La gestión de los gastos de traslado es un proceso complicado y estresante. Los empleados que se trasladan pueden tener casi una docena de informes de gastos que presentarán en el transcurso de su traslado, lo que puede ser difícil de autofinanciar para el empleado. El Informe de la Reserva Federal sobre el Bienestar Económico de los Hogares de Estados Unidos en 2017 encontró que 4 de cada 10 adultos pedirían prestado, venderían algo o no podrían pagar si se enfrentaran a un gasto de emergencia de 400 dólares. Teniendo en cuenta estos datos, la autofinanciación de decenas de gastos puede golpear bastante a una persona. Un proceso de gestión de gastos de reubicación fluido y eficiente es fundamental para el bienestar general del traslado. Hemos recopilado cinco sencillos consejos para abordar la exactitud y la puntualidad de los reembolsos por reubicación.
Consejo 1 - Comunicar en exceso la línea de tiempo.
A través del intrincado proceso de encuestas de WHR, hemos descubierto que existe una correlación directa entre la puntualidad del reembolso y la satisfacción de los empleados. No podemos insistir lo suficiente en la importancia de una rápida entrega de los fondos, especialmente teniendo en cuenta la estadística anterior de la Reserva Federal. Comunicar a los empleados que se trasladan cuál es el plazo puede ayudarles a planificar en consecuencia y a saber cuándo pueden esperar el reembolso.
Consejo 2 - Asegure la precisión con una doble revisión.
La exactitud es fundamental en la revisión de los informes de gastos, por lo que es necesario tener más de un par de ojos en cada elemento antes de realizar el reembolso. En WHR, el experto en políticas realiza una revisión y un miembro del equipo de contabilidad otra. Esto garantiza el cumplimiento y la precisión.
Consejo 3 - Tener una interfaz de empleado sencilla, fácil de usar y accesible.
Implante un sistema de presentación de gastos en línea al que se pueda acceder desde cualquier lugar, 24/7/365. Dar a los empleados la posibilidad de cargar los recibos desde su teléfono o tableta ahorra tiempo y el dolor de cabeza de escanear innumerables recibos. Esto también es útil cuando los empleados están de viaje.
Consejo 4 - Utilizar informes de gastos personalizados.
Para agilizar la revisión de los informes de gastos, cree informes personalizados para cada política de reubicación. Esto no sólo garantiza que los empleados cumplan con los beneficios de la política, sino que también ayuda al proceso de revisión de su equipo. Si utiliza una tecnología en línea, asegúrese de que el sistema tenga incorporados los parámetros de su política. Esto disminuirá las posibilidades de una solicitud de excepción, que sólo aumenta el tiempo de revisión y el tiempo de reembolso.
Consejo 5 - Corrección y seguridad de la información de pago.
La exactitud de la información de pago es primordial para que los reembolsos sean precisos y puntuales. En WHR, nuestra tecnología patentada requiere que sólo el empleado que se traslada pueda editar los campos de información de pago. También se les envía un código de autentificación por correo electrónico para verificar su identidad antes de introducir o editar la información. Además, las medidas de seguridad para evitar la piratería o la suplantación de identidad deben estar claramente documentadas y probadas mediante auditorías tecnológicas.
Analice detenidamente su actual proceso de gestión de gastos y compruebe si se siguen estos consejos. Si no es así, elabore un plan de acción para reajustar su programa con estas necesidades básicas. Recuerde: un proceso de gestión de gastos de reubicación bien ejecutado puede hacer que la reubicación sea un éxito.
