La elección de externalizar su programa de reubicación de empleados es una tarea considerable pero necesaria para seguir siendo competitivo en la búsqueda de los mejores talentos. Para los empleadores que ya han seleccionado un proveedor de reubicación, ahora comienza el paso más importante de su relación: La implementación.
La implantación consiste en desarrollar o compartir las políticas de reubicación existentes con su proveedor, personalizar la tecnología del proveedor para que se ajuste a estas políticas, mapear los flujos de trabajo de los procesos, determinar los requisitos de facturación y gastos, y todo lo demás para poner en marcha su programa de reubicación.
Para cualquier proveedor de reubicación, el papel y el propósito fundamentales de un proceso de implementación formal es garantizar que se establezcan las directrices y los controles para proporcionar a sus empleados servicios de reubicación coherentes y de máxima calidad, al tiempo que se cumplen sus normas de rendimiento.
Implantación de una nueva empresa de gestión de traslados
En una implementación típica para los servicios de reubicación, el proveedor recopila toda la información necesaria sobre su proceso de reubicación actual para entender lo siguiente:
- Un mapa del proceso del estado actual de su programa de reubicación
- La necesidad de crear una política y una evaluación comparativa con sus competidores
- Excepciones que pueden ocurrir cuando sus políticas no siempre se ajustan a las necesidades de los empleados
- Identificación de los gastos pagados y de la forma de entrega
- Integrar los sistemas de nóminas y confirmar los ingresos fiscales proporcionados a sus empleados
- Confirmación de todos los contratos con terceros, asociaciones, procesos y gastos de empresas como corredores inmobiliarios, líneas de furgonetas y proveedores de servicios internacionales que trabajan directamente con sus empleados
Plan de aplicación
Una buena regla general para implementar los servicios de reubicación es dividir el proceso en fases más manejables. En WHR Group, dividimos el proceso de implementación en seis fases diferentes para nuestros nuevos clientes:
- Puesta en marcha: Programe una reunión in situ, complete todos los contratos y prepare una guía de implementación formal basada en su política y en los términos del contrato.
- Transición: Finalizar el calendario de implantación con las fechas de inicio y finalización, y establecer el proceso para los traslados ya en curso con su correspondiente calendario.
- Primeros pasos: Redactar los flujos de procesos para todos los servicios e identificar los resultados para los terceros preferidos.
- Nómina: Resumir el proceso de facturas, nóminas y gastos con todos los entregables.
- Tecnología: Asegúrese de que el personal de TI del proveedor de reubicación actualice la tecnología de la empresa con las especificaciones de su política y los requisitos financieros.
- Formación: Que el proveedor lleve a cabo una formación interna sobre su política y procedimientos, que programe una formación con su equipo de traslado/administración sobre el uso de la tecnología del proveedor, que programe una reunión interna para revisar el proceso sobre las excepciones a su política y que garantice una comprensión fundamental de su cultura y necesidades con cada miembro del personal del proveedor en su cuenta.
Reubicaciones en curso
Si ya cuenta con un proveedor de reubicación pero está realizando la transición de su programa a un nuevo proveedor, asegúrese de que este nuevo proveedor tenga un plan para los empleados que ya están en pleno proceso de reubicación.
Este plan de transición podría ser similar al de WHR Group, que garantiza un proceso lo menos perturbador posible para todos los empleados que se trasladan:
- Propietarios de viviendas: Estos traslados deben permanecer con el proveedor actual durante el proceso de venta de la vivienda.
- Personas que no son propietarias o arrendatarias: Estos traslados deben permanecer con el proveedor actual, a menos que estén en espera y puedan pasar fácilmente al nuevo proveedor.
- Proceso de gastos: Si es posible, estos archivos deben ser completados con el proveedor actual hasta el corte de fin de año (o su año fiscal) para evitar la confusión con dos equipos diferentes que calculan los impuestos y proporcionan informes.
- Transporte: Para las mudanzas de enseres domésticos en curso, lo más probable es que el empleado complete esta fase con el proveedor actual. En el caso de las mudanzas que aún no han comenzado, los servicios de transporte pueden pasar al nuevo proveedor en función del estado y el calendario de otros servicios de reubicación de cada empleado.
Calendario típico de aplicación
Dependiendo del tamaño de su programa de reubicación, el proceso típico de implementación es de 4 semanas. Esto abarca todo el proceso, desde la primera reunión in situ hasta la puesta en marcha.
Este calendario depende, por supuesto, de muchos factores, concretamente de la disponibilidad y el acceso a sus accionistas clave. El proveedor de reubicación debe coordinar su calendario para incluir reuniones específicas con las personas adecuadas para que aporten su contribución a todos los procesos de reubicación. Estas reuniones pueden variar en función del alcance, la complejidad y el tamaño de su programa de reubicación, pero el impacto en su calendario debería ser nominal si su proveedor de reubicación lo planifica adecuadamente.
El plan de implementación completo con su proveedor de reubicación podría ser así:
El plazo de implantación puede ajustarse en función de las necesidades de su empresa. En circunstancias especiales, como en el caso de un proveedor de bajo rendimiento, el Grupo HR ha implementado nuevos clientes en 1 o 2 semanas.
Tasas de aplicación
Los proveedores de servicios de reubicación no suelen cobrar tasas relacionadas con la implantación de su programa o la configuración de la tecnología.
El objetivo del proveedor es limitar los gastos de traslado. Sin embargo, en función de los servicios prestados y del progreso de los empleados en sus traslados, puede aplicarse una tasa de servicio. Asegúrese de revisarlos con su nuevo proveedor al principio del proceso de implementación, ya que es posible que no se apliquen tarifas de servicio completas.
