अपने कर्मचारी स्थानांतरण कार्यक्रम को आउटसोर्स करना चुनना एक महत्वपूर्ण लेकिन आवश्यक कार्य है ताकि आप शीर्ष प्रतिभाओं की खोज में प्रतिस्पर्धी बने रहें। नियोक्ताओं के लिए जिन्होंने पहले से ही एक स्थानांतरण आपूर्तिकर्ता का चयन कर लिया है , अब आपके रिश्ते में सबसे महत्वपूर्ण कदम शुरू होता है: कार्यान्वयन।
कार्यान्वयन में आपके आपूर्तिकर्ता के साथ आपकी मौजूदा स्थानांतरण नीतियों को विकसित करना या साझा करना, इन नीतियों से मेल खाने के लिए आपूर्तिकर्ता की तकनीक को अनुकूलित करना, कार्यप्रवाह की प्रक्रिया-मानचित्रण, चालान और व्यय आवश्यकताओं का निर्धारण, और अन्य सभी चीजें शामिल हैं जो आपके स्थानांतरण कार्यक्रम को शुरू करने और चलाने में मदद करती हैं।
किसी भी स्थानांतरण आपूर्तिकर्ता के लिए, औपचारिक कार्यान्वयन प्रक्रिया की मौलिक भूमिका और उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि आपके कर्मचारियों को आपके प्रदर्शन मानकों को पूरा करते हुए सुसंगत और उच्च गुणवत्ता वाली स्थानांतरण सेवाएं प्रदान करने के लिए दिशानिर्देश और नियंत्रण मौजूद हों।
एक नई स्थानांतरण प्रबंधन कंपनी का कार्यान्वयन
स्थानांतरण सेवाओं के लिए एक सामान्य कार्यान्वयन में, आपूर्तिकर्ता आपकी वर्तमान स्थानांतरण प्रक्रिया पर निम्नलिखित को समझने के लिए सभी आवश्यक जानकारी एकत्र करता है:
- आपके स्थानांतरण कार्यक्रम की वर्तमान स्थिति का एक प्रक्रिया मानचित्र
- नीति निर्माण और अपने प्रतिस्पर्धियों के मुकाबले बेंचमार्किंग की आवश्यकता
- अपवाद जो तब हो सकते हैं जब आपकी नीतियाँ हमेशा कर्मचारियों की ज़रूरतों से मेल नहीं खातीं
- भुगतान किए गए व्यय और वितरण पद्धति की पहचान
- वेतन प्रणाली को एकीकृत करना तथा अपने कर्मचारियों को प्रदान किए गए सकल कर की पुष्टि करना
- किसी भी तीसरे पक्ष के अनुबंध, साझेदारी, प्रक्रिया और रियल एस्टेट ब्रोकरेज, वैन लाइन्स और आपके कर्मचारियों के साथ सीधे काम करने वाले अंतरराष्ट्रीय सेवा प्रदाताओं जैसी कंपनियों के लिए खर्च की पुष्टि
कार्यान्वयन योजना
स्थानांतरण सेवाओं को लागू करने का एक अच्छा नियम यह है कि प्रक्रिया को अधिक प्रबंधनीय चरणों में विभाजित किया जाए। WHR ग्रुप में, हम अपने नए ग्राहकों के लिए कार्यान्वयन प्रक्रिया को छह अलग-अलग चरणों में विभाजित करते हैं:
- स्टार्ट-अप: ऑन-साइट मीटिंग शेड्यूल करें, सभी अनुबंधों को पूरा करें, और अपनी नीति और अनुबंध शर्तों के आधार पर एक औपचारिक कार्यान्वयन मार्गदर्शिका तैयार करें।
- परिवर्तन: प्रारंभ/समापन तिथियों के साथ कार्यान्वयन कार्यक्रम को अंतिम रूप दें, तथा पहले से चल रहे स्थानांतरणों के लिए संगत कार्यक्रम के साथ प्रक्रिया स्थापित करें।
- प्रथम चरण: सभी सेवाओं के लिए प्रक्रिया प्रवाह का मसौदा तैयार करना, तथा किसी भी पसंदीदा तृतीय-पक्ष के लिए डिलिवरेबल्स की पहचान करना।
- पेरोल: सभी डिलिवरेबल्स के साथ चालान, पेरोल और व्यय प्रक्रिया की रूपरेखा तैयार करें।
- प्रौद्योगिकी: सुनिश्चित करें कि स्थानांतरण आपूर्तिकर्ता का आईटी स्टाफ आपकी नीति के विवरण और वित्तीय आवश्यकताओं के अनुसार कंपनी की प्रौद्योगिकी को अद्यतन करेगा।
- प्रशिक्षण: आपूर्तिकर्ता को आपकी नीति और प्रक्रियाओं पर आंतरिक प्रशिक्षण आयोजित करना, आपूर्तिकर्ता की तकनीक का उपयोग करने पर अपने स्थानांतरण/प्रशासन टीम के साथ प्रशिक्षण निर्धारित करना, आपकी नीति के अपवादों पर प्रक्रिया की समीक्षा करने के लिए एक आंतरिक बैठक निर्धारित करना, और आपके खाते पर प्रत्येक आपूर्तिकर्ता स्टाफ सदस्य के साथ आपकी संस्कृति और जरूरतों की बुनियादी समझ सुनिश्चित करना।
स्थानांतरण कार्य प्रगति पर
यदि आपके पास पहले से ही एक स्थानांतरण आपूर्तिकर्ता है, लेकिन आप अपने कार्यक्रम को एक नए आपूर्तिकर्ता के पास स्थानांतरित कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि इस नए आपूर्तिकर्ता के पास पहले से ही अपने स्थानांतरण के बीच में कर्मचारियों के लिए एक योजना है।
यह परिवर्तन योजना WHR ग्रुप की योजना के समान लग सकती है, जो स्थानांतरित होने वाले सभी कर्मचारियों के लिए यथासंभव न्यूनतम व्यवधानकारी प्रक्रिया सुनिश्चित करती है:
- गृहस्वामी: ये स्थानांतरण घर की बिक्री प्रक्रिया के दौरान वर्तमान आपूर्तिकर्ता के पास ही रहना चाहिए।
- गैर-मकान मालिक या किरायेदार: ये स्थानांतरण वर्तमान आपूर्तिकर्ता के पास ही रहना चाहिए, जब तक कि वे रोके न रखे जाएं और उन्हें आसानी से नए आपूर्तिकर्ता को हस्तांतरित किया जा सके।
- व्यय प्रक्रिया: यदि संभव हो तो, इन फाइलों को वर्तमान आपूर्तिकर्ता के साथ वर्ष के अंत में (या आपके वित्तीय वर्ष में) कट-ऑफ के माध्यम से पूरा किया जाना चाहिए, ताकि कर की गणना करने वाली और रिपोर्ट प्रदान करने वाली दो अलग-अलग टीमों के बीच भ्रम की स्थिति से बचा जा सके।
- परिवहन: घरेलू सामान की आवाजाही के लिए, कर्मचारी संभवतः वर्तमान आपूर्तिकर्ता के साथ इस चरण को पूरा करेगा। जिन आवाजाही की शुरुआत अभी तक नहीं हुई है, उनके लिए परिवहन सेवाओं को प्रत्येक कर्मचारी के लिए अन्य स्थानांतरण सेवाओं की स्थिति और समय के आधार पर नए आपूर्तिकर्ता को हस्तांतरित किया जा सकता है।
सामान्य कार्यान्वयन समयरेखा
आपके स्थानांतरण कार्यक्रम के आकार के आधार पर, सामान्य कार्यान्वयन प्रक्रिया 4 सप्ताह की होती है। इसमें पहली ऑन-साइट मीटिंग से लेकर "लाइव होने" तक की पूरी प्रक्रिया शामिल होती है।
यह समय-सीमा, निश्चित रूप से, कई कारकों पर निर्भर करती है - विशेष रूप से आपके प्रमुख शेयरधारकों की उपलब्धता और पहुँच। स्थानांतरण आपूर्तिकर्ता को सभी स्थानांतरण प्रक्रियाओं में उनके इनपुट के लिए उपयुक्त लोगों के साथ विशिष्ट बैठकों को शामिल करने के लिए आपकी समय-सीमा का समन्वय करना चाहिए। ये बैठकें आपके स्थानांतरण कार्यक्रम के दायरे, जटिलता और आकार के आधार पर भिन्न हो सकती हैं, लेकिन यदि आपके स्थानांतरण आपूर्तिकर्ता द्वारा उचित रूप से योजना बनाई जाती है, तो आपके शेड्यूल पर प्रभाव नाममात्र होना चाहिए।
आपके स्थानांतरण आपूर्तिकर्ता के साथ पूर्ण कार्यान्वयन योजना इस प्रकार हो सकती है:
कार्यान्वयन समयसीमा को आपकी कंपनी की ज़रूरतों के आधार पर समायोजित किया जा सकता है। विशेष परिस्थितियों में - जैसे कि किसी मौजूदा आपूर्तिकर्ता का खराब प्रदर्शन - WHR ग्रुप ने 1 - 2 सप्ताह में नए क्लाइंट को लागू किया है।
कार्यान्वयन शुल्क
आपूर्तिकर्ता का लक्ष्य अधिग्रहण व्यय को सीमित करना है। हालाँकि, सेवाओं के संक्रमण और आपके कर्मचारियों की उनके स्थानांतरण में प्रगति के आधार पर, सेवा शुल्क लागू हो सकता है। कार्यान्वयन प्रक्रिया में अपने नए आपूर्तिकर्ता के साथ इनकी समीक्षा करना सुनिश्चित करें, क्योंकि पूर्ण-सेवा शुल्क लागू नहीं हो सकता है।
