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तो, आपने अपने कर्मचारियों के स्थानांतरण का काम किसी स्थानांतरण प्रबंधन कंपनी या RMC को सौंपने का फ़ैसला कर लिया है। काश, काम यहीं खत्म होता!

अब, आपको एक ऐसा RMC चुनना होगा जो आपके कार्यस्थल की संस्कृति, कर्मचारी की ज़रूरतों, कंपनी के बजट और आपूर्तिकर्ता में आपके लिए आवश्यक किसी भी अन्य मानदंड के लिए सबसे उपयुक्त हो। चुनने के लिए इतने सारे RMC होने पर, सवाल यह उठता है कि आप सही RMC कैसे पाएँ?

खरीद प्रक्रिया

स्थानांतरण आपूर्तिकर्ता का चयन करते समय, वास्तव में दो विकल्प होते हैं: बोली लगाना (प्रतिस्पर्धी खरीद), या स्वयं आपूर्तिकर्ता का चयन करना (गैर-प्रतिस्पर्धी खरीद)।

खरीद विकल्प 1

बोली लगाने के लिए जाना, जिसे प्रतिस्पर्धी खरीद या खुली निविदा के रूप में भी जाना जाता है, तब होता है जब आप बोली अनुरोध भेजते हैं, आमतौर पर प्रस्तावों के लिए अनुरोध (RFP) के रूप में। RMC आपके अनुरोध का जवाब देने और अपनी कंपनी, क्षमताओं और मूल्य निर्धारण के बारे में बताते हुए प्रस्ताव प्रस्तुत करने का विकल्प चुन सकते हैं। एक बार जब आप प्रस्ताव प्राप्त कर लेते हैं, तो आप प्रत्येक की तुलना अपने सबसे महत्वपूर्ण मूल्यांकन मानदंडों से करेंगे। इस प्रक्रिया में बैठकों या बोली के कई दौर शामिल हो सकते हैं।

खरीद विकल्प 2

यदि आपने अपने शोध और पिछले संचार के आधार पर पहले ही तय कर लिया है कि आप किस RMC को आगे बढ़ाना चाहते हैं, तो आपको अपनी खोज को अन्य आपूर्तिकर्ताओं के लिए खोलने की आवश्यकता नहीं है। यह गैर-प्रतिस्पर्धी खरीद प्रक्रिया, जिसे एकल सोर्सिंग के रूप में भी जाना जाता है, तब होती है जब आप बोली प्रक्रिया के बिना RMC चुनते हैं। हालाँकि, कुछ मामलों में, एक कंपनी संपर्क करने के लिए दो या तीन RMC का चयन करेगी, जिसके परिणामस्वरूप एक छोटी, अधिक अंतरंग बोली प्रक्रिया होगी।

प्रत्येक खरीद प्रक्रिया के अपने फायदे और नुकसान हैं, इसलिए यह आवश्यक है कि आप वह रास्ता चुनें जो आपकी कंपनी और स्थानांतरित होने वाले कर्मचारियों की आवश्यकताओं के लिए सबसे उपयुक्त हो।

बोली लगाने के लाभ

1. यह प्रतिस्पर्धा को बढ़ावा देता है: आम तौर पर, जब आप बोली लगाने जाते हैं, तो आपके पास चुनने के लिए RMC का एक बड़ा समूह होगा, और जो जवाब देंगे वे आपको तुरंत अपनी सर्वोत्तम कीमत देने की संभावना रखते हैं। एक और विचार यह है कि आप अन्य लाभों या सेवा प्रस्तावों के बारे में जान सकते हैं जिनके बारे में आपने शुरू में पूछने के बारे में नहीं सोचा था।

2. पारदर्शिता की वकालत: बोली प्रक्रिया के पीछे का विचार यह है कि प्रत्येक आरएमसी अनिवार्य रूप से अपने सभी कार्ड टेबल पर रखेगी: वे आपको अपनी कीमत, सेवाएं और मूल्य-वर्धन दिखाते हैं , और आप उन प्रतिक्रियाओं के आधार पर एक आपूर्तिकर्ता चुनते हैं। इससे एक निष्पक्ष चयन प्रक्रिया बनती है, जबकि आपको यह स्पष्ट दृष्टि मिलती है कि आपकी कंपनी के लिए सबसे महत्वपूर्ण क्या है।

3. विभिन्न आर.एम.सी. की आसानी से तुलना करें: यदि आर.एम.सी. एक निश्चित प्रारूप का पालन करते हैं, तथा प्रत्येक आर.एम.सी. एक ही प्रश्नों का उत्तर देते हैं, तो आप आसानी से उत्तरों की तुलना कर सकते हैं तथा उन आर.एम.सी. को बाहर कर सकते हैं जो आपकी तत्काल आवश्यकताओं को पूरा नहीं करते हैं।

4. अपने विकल्पों की पूरी तरह से जाँच करें: RFP बनाने से आप चुन सकते हैं कि आप जवाब देने वाले आपूर्तिकर्ताओं के बारे में क्या जानना चाहते हैं। इससे आपको यह समझने में मदद मिलती है कि प्रत्येक RMC क्या पेशकश करता है और आपको अंततः वह कंपनी चुनने की अनुमति मिलती है जो आपकी ज़रूरतों के हिसाब से सबसे उपयुक्त हो।

बोली लगाने के नुकसान

1. इसमें समय लग सकता है: बोली प्रक्रिया में 2 से 6 महीने या उससे भी ज़्यादा समय लग सकता है, यह आपकी आंतरिक निर्णय लेने की प्रक्रिया पर निर्भर करता है। इसमें RFP विकास से लेकर प्रारंभिक बोलियों और अनुवर्ती प्रश्नों से लेकर अंतिम प्रस्तुतियों और साइट पर जाने तक कई जटिल चरण शामिल हैं, ताकि आपको अपना निर्णय लेने में मदद मिल सके।

2. संबद्ध लागत: RFP प्रक्रिया से गुज़रना निस्संदेह RMC को काम करने के लिए चुनने से ज़्यादा खर्चीला होगा। RFP विकसित करने, आपूर्तिकर्ताओं की स्क्रीनिंग करने, प्रतिक्रियाओं की समीक्षा करने और फ़ॉलो-अप की लागत आपकी कंपनी के समय और बजट पर भारी पड़ सकती है। आम तौर पर, किसी कंपनी के स्थानांतरण कार्यक्रम में स्थानांतरण "खर्च" का 90-95% हिस्सा होता है, जिसमें से केवल 5-10% RMC को भुगतान किया जाता है।

3. गलत आपूर्तिकर्ताओं को हटाना: कई व्यवहार्य आरएमसी हैं जो प्रतिस्पर्धी बोली अवसरों में भाग नहीं लेते हैं। इसके कारण उच्च संबद्ध लागत से लेकर अलग-अलग मूल्य निर्धारण संरचना तक होते हैं जिनकी तुलना आसानी से नहीं की जा सकती में एक “सेब से सेब” समीक्षा प्रक्रिया। आप एक आरएमसी को मिस कर सकते हैं जो आपके लिए आदर्श होगा।

4. अप्राप्य मूल्य निर्धारण के वादे: कुछ आरएमसी के लिए, दीर्घकालिक साझेदारी के दौरान आपकी ज़रूरतों को पूरा करने की तुलना में नया व्यवसाय जीतना अधिक महत्वपूर्ण है। ये आरएमसी आपके व्यवसाय के लिए केवल प्रतिस्पर्धियों को कमज़ोर करने के लिए बोली लगाएंगे, भले ही उनका प्रस्तावित मूल्य निर्धारण उनके स्वयं के लाभ के लिए अप्राप्य हो। यह कार्यान्वयन प्रक्रिया के दौरान सिरदर्द का कारण बन सकता है, या पहले या दूसरे वर्ष में अनुरोधित शुल्क वृद्धि का परिणाम हो सकता है।

गैर-प्रतिस्पर्धी खरीद का चयन

यदि आपकी कंपनी के लिए बोली लगाना सबसे अच्छा विकल्प नहीं लगता है, तो दूसरा विकल्प गैर-प्रतिस्पर्धी खरीद प्रक्रिया है।

आप अपने शोध और पूर्व संचार के आधार पर एक आपूर्तिकर्ता का चयन कर सकते हैं जो आपको पता है कि आपकी स्थानांतरण आवश्यकताओं को सर्वोत्तम तरीके से पूरा करेगा। यह प्रक्रिया वास्तव में सबसे अच्छी तरह से काम करती है यदि आप एक या दो आरएमसी जानते हैं जो पहले से ही आपकी आवश्यकताओं और कंपनी की संस्कृति के अनुकूल हैं।

यह विकल्प तब भी सबसे अच्छा काम करता है जब आप कम समय में काम कर रहे हों। आपको कई गहन प्रस्तावों की समीक्षा नहीं करनी होगी - बस अपनी पसंद के RMC से मूल्य निर्धारण प्रस्ताव की समीक्षा करनी होगी।

अगले कदम

तो, अपने आप से पूछिए, सबसे अच्छा क्या है के लिए आपकी कंपनी? क्या आपके पास प्रतिस्पर्धी खरीद प्रक्रिया के माध्यम से आरएमसी की पूरी तरह से जांच करने का समय है, या आपको आरएमसी की आवश्यकता है अबक्या आपके मन में पहले से ही कुछ आर.एम.सी. हैं, या आपको अन्य विकल्पों के बारे में अधिक जानकारी की आवश्यकता है?

RMC का चयन करना आपकी कंपनी के लिए एक महत्वपूर्ण व्यावसायिक निर्णय है । आप एक ऐसा RMC ढूँढना चाहते हैं जो आपकी कंपनी की ज़रूरतों को सबसे अच्छी तरह से पूरा करे, चाहे वह आपके स्थानांतरित होने वाले कर्मचारियों के लिए उच्च-गुणवत्ता वाला समर्थन हो, सबसे कम लागत हो, सबसे उन्नत तकनीक हो या इन तीनों का संयोजन हो।