein Produkt kaufen, sondern auch einen Geschäftspartner, der eine Erweiterung Ihres Unternehmens darstellt und Sie auf dem Markt vertritt. Sie kaufen eine Kultur, Persönlichkeiten und Prozesse.
Die aktuelle Situation
Der typische RFP-Prozess läuft in etwa so ab:
- Das ausschreibende Unternehmen gibt eine Ausschreibung heraus, die im Durchschnitt 50-150 Fragen enthält.
- Diese Fragen werden dann an 8-10 oder mehr potenzielle Verkäufer verteilt, von denen sie viele noch nie getroffen oder gesprochen haben.
- Potenzielle Anbieter antworten auf die Ausschreibung mit einem endgültigen Angebot, das im Durchschnitt 50 bis 150 Seiten oder mehr umfasst.
- Das ausschreibende Unternehmen prüft alle Vorschläge, und je nach Art des Unternehmens bzw. der Organisationsstruktur kann dieser Prüfungsprozess mehrere Mitarbeiter aus einer Vielzahl interner Abteilungen und aus mehreren Ländern umfassen.
- Das ausschreibende Unternehmen grenzt seine potenziellen Anbieter auf eine kurze Liste ein, die zu persönlichen Präsentationen eingeladen werden.
- Nach persönlichen Gesprächen grenzt das Unternehmen seine Liste wieder auf ein oder zwei potenzielle Anbieter ein, die dann in die engere Wahl kommen.
- Diese Anbieter werden zu einer zweiten Runde von persönlichen Präsentationen eingeladen.
- Das ausschreibende Unternehmen kann die Büros von ein oder zwei Finalisten vor Ort besuchen.
- Das Unternehmen vergibt schließlich den Auftrag.
Die Probleme
1. Zeit = Geld
Was ist an dem oben beschriebenen Ausschreibungsprozess falsch? Zunächst einmal: Zeit = Geld. Laut der WHR Group, Inc. (WHR) Präsident, Paul DeBoer, "Wir begrüßen RFP-Anfragen, aber wir glauben auch, dass es einen effizienteren und kostengünstigeren Weg gibt". WHR ist ein weltweit tätiges Unternehmen für Mitarbeiterumzüge, und die Beantwortung von RFP-Anfragen ist ein normaler Bestandteil der Geschäftstätigkeit. DeBoer ist der Meinung, dass der Prozess nicht der beste ist, wenn man bedenkt, wie viel Personal, Zeit und Kosten die Kundenunternehmen aufwenden müssen, um nicht nur ihre RFP-Fragebögen für die Angebotsabgabe vorzubereiten, sondern auch, weil die Mitarbeiter der Unternehmen die ausgefüllten 50-150-seitigen RFP-Antworten von durchschnittlich 8-10 Bietern prüfen.
Der derzeitige Prozess ist langwierig und kostspielig, und viele der oben genannten Schritte werden durchgeführt, noch bevor das Unternehmen potenzielle Lieferanten getroffen oder mit ihnen gesprochen hat, erklärt DeBoer. Es ist üblich, dass ein Unternehmen internes Personal aus vielen verschiedenen Abteilungen einsetzt, um Ausschreibungen vorzubereiten und schriftliche Antworten zu prüfen. "Wenn man sich die Kosten für einen Personalleiter, einen Lohnbuchhalter, einen Beschaffungsmanager, einen Steuermanager, einen Buchhaltungsmanager und einen Logistikmanager vorstellt, die alle zusammen mehrere Stunden für die Planung und Prüfung von Ausschreibungen aufwenden, geht das in die Zehntausende von Dollar."
Wenn alle Mitarbeiter die Antworten geprüft haben und das Unternehmen die Liste gekürzt und mehrere potenzielle Anbieter zu persönlichen Treffen eingeladen hat , wie viele Mitarbeiter nehmen dann an diesen Treffen teil? Wie hoch ist ihr Jahresgehalt, und wie viele Stunden verbringt jeder Mitarbeiter mit der Vorplanung interner Besprechungen, mit Besprechungen zur Präsentation der Anbieter und mit internen Überprüfungen nach der Präsentation?
Nach den Gesprächen beim Kunden wird die Liste schließlich auf ein oder zwei Anbieter reduziert, die in der Regel zu einer weiteren Runde der besten und letzten Gespräche eingeladen werden. Auf der Grundlage des Gehalts der einzelnen Mitarbeiter und der aufgewendeten Zeit lassen sich die Gesamtkosten pro Mitarbeiter berechnen. "Sie werden sehen, dass dies kein kosteneffektiver Prozess ist", sagt DeBoer.
2. Tanzen mit Fremden
Ein großer Teil des oben beschriebenen Zeitaufwands fällt an, bevor ein Unternehmen überhaupt mit potenziellen Lieferanten spricht, um etwas über deren Auftrag, Werte, Ziele, Vorstellungen, Einstellungsstandards und Schlüsselpersonal zu erfahren.
Das Gleiche gilt für den potenziellen Verkäufer, der nur durch die Ausschreibungsunterlagen, die Website des Unternehmens oder die sozialen Medien einen Eindruck vom Käufer erhält. Wie kann sich ein Anbieter wirklich als potenzieller Beratungspartner positionieren, wenn er nicht einmal die Probleme, Herausforderungen, Erfolge, Bedürfnisse, Schwächen oder Gründe des Unternehmens für die Suche nach einem neuen Anbieter kennt und versteht?
Bridget Ritchie, CRP, GMS, Executive Vice President der Powell Relocation Group, sagt: "Es ist bekannt, dass ein Umzug zu den größten Stressfaktoren im Leben eines Menschen gehört. Als Teil eines Unternehmensumzugs ist es auch einer der persönlichsten Teile des Umzugs. Wenn ein Unternehmen darüber nachdenkt, wer in die Wohnungen seiner Mitarbeiter einzieht und sich um deren persönliche Gegenstände kümmert, sollte es potenzielle Partner erst dann auf die Tanzfläche einladen, wenn es die Grundlagen über sie kennt". Ritchie ist der Meinung, dass ein Käufer bereits im Vorfeld über die Kultur und den Hintergrund eines potenziellen Geschäftspartners Bescheid wissen sollte. Die Powell Relocation Group ist ein 60 Jahre altes Umzugsunternehmen.
In Ritchies Branche der Haushaltswarenumzüge ist es nicht unüblich, dass Ausschreibungen als Massenware angesehen werden. "Es gibt zwar nicht alle, aber viele Unternehmen, die den Ausschreibungsprozess zu einer Maschine machen, obwohl es sich in Wirklichkeit um einen sehr persönlichen Prozess für die Mitarbeiter eines Kunden handelt. HHG-Anbieter berühren physisch die persönlichen Gegenstände Ihrer Mitarbeiter. Wollen Sie wirklich eine Entscheidung darüber treffen, wer das tut, bevor Sie ihn kennengelernt, verstanden und nach seiner Kultur gefragt haben?" Ritchie ist der Meinung, dass es für Unternehmen besser wäre, sich zunächst mit ihren drei bevorzugten potenziellen Anbietern zusammenzusetzen und zu besprechen, was für sie am wichtigsten ist.
Normalerweise liest nicht eine Person die gesamte Ausschreibung, erklärt Ritchie. Vielmehr werden die RFP-Antworten auf die einzelnen Abteilungen des Unternehmens aufgeteilt, z. B. auf die Personalabteilung, die IT-Abteilung, die Compliance-Abteilung usw., und jede liest ihren eigenen Abschnitt. Ritchie ist der Meinung, dass das Verfahren für die Kunden kostspielig und archaisch ist, wenn man die Anzahl der Fragen/Antworten bedenkt und diese mit der Anzahl der Bieter multipliziert.
Ritchie verglich den derzeitigen Ausschreibungsprozess mit Dating-Apps: "Bei Dating-Apps geben Sie bereits die Kriterien ein, die Sie für einen Partner benötigen; die notwendigen Grundlagen, bevor Sie ihn überhaupt als Partner in Betracht ziehen können. Dann erscheinen alle möglichen Kandidaten, und man beginnt zu scrollen. Sie müssen Gott, Richter und Jury sein, nur auf der Grundlage des Profilbildes und der kurzen Beschreibung, bevor Sie entscheiden, ob Sie überhaupt das vollständige Profil lesen wollen. Auch wenn es als Zeitverschwendung erscheinen mag, jemanden zu einem frühen Zeitpunkt persönlich zu treffen, um zu entscheiden, ob man eine künftige Beziehung mit ihm in Betracht ziehen möchte, würde ich niemals eine Beziehung nur aufgrund von Worten beginnen wollen, die er über sich selbst geschrieben hat. Ein erstes Treffen kann viel Zeit sparen, die man in den Prozess investiert. Während sie auf dem Papier alle meine Kriterien erfüllen, kann ich sie bei einem Treffen in natura sehen und ein Gefühl dafür bekommen, ob ich eine Beziehung mit ihnen eingehen möchte, ganz zu schweigen von einer Beziehung.
Wenn es wirklich nur darum geht, wer den niedrigsten Preis hat, erklärt DeBoer, "dann kann es sinnvoll sein, eine Ausschreibung ohne vorherige Gespräche oder ein Treffen durchzuführen.
Der derzeitige Ausschreibungsprozess findet statt, bevor die Unternehmen überhaupt die Eignung feststellen. Oder, im Vergleich zur Partnersuche, bevor die richtigen Bewerber überhaupt ermittelt sind. Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeiter einstellt, führen Sie dann mit jedem Bewerber, der einen Lebenslauf einreicht, ein Vorstellungsgespräch, oder prüfen Sie die Kandidaten zunächst und erstellen eine kurze Liste mit geeigneten Kandidaten, die für die zu besetzende Stelle in Frage kommen? Beginnt Ihr Unternehmen nach der Identifizierung der in Frage kommenden Kandidaten nicht in der Regel einen Dialog mit diesen Kandidaten? Üblicherweise erhalten die Kandidaten die Möglichkeit, mit einem potenziellen Arbeitgeber zu sprechen, um zu erörtern, wie sie auf der Grundlage ihrer Ziele, Fähigkeiten, Persönlichkeiten, Werte und Erfahrungen gut zueinander passen könnten. Es ist ein Gespräch, bei dem man sich trifft, spricht, Fragen stellt und beantwortet, um die Eignung festzustellen.
Partner, Executive Vice President, Heather James, CRP, GMS, und Executive Vice President, Karl Thuge, beide von Nomad Temporary Housing, äußerten sich zum aktuellen RFP-Prozess. "Ein Teil des Erfolgs bei der Auswahl von Anbietern besteht darin, die richtigen Fragen zu stellen, und das tun viele Unternehmen oft nicht", so James.
Thuge ist der Meinung, dass der Prüfungsprozess strenger sein sollte und dass Unternehmen vor einer Ausschreibung zunächst eine Informationsanfrage (RFI) mit nicht mehr als 10 Fragen stellen sollten. "Wenn Sie einen Anbieter mit internationalen Niederlassungen benötigen, eine High-Tech-Lösung oder einen Anbieter, der keine Voicemail zulässt, können Sie auf diese Weise unqualifizierte Bieter von vornherein ausschließen", so Thuge.
Thuge ist der festen Überzeugung, dass eine RFI Referenzen enthalten sollte und dass Unternehmen diese Referenzen überprüfen sollten, bevor sie Anbieter zur Teilnahme an einem formellen Ausschreibungsverfahren einladen. Sowohl Thuge als auch James sind der Meinung, dass einladende Unternehmen mit vertrauenswürdigen Branchenkollegen sprechen sollten, um herauszufinden, ob der derzeitige Anbieter des Kollegen gut geeignet ist oder nicht und warum.
Nach Ansicht des unabhängigen Mobilitätsberaters John B. Sculley, SCRP, sollten Unternehmen ihre internen Nachforschungen und ihre Due-Diligence-Prüfung durchführen, bevor sie überhaupt daran denken, Angebote auf dem Markt einzuholen. Sculley hilft Unternehmen bei ihren Umzugsbedürfnissen, einschließlich interner Richtlinien, Verwaltung von Dienstleistungen, Auswahl von Anbietern und Unterstützung des Einkäuferteams bei der Auswahl von Anbietern.
"Die Unternehmen müssen ihre internen Hausaufgaben machen", so Sculley. "Sie müssen sich intensiv mit ihren Geschäftsanwendern und den Spezialgebieten der Geschäftsfunktionen auseinandersetzen, damit das, was das Unternehmen letztendlich kauft, auch wirklich den Anforderungen der Geschäftsumgebung entspricht. Manche Unternehmen glauben, dass sie einem potenziellen Anbieter einen Gefallen tun, wenn sie ihn in den Ausschreibungsprozess einbeziehen, bevor das Unternehmen überhaupt geprüft hat, ob der Anbieter tatsächlich geeignet ist. Sculley empfiehlt, dass Unternehmen eine Vorauswahl treffen, bevor sie Bieter einladen, um sicherzustellen, dass die Bieter die allgemeinen Qualifikationen des Unternehmens erfüllen.
Sculley erklärt, dass er Ausschreibungen mit über 600 Fragen und acht Bietern gesehen hat. Wenn man nachrechnet, sind das fast 5.000 Antworten! Unternehmen haben Schwierigkeiten, diese Menge an Antworten zu bewerten und zu beurteilen, und können dadurch überfordert werden. "Unternehmen sollten nur Fragen stellen, die ihre eigenen Kriterien direkt unterstützen, und keine Ausschreibungsfragen aus anderen Quellen kopieren und einfügen. Ein besserer Ansatz ist es, zu entscheiden, welche Kriterien für das Unternehmen am wichtigsten sind, und nur Fragen zu diesen Kriterien zu stellen. Gehen Sie nur so weit in die Tiefe wie nötig. Stellen Sie fest, ob der Arbeitsstil und die Kultur des potenziellen Anbieters mit dem Arbeitsstil/der Kultur Ihres Unternehmens vereinbar sind.
Schließlich empfiehlt Sculley den Unternehmen, die Preisgestaltung von allen anderen qualitativen Informationen zu trennen und die qualifizierten Daten separat zu prüfen und zu bewerten, bevor sie sich mit der Preisgestaltung befassen. "Schalten Sie Bieter aus, bevor Sie den Preis betrachten, damit Ihr Unternehmen nur die am besten qualifizierten Anbieter in Betracht zieht", so Sculley.
"Das größte Problem, das ich mit Ausschreibungen und insbesondere mit blinden Ausschreibungen habe", sagt DeBoer, "ist, dass Sie ein Unternehmen mit der Verwaltung oder Erbringung von Dienstleistungen für den wichtigsten Vermögenswert Ihres Unternehmens beauftragen, und das sind Ihre Mitarbeiter. Verdienen Ihre Mitarbeiter nicht einen echten Geschäftspartner, der in ihrem besten Interesse handelt?"
Wie wollen Sie den Ausschreibungsprozess in Ihrem Unternehmen durchführen? Wie viel Zeit und Geld wollen Sie für den Prozess aufwenden? Wie wichtig ist es, den richtigen Partner für Ihr Unternehmen zu finden? Wenn Sie wirklich einen langfristigen Partner für die Zusammenarbeit finden möchten, sollten Sie den Prozess wie ein Werben und nicht nur wie eine lockere Verabredung behandeln.
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