Objetivo
Construir un archivo de interfaz de Workday personalizado para agilizar la presentación de informes de nómina de una empresa Fortune 500. Además, diseñamos una interfaz intuitiva de procesamiento de beneficios dentro del portal de movilidad y del equipo de RR.HH. de WHR, lo que les permite gestionar eficazmente los pagos de reubicación. Estos pagos se integrarán perfectamente en Workday y se desembolsarán rápidamente a través de su sistema de nóminas.
Desafío
Los equipos de RR.HH. y de movilidad global son responsables del rápido desembolso de muchos tipos de beneficios y prestaciones a una población de asignados. En las grandes organizaciones, puede resultar difícil garantizar que se paga a los empleados de forma rápida y conforme con todos los beneficios imponibles declarados a través de la nómina de la empresa; esto es especialmente cierto en el caso de las empresas de la lista Fortune 50, como una empresa de la lista Fortune 500 que tiene 58.000 empleados y unos ingresos anuales de 89.000 millones de dólares estadounidenses. Estos problemas pueden agravarse debido a la variedad de prestaciones que se procesan y/o declaran a través de la nómina:
- Indemnizaciones pagadas a través de la nómina de la empresa;
- Indemnizaciones abonadas a través de la empresa de gestión de traslados (WHR);
- Reembolsos abonados por WHR al empleado;
- Facturas pagadas por WHR a un socio proveedor de reubicación (por ejemplo, empresas de mudanzas, alojamiento temporal, etc.).
"Ahora más que nunca, nuestros clientes tienen una amplia selección de sistemas de gestión del capital humano entre los que elegir, incluido Workday. Para las empresas de gestión de la reubicación como WHR, es fundamental crear soluciones a medida en los casos en los que puede haber barreras para las integraciones reales".
Esta solución de interfaz de Workday permite a los equipos de RR.HH. y de movilidad global procesar e informar sobre las asignaciones de forma rápida, conforme a las normas y con confianza a una población global de asignados."
Impacto
El 49% de los trabajadores estadounidenses buscará un nuevo empleo después de sólo dos errores en la nómina, como cobrar tarde o incorrectamente. (El Workforce Institute de Kronos)
El IRS ha estimado que alrededor de un tercio de los empleadores cometen un error en la nómina en un año determinado, recaudando casi 7.000 millones de dólares en sanciones para 2021. (Servicio de Impuestos Internos de EE.UU.)
En un estudio de empresas de todo Estados Unidos, Ernst & Young (EY) descubrió que corregir un solo error en las nóminas costaba a las empresas, por término medio, 291 dólares para remediarlo directa e indirectamente.(Ernst & Young)
Soluciones
Sin coste alguno para ellos, el departamento de TI de WHR creó una pantalla personalizada de tramitación de prestaciones dentro del portal de movilidad y equipos de RR.HH. de WHR. A cada contacto se le asignó un acceso basado en funciones (por ejemplo, Procesador frente a Aprobador). Esta importante delegación de responsabilidades impide que una persona desembolse fondos no autorizados a otro empleado. Una vez aprobados por dos miembros del equipo, estos pagos de indemnizaciones pasan a una pantalla de la interfaz de Workday, junto con cualquier prestación adicional por traslado que deba notificarse para la nómina.
En el intervalo que prefieran, su equipo de movilidad puede pulsar un botón para generar automáticamente un archivo de interfaz que puede importarse a Workday. Además de informar sobre los beneficios de reubicación sujetos a impuestos, este archivo de interfaz instruye los pagos a los respectivos empleados a través de la nómina de la empresa. Entre los ejemplos se incluyen las indemnizaciones por traslado, los diferenciales de coste de ubicación de tres años, las indemnizaciones por desplazamiento, etc.
Beneficios
Pagos rápidos y conformes a las normas
Al aprobar las indemnizaciones por traslado a través de la pantalla de procesamiento de prestaciones de WHR, la empresa tiene ahora un mayor control sobre su programa y sus procesos. Dicta cuándo y cómo se paga a los empleados, con una lógica personalizada para desembolsar distintas cantidades por nivel de prestaciones, categoría salarial, ubicación, etc. Además, las nuevas contrataciones pueden recibir fondos de WHR incluso antes de incorporarse a la nómina. Además, las nuevas contrataciones pueden recibir fondos de WHR incluso antes de que se incorporen a la nómina. Todos los pagos se incluyen en los informes de WHR.
Sincronización de datos de nómina entre sistemas
Al interconectar el sistema de WHR con Workday, no hay lugar para que los pagos se escapen por las rendijas. Desde su implantación, la empresa no ha tenido que presentar ningún formulario W-2C, lo que ha mejorado significativamente la satisfacción de los empleados y ha creado promotores dentro de su programa de reubicación.
WHR asoció su sistema con sus campos de datos de Workday, lo que les permitió capturar e informar sobre cualquier dato que desearan sin coste adicional.
Reasignar tiempo y presupuesto a otros fines
La solución de interfaz Workday de WHR es una herramienta de habilitación para la reubicación; permite a las empresas procesar los beneficios más rápidamente, informar a nóminas con sólo pulsar un botón, eliminar el quebradero de cabeza que supone presentar los formularios W-2C y reasignar tiempo a otras tareas.
En lugar de pagar 200 $/hora por un desarrollo personalizado, las pantallas de procesamiento de beneficios y la interfaz de Workday se crearon de forma gratuita. En lugar de retrasar el proceso mediante negociaciones contractuales, pudieron redistribuir su tiempo y gastos generales hacia otros proyectos y mejoras de RRHH.
La asignación de datos de Workday puede incluir: fechas de recuperación para acuerdos de reembolso, pagos cíclicos y no cíclicos, pagos únicos o múltiples (mensuales, anuales), ID de empleado y cualquier otro campo solicitado.
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