कभी-कभी, चाहे आपकी कर्मचारी स्थानांतरण प्रबंधन नीतियाँ कितनी भी विस्तृत और समावेशी क्यों न हों, आपको अपने कर्मचारियों से अपवाद या विशेष अनुरोधों का सामना करना पड़ता है। इसमें घर की तलाश में बच्चों को साथ ले जाना, एक महीने के लिए अतिरिक्त अस्थायी आवास की आवश्यकता, पालतू जानवर को ले जाना या घरेलू सामान भंडारण के लिए विस्तार मांगना शामिल हो सकता है। स्थानांतरण पैकेज और अन्य स्थानांतरण लाभ बहुत भिन्न हो सकते हैं।
स्थानांतरण प्रक्रिया से पहले और उसके दौरान अनोखी परिस्थितियाँ उत्पन्न होती हैं। यह अपरिहार्य है कि स्थानांतरण सहायता की आवश्यकता होगी। यही कारण है कि अधिकांश कंपनियाँ अपनी नीतियों में अपवादों की अनुमति देती हैं।
हमारे 2018 मोबिलिटी + कल्चर बेंचमार्क अध्ययन में पाया गया कि केवल 28% कंपनियाँ ही अपने आप को लचीला, आसानी से अनुकूलनीय स्थानांतरण पैकेज रखने वाली मानती हैं। शेष 72% कंपनियाँ अपने उल्लिखित कार्यक्रमों का बारीकी से पालन करती हैं। हालाँकि अधिकांश कंपनियाँ अपने स्थानांतरण कार्यक्रमों के अनुरूप हैं, फिर भी 64% ने कहा कि वे कर्मचारियों को स्थानांतरित करने के लिए अपनी नीतियों में अपवाद बनाने की अधिक संभावना रखते हैं।
अपवाद प्रबंधन किसी भी कंपनी के स्थानांतरण कार्यक्रम का एक महत्वपूर्ण घटक है। नीतियों को स्थानांतरित होने वाले कर्मचारियों की अधिकांश आवश्यकताओं पर विचार करने के लिए बनाया जाता है; हालाँकि, कोई भी दो स्थानांतरण कभी एक जैसे नहीं होते हैं।
1. अपेक्षाओं का प्रबंधन अपवादों को न्यूनतम करता है
किसी नए कर्मचारी को नियुक्त करने या किसी मौजूदा कर्मचारी को स्थानांतरित करने से पहले, आपके, आपकी स्थानांतरण प्रबंधन कंपनी (RMC) और आपके कर्मचारी के बीच अपेक्षाओं की पूरी तरह से समीक्षा करना और उन्हें समझना महत्वपूर्ण है। अपने कर्मचारियों की अनूठी जरूरतों और चिंताओं के प्रति सक्रिय दृष्टिकोण अपनाना अपवादों को प्रबंधित करने का सबसे प्रभावी तरीका है। आपके RMC को स्थानांतरित होने वाले कर्मचारी के साथ लागू नीति की समीक्षा करने के लिए भी पर्याप्त समय लेना चाहिए ताकि उनकी अपेक्षाएँ आपके कार्यक्रम के मापदंडों के अनुरूप हों। अपेक्षाओं को प्रबंधित करने में बिताया गया समय अच्छी तरह से बिताया गया समय है क्योंकि इससे नीतिगत अपवाद कम होंगे। महत्वपूर्ण विचार स्थानांतरण सहायता, स्थानांतरण लाभ और संभावित स्थानांतरण प्रतिपूर्ति होंगे।
2. यथार्थवादी, जानकार और लचीले बनें
स्थानांतरण प्रक्रिया में ज्ञान ही सब कुछ है। मोबिलिटी + कल्चर सर्वेक्षण में, हमने उत्तरदाताओं से पूछा कि वे सबसे आम अपवाद क्या कर रहे हैं। हमने जो पाया वह यह है:
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अस्थाई आवास
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लाभ/समय सीमा विस्तार
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अतिरिक्त घरेलू सामान सेवाएँ
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घरेलू सामान भंडारण
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अतिरिक्त भत्ते
बस सबसे आम स्थानांतरण अपवादों को जानना आपको भविष्य के स्थानांतरणों के लिए तैयार करने में मदद कर सकता है। जब आप जो स्वीकृत करते हैं, उसमें आप अधिक यथार्थवादी होंगे और जो आप पेश करते हैं उसमें अधिक लचीले होंगे।
3. अप्रत्याशित स्थानांतरण घटनाओं के लिए तैयारी करना
कोई भी व्यक्ति स्थानांतरण के सभी संभावित परिणामों की भविष्यवाणी नहीं कर सकता। क्या होगा यदि पुराने गृहस्वामी अपने नए घर को अपेक्षित समय पर पूरा नहीं कर पाते? क्या होगा यदि घरेलू सामान सीमा शुल्क के कारण महीनों तक देरी से मिलते हैं? अधिकांश कर्मचारी स्थानांतरण नीतियां ऐसे मामलों को कवर नहीं करती हैं क्योंकि वे बहुत कम होते हैं।
हालाँकि, अगर कोई अप्रत्याशित घटना घटती है, तो आपके RMC को स्थिति को जल्दी से अनुकूलित करने और प्रबंधित करने में सक्षम होना चाहिए। समापन में देरी का मतलब अतिरिक्त अस्थायी आवास हो सकता है और अतिरिक्त अस्थायी आवास का मतलब अतिरिक्त घरेलू सामान भंडारण हो सकता है। स्थानांतरण अपवाद प्रबंधन का लक्ष्य सक्रिय रहना और कर्मचारी की ज़रूरतों का अनुमान लगाना है, इससे पहले कि वे खुद भी जानते हों कि वे क्या हैं। इन संभावित स्थानांतरण आकस्मिकताओं और उन्हें कैसे प्रबंधित किया जाता है, के बारे में अपने RMC से संवाद करना सुनिश्चित करें।
4. ट्रैकिंग और रिपोर्टिंग
अपनी नीतियों में अपवाद बनाने वाली केवल 64% कंपनियाँ ही ट्रैकिंग के लिए प्रौद्योगिकी का उपयोग करती हैं। स्थानांतरण से पहले स्वीकृत अपवादों सहित अपवादों को ट्रैक करने और रिपोर्ट करने की क्षमता आपकी कंपनी को यथार्थवादी व्यय अपेक्षाओं की आधार रेखा प्रदान करती है। यह आपको भविष्य के स्थानांतरण अपवाद अनुरोधों की लागत का अनुमान लगाने और परिणामस्वरूप नीति परिवर्तन करने की भी अनुमति देता है।
5. स्थानांतरण अपवाद नीति में सुधार करें
हमारा मानना है (और हमने अपने काम से देखा है) कि आपके कार्यक्रम के भीतर स्थानांतरण पैकेज अपवाद प्रवृत्तियों पर कड़ी नज़र रखने से नीति संशोधनों के अवसर मिल सकते हैं, जिससे आपको एक ही अपवाद को कई बार संसाधित करने के समय लेने वाले कार्य से बचाया जा सकता है। हालाँकि, हमने पाया कि केवल 62% कंपनियाँ अपवादों के आधार पर अपनी मूविंग पैकेज नीतियों में बदलाव करती हैं। नीतिगत सिफारिशें और सुधार निरंतर होने चाहिए और आपकी स्थानांतरण कंपनी द्वारा प्रदान किए जाने चाहिए। यह अंततः आपको लागतों को नियंत्रित करने और अपने सर्वश्रेष्ठ कर्मचारियों को आकर्षित करने और बनाए रखने में मदद करेगा।
