Die Wahl einer neuen Relocation Management Company (RMC) für die Verwaltung Ihres globalen Mobilitäts- und Umzugsprogramms kann sich wie eine entmutigende Aufgabe anfühlen. Es ist wichtig, dass Sie ein RMC auswählen, das am besten zu Ihrer Arbeitsplatzkultur, den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter, Ihrem Unternehmensbudget und Ihrem Arbeitsstil passt. Sie kaufen nicht nur eine Dienstleistung oder ein Produkt, sondern auch einen Geschäftspartner, der eine Erweiterung Ihres Unternehmens ist und Sie auf dem Markt vertritt. Sie kaufen auch eine Kultur, Persönlichkeiten und Prozesse. Sie beauftragen ein Unternehmen mit der Verwaltung und/oder Erbringung von Dienstleistungen für das wichtigste Kapital Ihres Unternehmens, Ihre Mitarbeiter. Ein Großteil der Zeit, die in einem herkömmlichen Ausschreibungsverfahren verbracht wird, vergeht, bevor ein Unternehmen überhaupt mit potenziellen Anbietern gesprochen hat, um etwas über die Mission, die Werte, die Ziele, die Vision, die Einstellungsstandards und die wichtigsten Mitarbeiter des Anbieters zu erfahren.
Bei der Auswahl eines RMC gibt es zwei Möglichkeiten: Die Ausschreibung (wettbewerbliche Beschaffung) oder die Auswahl eines Lieferanten auf eigene Faust (Verhandlungsgeschäft). In diesem kurzen Artikel werden wir die folgenden Punkte besprechen:
- Was sind die Vor- und Nachteile einer Ausschreibung und was ist der effizienteste und kostengünstigste Weg, eine Ausschreibung durchzuführen?
- Verhandlung mit einem bevorzugten Lieferanten statt einer Ausschreibung.
- Zu beachtende Punkte.
Vor- und Nachteile einer Ausschreibung und was ist der effizienteste und kostengünstigste Weg, eine Ausschreibung durchzuführen?
Profis
Fördert den Wettbewerb und ermöglicht Vergleiche: Sie können aus einem größeren Pool von RMCs auswählen und vergleichen. Wenn die RMCs ein bestimmtes Format einhalten, indem sie jeweils die gleichen Fragen beantworten, können Sie die Antworten leicht vergleichen und RMCs ausschließen, die Ihren Anforderungen nicht entsprechen.
Neue Dienstleistungsangebote: Vielleicht erfahren Sie von anderen Dienstleistungsangeboten, nach denen Sie anfangs nicht gefragt haben.
Prüfen Sie Ihre Optionen gründlich: Wenn Sie eine Informationsanfrage (RFI) und eine Angebotsanfrage (RFP) erstellen, können Sie auswählen, was Sie über die antwortenden Anbieter erfahren möchten. So können Sie sich ein umfassendes Bild davon machen, was die einzelnen RMCs zu bieten haben, und schließlich das Unternehmen auswählen, das Ihren Anforderungen am besten entspricht.
Nachteile
Zeitaufwendig und kostspielig: Das Ausschreibungsverfahren kann je nach Ihren internen Entscheidungsprozessen mehrere Monate dauern. Bei komplexen globalen Programmen mit Hunderten oder Tausenden von Transferees kann dieser Prozess umfassen:
- Die Beschaffung teilt den Lieferanten die Absicht zur Teilnahme an Ihrem RFI-Dokument mit (mehr über RFIs weiter unten).
- Ausarbeitung und Freigabe von RFI-Fragen an die RMCs.
- Überprüfung der RFI-Antworten der Lieferanten, die mehrere Dutzend Seiten pro Befragten umfassen können.
- Eingrenzung der RMCs, die zur Teilnahme an Ihrem RFP eingeladen werden sollen.
- Entwicklung von Fragen und Freigabe von RFP-Fragen an die RMCs.
- Beantwortung der Fragen von RMC zum RFP.
- Überprüfung der RFP-Antworten, die für jedes RMC mehr als 80-150 Seiten umfassen können.
- Auswahl der RMCs, die an den besten und letzten Präsentationen und Technologiedemonstrationen teilnehmen.
- Auswahl eines RMC.
Die organisatorischen Kosten und der Zeitaufwand können für Ihr Unternehmen eine große Belastung darstellen:
- Wenn Sie Ausschreibungen von 8-10 Bietern einholen und die Antworten von jedem Anbieter zwischen 80 und 150 Seiten umfassen, müssen Ihre Mitarbeiter alle ausgefüllten Antworten prüfen. Wenn Sie an die Kosten eines Personalleiters, eines Lohnbuchhalters, eines Beschaffungsleiters, eines Steuerleiters, eines Buchhaltungsleiters und eines Logistikleiters denken, die insgesamt für die Planung und Prüfung von Ausschreibungen aufgewendet werden, kann dies Zehntausende von Dollar kosten.
- Wie viele Mitarbeiter nehmen an diesen Treffen teil, nachdem alle erforderlichen Mitarbeiter die Antworten geprüft haben und das Unternehmen die Liste gekürzt und mehrere potenzielle RMCs zu persönlichen Treffen eingeladen hat? Wie hoch ist ihr Jahresgehalt, und wie viele Stunden verbringt jeder Mitarbeiter mit der Vorplanung interner Besprechungen, mit Besprechungen der Anbieterpräsentationen und mit internen Überprüfungen nach den Präsentationen? Selbst wenn alle Präsentationen und technischen Demos virtuell durchgeführt werden, ist der Zeitaufwand immens.
- Und schließlich: Wie hoch sind die Opportunitätskosten für Ihr Unternehmen? Jede Stunde, die Ihre Beschaffungsmanager, Umzugsleiter und Mobilitätsbeauftragten in Besprechungen verbringen, ist Zeit, die Sie Ihren Mitarbeitern wegnehmen. Während Ihre Mitarbeiter durch Ausschreibungsantworten und Präsentationen abgelenkt werden, wird von ihnen erwartet, dass sie gleichzeitig ihr normales Arbeitspensum bewältigen.
Eliminierung der falschen Anbieter: Viele rentable RMCs nehmen nicht an Ausschreibungen teil. Die Gründe dafür sind vielfältig und reichen von hohen Kosten bis hin zu einer anderen Preisstruktur, die in einem Vergleichsprozess nicht ohne Weiteres vergleichbar ist. Möglicherweise entgeht Ihnen ein RMC, das ideal zu Ihnen passen würde.
Versprechen von unerreichbaren Preisen: Für einige RMCs ist es wichtiger, neue Aufträge zu gewinnen, als Ihre Bedürfnisse während einer langfristigen Partnerschaft zu erfüllen. Diese RMCs könnten sich um Ihr Geschäft bewerben und den Zuschlag erhalten, selbst wenn die von ihnen vorgeschlagene Preisgestaltung für ihr Endergebnis unerreichbar ist. Dies kann zu Problemen während des Implementierungsprozesses oder zu einer geforderten Gebührenerhöhung im ersten oder zweiten Jahr führen.
Erwägen Sie, zuerst eine RFI zu erstellen
Der derzeitige RFP-Prozess findet statt, bevor die Unternehmen überhaupt die Eignung feststellen. Ziehen Sie in Erwägung, zunächst eine Informationsanfrage (Request for Information, RFI) zu stellen, bevor Sie eine Ausschreibung veröffentlichen, um die Anbieter auszusieben. Stellen Sie nicht mehr als 10-20 Fragen. Wenn Sie z. B. einen Anbieter mit internationalen Niederlassungen oder eine High-Tech-Lösung benötigen oder einen Anbieter suchen, der keine Voicemail zulässt, können Sie unqualifizierte Bieter sofort aussortieren. In einer RFI sollte nach Referenzen gefragt werden, und Sie sollten diese Referenzen prüfen, bevor Sie die Anbieter zur Teilnahme am formellen Ausschreibungsverfahren einladen. Führen Sie eine Vorauswahl durch, bevor Sie Bieter einladen, um sicherzustellen, dass die Bieter die allgemeinen Qualifikationen des Unternehmens erfüllen.
Lernen Sie nur einige wenige Personen kennen, die Sie zu Ihrem Angebot einladen
Wählen Sie einige potenzielle RMCs aus und bitten Sie sie zunächst, Demos oder Präsentationen zu liefern. Setzen Sie sich mit drei potenziellen Anbietern zusammen und besprechen Sie, was ihnen am wichtigsten ist. Lernen Sie sie kennen und laden Sie dann die wenigen Auserwählten zur Teilnahme an Ihrer Ausschreibung ein. Sprechen Sie mit vertrauenswürdigen Branchenkollegen und finden Sie heraus, ob der derzeitige Anbieter des Kollegen gut zu Ihnen passt oder nicht und warum. Stellen Sie fest, ob der Arbeitsstil und die Kultur eines potenziellen Anbieters mit dem Arbeitsstil/der Kultur Ihres Unternehmens vereinbar sind.
Wenn es nur darum geht, wer den niedrigsten Preis hat, ist eine vollständige Ausschreibung möglicherweise nicht sinnvoll. Ziehen Sie eine verkürzte Ausschreibung in Betracht, die nur kritische Aspekte Ihres Programms abdeckt und den Schwerpunkt auf Kostenszenarien und Prognosen der RMCs legt.
Verhandlung mit einem bevorzugten Lieferanten statt einer Ausschreibung
Wenn eine Ausschreibung nicht die beste Option für Ihr Unternehmen ist, gibt es noch eine andere Möglichkeit: die nicht wettbewerbsorientierte Beschaffung. Sie können einen Anbieter auswählen (sole sourcing), von dem Sie wissen, dass er auf der Grundlage Ihrer Umzugsanforderungen, Ihrer Nachforschungen und Ihrer vorherigen Kommunikation mit dem Anbieter den besten Service bieten wird. Dieses Verfahren eignet sich gut, wenn Sie bereits ein oder zwei RMCs kennen, die Ihren Anforderungen und Ihrer Unternehmenskultur entsprechen. Diese Option bietet sich auch an, wenn Sie in einem kleinen Zeitfenster arbeiten. Sie müssen nicht mehrere ausführliche Angebote prüfen, sondern nur die Angebote der RMCs Ihrer Wahl.
Zu beachtende Dinge
Berücksichtigen Sie den Zeitaufwand und die Kosten
Ist die Abgabe eines Blindangebots an 8-10 Bieter für Ihr Unternehmen wirtschaftlich sinnvoll? Sind Sie mit dem Umfang der internen Personalressourcen einverstanden, die für den Prozess benötigt werden (Zeit und Kosten)? Mit anderen Worten: Was ist im besten Interesse Ihres Unternehmens? Haben Sie die Zeit, RMCs in einem wettbewerbsorientierten Beschaffungsprozess umfassend zu prüfen, oder benötigen Sie einen RMC sofort? Haben Sie bereits einige RMCs im Auge, oder benötigen Sie weitere Informationen über andere Optionen, die es gibt? Die Auswahl eines RMCs ist eine wichtige Entscheidung für Ihr Unternehmen.
WHR kann helfen:
- Möchten Sie eine Produkt- oder Servicevorführung von WHR vereinbaren?
- Möchten Sie sich mit uns treffen, um über unsere Kultur und Werte zu sprechen und darüber, wie wir Ihre Herausforderungen lösen können?
- Möchten Sie, dass WHR an Ihrer Anfrage oder Ausschreibung teilnimmt?
Verwandte Artikel
