एक पल के लिए ऑनलाइन डेटिंग के बारे में सोचें। कल्पना करें कि आप एक दीर्घकालिक रोमांटिक साथी खोजना चाहते हैं। आप एक प्रतिबद्धता चाहते हैं, कुछ ऐसा जो लंबे समय तक रहे। आप किसी ऐसे व्यक्ति को चाहते हैं जिस पर आप भरोसा कर सकें और जो अच्छे और बुरे समय में आपका साथ दे। सबसे महत्वपूर्ण बात, आप किसी ऐसे व्यक्ति को चाहते हैं जिसके साथ आप अपने भविष्य की योजना बना सकें - एक ऐसा भविष्य जिसमें खुशी और सफलता शामिल हो।
क्या आप अपनी खोज की शुरुआत 8-10 संभावित लोगों से विवाह प्रस्ताव मांगकर करेंगे? क्या आप उन अजनबियों से गंभीर प्रतिबद्धता की संभावना को स्वीकार करेंगे जिनसे आपने कभी बात नहीं की, मुलाकात नहीं की या यहां तक कि डेट भी नहीं की?
आकस्मिक डेटिंग बनाम गंभीर प्रतिबद्धता की मांग का RFP प्रक्रिया से क्या संबंध है? वर्तमान और व्यापक रूप से प्रचलित प्रस्ताव के लिए अनुरोध (RFP) प्रक्रिया में कंपनियाँ (खरीदार) कई सूटर्स (विक्रेताओं/आपूर्तिकर्ताओं) से मिलने या बात करने से पहले औपचारिक, लिखित व्यावसायिक प्रतिबद्धताएँ मांगती हैं। RFP प्रक्रिया की समस्या ऑनलाइन डेटिंग के साथ कुछ लोगों द्वारा सामना की गई समस्याओं के समान है।
कोई भी व्यक्ति एक शानदार डेटिंग प्रोफ़ाइल लिख सकता है, लेकिन जब तक आप वास्तव में मिलते नहीं हैं, बात नहीं करते हैं और/या एक साथ समय नहीं बिताते हैं, क्या आप वास्तव में जानते हैं कि आप क्या कर रहे हैं? ऑनलाइन प्रोफ़ाइल पढ़ने और लिखित संचार के आदान-प्रदान के आधार पर प्रत्येक व्यक्ति एक अच्छे फिट का मूल्यांकन कैसे कर सकता है? क्या लिखित शब्द वास्तव में यह निर्धारित करने के लिए आवश्यक जानकारी प्रदान करते हैं कि क्या दूसरा व्यक्ति एक अच्छा संभावित मैच है? क्या केवल शब्द ही दूसरे व्यक्ति का सच्चा और अच्छा प्रतिबिंब हैं, या RFP के मामले में - क्या लिखित प्रस्ताव संभावित विक्रेता का व्यापक और पूर्ण प्रतिनिधित्व प्रदान करता है? याद रखें, यदि आप एक खरीदार हैं, तो आप केवल एक सेवा या उत्पाद नहीं खरीद रहे हैं, आप एक व्यावसायिक भागीदार भी खरीद रहे हैं जो आपकी कंपनी का विस्तार है और बाज़ार में आपका प्रतिनिधित्व कर रहा है। आप एक संस्कृति, व्यक्तित्व और प्रक्रियाएँ खरीद रहे हैं।
वर्तमान स्थिति
सामान्य RFP प्रक्रिया कुछ इस प्रकार होती है:
- याचना करने वाली कंपनी औसतन 50-150 प्रश्नों वाला एक RFP आमंत्रण जारी करती है।
- फिर ये प्रश्न 8-10 या इससे अधिक संभावित विक्रेताओं को वितरित किए जाते हैं - जिनमें से कई से वे कभी मिले नहीं होते या उनसे बात नहीं की होती।
- संभावित विक्रेता RFP के जवाब में अंतिम प्रस्ताव भेजते हैं, जो औसतन 50-150 पृष्ठों का या उससे अधिक होता है।
- प्रस्ताव प्रस्तुत करने वाली कंपनी सभी प्रस्तावों की समीक्षा करती है, तथा उनके व्यवसाय के प्रकार/संगठनात्मक संरचना के आधार पर, इस समीक्षा प्रक्रिया में कई आंतरिक विभागों और कई देशों के विभिन्न स्थानों से कई अलग-अलग कार्मिक शामिल हो सकते हैं।
- सॉलिसिटिंग कंपनी अपने संभावित विक्रेताओं को एक छोटी सूची में सीमित कर देती है, जिन्हें व्यक्तिगत रूप से प्रस्तुतीकरण के लिए आमंत्रित किया जाता है।
- व्यक्तिगत बैठकों के बाद, अनुरोध करने वाली कंपनी सर्वोत्तम और अंतिम चयन के लिए अपनी सूची को पुनः एक या दो संभावित विक्रेताओं तक सीमित कर देती है।
- इन विक्रेताओं को व्यक्तिगत प्रस्तुतियों के दूसरे दौर के लिए आमंत्रित किया गया है।
- सॉलिसिटिंग कंपनी एक या दो फाइनलिस्ट के कार्यालयों का स्थल दौरा कर सकती है।
- कंपनी अंततः व्यवसाय प्रदान करती है।
समस्याएं
1. समय = धन
उपरोक्त RFP प्रक्रिया में क्या गड़बड़ है? शुरुआत के लिए, समय = पैसा। WHR ग्रुप, इंक . (WHR) के अध्यक्ष, पॉल डेबोअर के अनुसार, "हम RFP पूछताछ का स्वागत करते हैं, लेकिन हम यह भी मानते हैं कि इससे अधिक कुशल और लागत-प्रभावी तरीका भी है।" WHR एक वैश्विक कर्मचारी स्थानांतरण कंपनी है और RFP अनुरोधों का जवाब देना व्यवसाय करने का एक सामान्य हिस्सा है। डेबोअर को लगता है कि क्लाइंट कंपनियों द्वारा खर्च किए जाने वाले मानव संसाधन, समय और लागत को देखते हुए यह प्रक्रिया सबसे अच्छी नहीं है क्योंकि वे न केवल बोली के लिए अपने RFP प्रश्नावली तैयार करते हैं, बल्कि कंपनियों के कार्मिक औसतन 8-10 बोलीदाताओं से 50-150 पेज के RFP उत्तरों की समीक्षा भी करते हैं।
वर्तमान प्रक्रिया लंबी और महंगी है; और उपरोक्त कई कदम कंपनी द्वारा संभावित आपूर्तिकर्ताओं से मिलने या उनसे बात करने से पहले ही पूरे कर लिए जाते हैं, ऐसा डीबोअर बताते हैं। किसी कंपनी के लिए RFP तैयार करने और लिखित प्रतिक्रियाओं की समीक्षा करने के लिए कई अलग-अलग विभागों से अपने आंतरिक कर्मियों का उपयोग करना आम बात है। "यदि आप एक मानव संसाधन प्रबंधक, एक पेरोल प्रबंधक, एक खरीद प्रबंधक, एक कर प्रबंधक, एक लेखा प्रबंधक और एक रसद प्रबंधक की लागतों के बारे में सोचते हैं, तो बोली निवेदनों की योजना बनाने और समीक्षा करने में उनके द्वारा खर्च किए गए कुल घंटों को मिलाकर, यह दसियों हज़ार डॉलर में पहुँच जाता है।"
एक बार जब सभी कर्मचारी प्रतिक्रियाओं की समीक्षा कर लेते हैं और कंपनी सूची को छोटा कर देती है और कई संभावित विक्रेताओं को व्यक्तिगत बैठकों के लिए आमंत्रित करती है, तो उन बैठकों में कितने कर्मचारी भाग ले रहे हैं? उनका वार्षिक वेतन क्या है और प्रत्येक कर्मचारी पूर्व-योजना आंतरिक बैठकों, विक्रेता प्रस्तुति बैठकों और प्रस्तुति के बाद आंतरिक समीक्षाओं में कितने घंटे खर्च कर रहा है?
अंत में, क्लाइंट की साइट पर मीटिंग के बाद, सूची को एक या दो विक्रेताओं तक छोटा कर दिया जाएगा, जिन्हें आम तौर पर सर्वश्रेष्ठ और अंतिम मीटिंग के दूसरे दौर के लिए वापस बुलाया जाता है। प्रत्येक कर्मचारी के वेतन और खर्च किए गए समय के आधार पर, आप प्रति कर्मचारी कुल लागत की गणना कर सकते हैं। डेबोयर कहते हैं, "आप देखेंगे कि यह सिर्फ़ एक लागत-प्रभावी प्रक्रिया नहीं है।"
2. अजनबियों के साथ नृत्य
ऊपर बताए गए अधिकांश समय का उपयोग किसी कंपनी द्वारा संभावित आपूर्तिकर्ताओं से बात करके उनके मिशन, मूल्यों, लक्ष्यों, उद्देश्यों, दृष्टिकोण, नियुक्ति मानकों और प्रमुख कार्मिकों के बारे में जानने में किया जाता है।
यही बात संभावित विक्रेता के लिए भी सही है, जिसे खरीदार की झलक केवल RFP निवेदन पत्र के माध्यम से या कंपनी की वेबसाइट या सोशल मीडिया पर खोजबीन करके ही मिलती है। कोई विक्रेता कंपनी के दर्द बिंदुओं, चुनौतियों, सफलताओं, जरूरतों, कमजोरियों या नए विक्रेता को आगे बढ़ाने के कारणों के बारे में अच्छी समझ और बातचीत करने से पहले खुद को संभावित सलाहकार भागीदार के रूप में कैसे स्थापित कर सकता है?
पॉवेल रिलोकेशन ग्रुप में कार्यकारी उपाध्यक्ष, ब्रिजेट रिची, सीआरपी, जीएमएस, कहते हैं, "यह सर्वविदित है कि स्थानांतरण जीवन के सबसे बड़े तनावों में से एक है जिसका सामना कोई व्यक्ति कर सकता है। कॉर्पोरेट स्थानांतरण प्रक्रिया के हिस्से के रूप में, यह स्थानांतरण के सबसे व्यक्तिगत भागों में से एक है। जब कोई कंपनी इस बात पर विचार कर रही होती है कि उनके कर्मचारियों के घरों में कौन प्रवेश करेगा और उनकी सभी व्यक्तिगत वस्तुओं को कौन संभालेगा, तो उन्हें संभावित भागीदारों को डांस फ्लोर पर आमंत्रित भी नहीं करना चाहिए जब तक कि वे उनके बारे में बुनियादी बातें न जान लें।" रिची का मानना है कि एक खरीदार को पहले से ही संभावित विक्रेता भागीदार की संस्कृति और पृष्ठभूमि के बारे में पता होना चाहिए। पॉवेल रिलोकेशन ग्रुप 60 साल पुरानी मूविंग कंपनी है।
रिची के घरेलू सामान (HHG) के मूविंग क्षेत्र में, RFP का कमोडिटीकृत होना असामान्य नहीं है। "हालांकि सभी नहीं, लेकिन कई कंपनियाँ हैं जो RFP प्रक्रिया को मशीन बना देती हैं, जबकि वास्तव में, यह ग्राहक के कर्मचारी अनुभव के लिए एक बहुत ही व्यक्तिगत अंतिम प्रक्रिया है। HHG प्रदाता आपके कर्मचारियों की व्यक्तिगत वस्तुओं को शारीरिक रूप से छू रहे हैं। क्या आप वास्तव में उनसे मिलने, उनकी संस्कृति को समझने और पूछने से पहले यह निर्णय लेना चाहते हैं कि यह कौन कर रहा है?" रिची का मानना है कि कंपनियों के लिए बेहतर अभ्यास यह होगा कि वे पहले अपने तीन पसंदीदा संभावित प्रदाताओं के साथ बैठें और चर्चा करें कि उनके लिए सबसे महत्वपूर्ण क्या है।
रिची बताते हैं कि आमतौर पर कोई भी व्यक्ति RFP को पूरी तरह से नहीं पढ़ता है। इसके बजाय, RFP प्रतिक्रियाओं को मानव संसाधन, आईटी, अनुपालन आदि सहित लागू कंपनी विभागों द्वारा विभाजित किया जाता है, जिसमें प्रत्येक अपने स्वयं के अनुभागों को पढ़ता है। रिची का मानना है कि यदि आप प्रश्नों/प्रतिक्रियाओं की संख्या पर विचार करते हैं और बोलीदाताओं की संख्या से गुणा करते हैं तो यह प्रक्रिया ग्राहकों के लिए लागत निषेधात्मक और पुरानी है।
रिची ने मौजूदा RFP प्रक्रिया की तुलना डेटिंग ऐप्स से करते हुए कहा, "डेटिंग ऐप्स पर, आप पहले से ही अपने आवश्यक मानदंड दर्ज करते हैं जो आप एक साथी में तलाश रहे हैं; आवश्यक बुनियादी बातें इससे पहले कि आप उन्हें एक साथी के रूप में विचार करें। फिर सभी संभावित उम्मीदवार सामने आते हैं, और आप स्क्रॉल करना शुरू करते हैं। आपको किसी की प्रोफ़ाइल तस्वीर और संक्षिप्त विवरण के आधार पर भगवान, न्यायाधीश और जूरी बनना होगा, इससे पहले कि आप तय करें कि आप उनकी पूरी प्रोफ़ाइल पढ़ना चाहते हैं या नहीं। हालाँकि यह समय की बर्बादी लग सकती है कि किसी से व्यक्तिगत रूप से मिलना और यह तय करना कि आप उनके साथ भविष्य के रिश्ते पर विचार करना चाहते हैं या नहीं, मैं कभी भी उनके द्वारा अपने बारे में लिखे गए शब्दों के आधार पर रिश्ता शुरू नहीं करना चाहूँगा। किसी से पहले मिलना इस प्रक्रिया में निवेश किए गए बहुत सारे समय को बचा सकता है। जबकि कागज पर वे मेरे सभी मानदंडों को पूरा करते हैं, उनसे मिलने से मुझे उनकी वास्तविकता को देखने का मौका मिलता है; यह महसूस करने के लिए कि क्या मैं उनके साथ डेटिंग शुरू करना चाहता हूँ, उनके साथ रिश्ते में रहना तो दूर की बात है।"
डीबोयर बताते हैं कि यदि बात केवल इस बात पर आती है कि किसकी कीमत सबसे कम है, तो "बिना पूर्व बातचीत या बैठक के आरएफपी जारी करना समझदारी भरा कदम हो सकता है।"
वर्तमान RFP प्रक्रिया कंपनियों द्वारा उपयुक्तता निर्धारित करने से पहले ही हो जाती है। या डेटिंग की तुलना में, सही उम्मीदवारों की पहचान होने से पहले ही। जब आपकी कंपनी नियुक्त करती है, तो क्या आप हर उस उम्मीदवार के साथ साक्षात्कार करते हैं जो अपना बायोडाटा जमा करता है, या आप पहले उम्मीदवारों की स्क्रीनिंग करते हैं और उपयुक्तता के आधार पर व्यवहार्य उम्मीदवारों की एक छोटी सूची निर्धारित करते हैं और जो रोजगार के अवसर द्वारा पहचानी गई आवश्यकता को पूरा कर सकते हैं? एक बार जब उन व्यवहार्य कर्मचारी उम्मीदवारों की पहचान हो जाती है, तो क्या आपकी कंपनी आमतौर पर उन उम्मीदवारों के साथ संवाद शुरू नहीं करती है? परंपरागत रूप से, उम्मीदवारों को एक संभावित नियोक्ता से बात करने का अवसर दिया जाता है ताकि वे चर्चा कर सकें कि लक्ष्य, कौशल, व्यक्तित्व, मूल्य और अनुभव के आधार पर वे एक दूसरे के लिए कैसे उपयुक्त हो सकते हैं। यह एक ऐसी बातचीत है जिसमें मिलना, बात करना, प्रश्न पूछना और उत्तर देना शामिल है, जो उपयुक्तता निर्धारित करने में मदद करता है।
पार्टनर, कार्यकारी उपाध्यक्ष, हीदर जेम्स, सीआरपी, जीएमएस, और कार्यकारी उपाध्यक्ष, कार्ल थूगे, दोनों नोमैड टेम्पररी हाउसिंग ने वर्तमान आरएफपी प्रक्रिया पर विचार किया। जेम्स ने कहा, "विक्रेता चयन प्रक्रिया में सफलता का एक हिस्सा सही सवाल पूछना है और अक्सर कई कंपनियां ऐसा नहीं करती हैं।"
थूगे का मानना है कि जांच प्रक्रिया सख्त होनी चाहिए और कंपनियों को आरएफपी से पहले सूचना के लिए अनुरोध (आरएफआई) जारी करना चाहिए, जिसमें 10 से अधिक प्रश्न नहीं होने चाहिए। थूगे ने कहा, "इस तरह, अगर आपको अंतरराष्ट्रीय स्थानों पर कार्यालय वाले किसी व्यक्ति की ज़रूरत है, या अगर आपको हाई टेक समाधान की ज़रूरत है या अगर आपको कोई ऐसा प्रदाता चाहिए जिसकी कोई वॉयसमेल नीति न हो, तो आप शुरू से ही अयोग्य बोलीदाताओं को बाहर कर सकते हैं।"
थूगे का दृढ़ विश्वास है कि RFI में संदर्भ शामिल होने चाहिए और कंपनियों को औपचारिक RFP बोली प्रक्रिया में भाग लेने के लिए प्रदाताओं को आमंत्रित करने से पहले उन संदर्भों की जांच करनी चाहिए। थूगे और जेम्स दोनों का यह भी मानना है कि अनुरोध करने वाली कंपनियों को उद्योग के भरोसेमंद सहयोगियों से बात करनी चाहिए और पता लगाना चाहिए कि सहकर्मी का मौजूदा प्रदाता उपयुक्त है या नहीं और क्यों।
स्वतंत्र मोबिलिटी कंसल्टेंट, जॉन बी. स्कली , एससीआरपी के अनुसार, कंपनियों को बोली लगाने के लिए बाजार में जाने से पहले ही अपना आंतरिक शोध और उचित परिश्रम कर लेना चाहिए। स्कली कंपनियों को आंतरिक नीतियों, सेवा प्रशासन, प्रदाताओं के चयन और प्रदाता चयन में खरीदार टीम की सहायता सहित उनके कर्मचारी स्थानांतरण की जरूरतों में मदद करता है।
स्कली ने कहा, "कंपनियों को अपना आंतरिक होमवर्क करने की आवश्यकता है।" "उन्हें अपने व्यावसायिक उपयोगकर्ताओं और व्यावसायिक कार्य विशेषताओं पर कड़ी नज़र रखने की आवश्यकता है ताकि कंपनी अंततः जो खरीदती है वह वास्तव में उनके व्यावसायिक वातावरण की ज़रूरतों का अनुमान लगा सके। कुछ कंपनियों को लगता है कि वे संभावित प्रदाता को आरएफपी प्रक्रिया में डालकर उस पर एहसान कर रही हैं, इससे पहले कि कंपनी यह विचार करे कि प्रदाता वास्तव में एक अच्छा फिट होगा या नहीं।" स्कली ने सिफारिश की है कि कंपनियों को बोली लगाने वालों को आमंत्रित करने से पहले पूर्व-स्क्रीनिंग करनी चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि बोली लगाने वाले कंपनी की सामान्य योग्यताएँ पूरी करते हैं।
स्कली बताते हैं कि उन्होंने 600 से ज़्यादा सवालों और आठ बोलीदाताओं वाले RFP देखे हैं। अगर आप गणित करें तो यह लगभग 5,000 जवाबों के बराबर है! कंपनियाँ इतनी ज़्यादा प्रतिक्रियाओं का मूल्यांकन करने और उन्हें अंक देने में संघर्ष करती हैं और वे अभिभूत हो सकती हैं। "कंपनियों को केवल वही सवाल पूछने चाहिए जो सीधे उनके अपने मानदंडों का समर्थन करते हों और अन्य स्रोतों से RFP के सवालों को काट-छाँट कर न पूछें। एक बेहतर तरीका यह तय करना है कि कंपनी के लिए कौन-सा मानदंड सबसे ज़्यादा महत्वपूर्ण है और केवल उसी मानदंड से संबंधित सवाल पूछें। केवल उतना ही गहराई से पूछें जितना ज़रूरी हो। निर्धारित करें कि संभावित विक्रेता की कार्यशैली और संस्कृति आपकी कंपनी की कार्यशैली/संस्कृति के अनुकूल है या नहीं।"
अंत में, स्कली ने कंपनियों को सलाह दी कि वे मूल्य निर्धारण को अन्य सभी गुणात्मक सूचनाओं से अलग रखें और योग्यता संबंधी डेटा को अलग से देखें, मूल्य निर्धारण को देखने से पहले उसे स्कोर/रैंकिंग करें। स्कली ने कहा, "कीमत देखने से पहले बोली लगाने वालों को बाहर कर दें ताकि आपकी कंपनी केवल सर्वश्रेष्ठ योग्य प्रदाताओं को ही देख सके।"
डीबोअर कहते हैं, "आरएफपी और खास तौर पर ब्लाइंड आरएफपी के साथ मेरी सबसे बड़ी समस्या यह है कि आप अपनी कंपनी की सबसे महत्वपूर्ण संपत्ति के लिए प्रबंधन या सेवाएं प्रदान करने के लिए एक कंपनी को काम पर रख रहे हैं, और वह है आपके कर्मचारी। क्या आपके कर्मचारी एक सच्चे व्यावसायिक भागीदार के हकदार नहीं हैं जो आपके सर्वोत्तम हितों में काम करने जा रहा है?"
आप अपने संगठन की RFP प्रक्रिया कैसे संचालित करना चाहते हैं? आप इस प्रक्रिया पर कितना समय और पैसा खर्च करना चाहते हैं? अपनी कंपनी के लिए सही साथी ढूँढना कितना महत्वपूर्ण है? यदि आप वास्तव में एक सहयोगी दीर्घकालिक साझेदार ढूँढना चाहते हैं, तो आप इस प्रक्रिया को महज आकस्मिक डेटिंग की बजाय प्रेमालाप की तरह मानने पर विचार कर सकते हैं।
इस आलेख को पीडीएफ के रूप में यहां देखें।