उद्देश्य
फॉर्च्यून 500 कंपनी की पेरोल रिपोर्टिंग को सुव्यवस्थित करने के लिए एक कस्टम वर्कडे इंटरफ़ेस फ़ाइल बनाएँ। इसके अतिरिक्त, WHR के मोबिलिटी और HR टीम पोर्टल के भीतर एक सहज लाभ प्रसंस्करण इंटरफ़ेस डिज़ाइन करें, जिससे उन्हें स्थानांतरण भुगतानों को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने में सक्षम बनाया जा सके। ये भुगतान वर्कडे में सहजता से एकीकृत होंगे और उनके पेरोल सिस्टम के माध्यम से तुरंत वितरित किए जाएँगे।
चुनौती
एचआर और वैश्विक गतिशीलता टीमें असाइनी की आबादी को कई प्रकार के लाभ और भत्ते जल्दी से वितरित करने के लिए जिम्मेदार हैं। बड़े संगठनों में, यह सुनिश्चित करना मुश्किल हो सकता है कि कर्मचारियों को कंपनी के पेरोल के माध्यम से रिपोर्ट किए गए सभी कर योग्य लाभों के साथ जल्दी और अनुपालन में भुगतान किया जाए; यह विशेष रूप से फॉर्च्यून 50 कंपनियों के लिए सच है जैसे कि फॉर्च्यून 500 कंपनी जिसमें 58,000 कर्मचारी हैं और $89 बिलियन यूएसडी का वार्षिक राजस्व है। पेरोल के माध्यम से संसाधित और/या रिपोर्ट किए जाने वाले लाभों की विविधता के कारण ये मुद्दे जटिल हो सकते हैं:
- कंपनी के वेतन के माध्यम से भुगतान किये जाने वाले भत्ते;
- स्थानांतरण प्रबंधन कंपनी (डब्ल्यूएचआर) के माध्यम से भुगतान किए गए भत्ते;
- WHR से कर्मचारी को भुगतान की गई प्रतिपूर्ति;
- WHR द्वारा स्थानांतरण आपूर्तिकर्ता साझेदार (जैसे, मूवर्स, अस्थायी आवास, आदि) को भुगतान किए गए चालान।
"अब पहले से कहीं ज़्यादा, हमारे ग्राहकों के पास चुनने के लिए मानव पूंजी प्रबंधन प्रणालियों का एक व्यापक चयन है, जिसमें वर्कडे भी शामिल है। WHR जैसी स्थानांतरण प्रबंधन कंपनियों के लिए यह महत्वपूर्ण है कि वे ऐसे विशिष्ट समाधान तैयार करें जहाँ वास्तविक एकीकरण में बाधाएँ हो सकती हैं।
यह वर्कडे इंटरफ़ेस समाधान मानव संसाधन और वैश्विक गतिशीलता टीमों को भत्तों को शीघ्रता से, अनुपालनपूर्वक और वैश्विक स्तर पर नियुक्त व्यक्तियों के लिए विश्वास के साथ संसाधित करने और रिपोर्ट करने में सक्षम बनाता है।"
प्रभाव
49% अमेरिकी कर्मचारी सिर्फ़ दो पेरोल गलतियों के बाद नई नौकरी की तलाश करेंगे , जैसे कि देर से या गलत तरीके से भुगतान किया जाना। ( क्रोनोस में वर्कफोर्स इंस्टीट्यूट)
आईआरएस ने अनुमान लगाया है कि लगभग एक तिहाई नियोक्ता किसी भी वर्ष में पेरोल में गलती करते हैं, जिससे 2021 के लिए लगभग 7 बिलियन डॉलर का जुर्माना वसूला जाएगा। (यूएस इंटरनल रेवेन्यू सर्विस)
अर्न्स्ट एंड यंग (EY) ने अमेरिका भर की कंपनियों के एक अध्ययन में पाया कि एक एकल पेरोल त्रुटि को ठीक करने में कंपनियों को प्रत्यक्ष और अप्रत्यक्ष रूप से औसतन $291 का खर्च आता है । ( अर्नस्ट एंड यंग )
समाधान
बिना किसी खर्च के, WHR के IT विभाग ने WHR के मोबिलिटी और HR टीम पोर्टल के भीतर एक कस्टम लाभ प्रसंस्करण स्क्रीन बनाई। प्रत्येक संपर्क को भूमिका-आधारित पहुँच दी गई (जैसे, प्रोसेसर बनाम अनुमोदनकर्ता)। जिम्मेदारियों का यह महत्वपूर्ण प्रतिनिधिमंडल एक व्यक्ति को दूसरे कर्मचारी को अनधिकृत धन वितरित करने से रोकता है। दो टीम सदस्यों द्वारा अनुमोदित होने के बाद, ये भत्ता भुगतान कार्यदिवस इंटरफ़ेस स्क्रीन पर प्रवाहित होते हैं, साथ ही किसी भी अतिरिक्त स्थानांतरण लाभ के साथ जिन्हें पेरोल के लिए रिपोर्ट करने की आवश्यकता होती है।
अपने पसंदीदा अंतराल पर, उनकी मोबिलिटी टीम एक बटन पर क्लिक करके स्वचालित रूप से एक इंटरफ़ेस फ़ाइल बना सकती है जिसे वर्कडे में आयात किया जा सकता है। कर योग्य स्थानांतरण लाभों की रिपोर्टिंग के अलावा, यह इंटरफ़ेस फ़ाइल कंपनी के पेरोल के माध्यम से संबंधित कर्मचारियों को भुगतान का निर्देश देती है। उदाहरणों में स्थानांतरण भत्ते, तीन साल के स्थान लागत अंतर, यात्रा भत्ते, और बहुत कुछ शामिल हैं।
फ़ायदे
कर्मचारियों को शीघ्र एवं अनुपालनपूर्वक भुगतान किया गया
WHR के लाभ प्रसंस्करण स्क्रीन के माध्यम से स्थानांतरण भत्ते को मंजूरी देकर, कंपनी के पास अब अपने कार्यक्रम और प्रक्रियाओं पर अधिक नियंत्रण है। वे यह तय करते हैं कि कर्मचारियों को कब और कैसे भुगतान किया जाए, लाभ स्तर, वेतन ग्रेड, स्थान और अधिक के अनुसार अलग-अलग राशि वितरित करने के लिए कस्टम तर्क के साथ। साथ ही, नए कर्मचारी वेतन पर आने से पहले ही WHR से धन प्राप्त कर सकते हैं। सभी भुगतान WHR की रिपोर्टिंग में शामिल हैं।
विभिन्न प्रणालियों में पेरोल डेटा सिंक करें
WHR की प्रणाली को वर्कडे के साथ जोड़ने से भुगतान में किसी तरह की चूक की गुंजाइश नहीं रह गई है। कार्यान्वयन के बाद से, कंपनी को W-2C दाखिल करने की आवश्यकता नहीं पड़ी है, जिससे कर्मचारियों की संतुष्टि में उल्लेखनीय सुधार हुआ है और उनके स्थानांतरण कार्यक्रम के भीतर प्रमोटरों का निर्माण हुआ है।
WHR ने अपने सिस्टम को उनके वर्कडे डेटा फ़ील्ड के साथ मैप किया, जिससे उन्हें बिना किसी अतिरिक्त लागत के किसी भी डेटा बिंदु को कैप्चर करने और रिपोर्ट करने की शक्ति मिली।
समय और बजट को अन्यत्र पुनः आवंटित करें
WHR का वर्कडे इंटरफ़ेस समाधान एक स्थानांतरण सक्षम उपकरण है; यह कंपनियों को लाभों को तेजी से संसाधित करने, एक बटन के क्लिक पर पेरोल को रिपोर्ट करने, W-2Cs दाखिल करने की सिरदर्द को खत्म करने और अन्यत्र समय को पुनः आवंटित करने की अनुमति देता है।
कस्टम डेवलपमेंट के लिए $200/घंटा का भुगतान करने के बजाय, लाभ प्रसंस्करण स्क्रीन और वर्कडे इंटरफ़ेस को निःशुल्क बनाया गया। अनुबंध वार्ता के माध्यम से प्रक्रिया में देरी करने के बजाय, वे अपने समय और ओवरहेड व्यय को अन्य HR परियोजनाओं और सुधारों की ओर पुनः नियोजित करने में सक्षम थे।
कार्यदिवस डेटा मैपिंग में निम्नलिखित शामिल हो सकते हैं: पुनर्भुगतान समझौतों के लिए क्लॉबैक तिथियां, ऑन-साइकिल और ऑफ-साइकिल भुगतान, एकमुश्त या एकाधिक भुगतान (मासिक, वार्षिक), कर्मचारी आईडी, और कोई अन्य अनुरोधित फ़ील्ड।
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