Has your organization strategically aligned your global mobility and talent acquisition stakeholders? Or do your teams feel siloed with different priorities and understandings? Read below to discover 6 ways to align global mobility and talent acquisition teams, including insights from Reda Belabed, GMS, a global mobility and immigration leader previously with Honeywell and General Electric, and WHR Global’s Strategic Initiatives Manager, Sean Thrun.
You’re not alone if you feel your global mobility and talent acquisition teams aren’t working towards the same objectives! Fortunately, there are several common-sense steps you can take to improve your talent mobility and ensure these stakeholders are working as a cohesive team.
When global mobility and talent acquisition teams are aligned, your highly specialized employees are hired quickly and compliantly.
1.中核拠点のグローバルモビリティチームと人材獲得チームに「ハウツー」リロケーションガイドを配布する。
人材獲得チームとグローバルモビリティチームに「How To」ガイドを配布する。このガイドには、移民、税金、推奨されるリロケーションサポートなど、企業の中核拠点について知っておかなければならないミッションクリティカルな事柄が記載されているはずです。 例えば、以下のようなものです：
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- Your company regularly hires executives to work in your Netherlands Global Center of Excellence. Are your teams applying for the Netherlands’ 30% ruling? Is your talent acquisition team responsible for ensuring each applicant meets the 30% ruling’s requirements before presenting the job offer? For example, your talent acquisition representative must ensure the candidate has specific expertise, is recruited greater than 150 km from the Netherlands border, and more.
- Due to the highly specialized nature of your business, you are recruiting internal and external candidates for a position in the U.S. Is your talent acquisition team familiar with U.S. visa types, such as the L-1 visa for intracompany transfers, or the H-1B visa for specialty occupations? Your talent acquisition teams should know the basic requirements for each visa type before attempting to source foreign talent.
- Your RMC should proactively guide the level of relocation support needed by country for your core locations. For example, this 2023 Destination Services Benchmark Report indicates the minimum, average, and recommended level of destination support by country, family size, and employee level. The report also indicates if leases should be personal or corporate, how long it takes to receive a security deposit return, and which components are most challenging.
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2.Time-To-Fill などの人材獲得指標を見直す。
残念ながら、TA（人材獲得）はポジションの量や質だけでなく、TTF（Time-To-Fill）でも評価され、組織のニーズや候補者の経験、コンプライアンスという厳しい現実との間に決定的なギャップが生じることが少なくありません。
私は、法律で認められている場合、「移民採用可能性」と名付けた部門横断的な事前評価プロセスを導入しました。このプロセスを適用したところ、2つの部門間のパートナーシップを高めることができ（最終的に「不良雇用」のリスクを軽減することができた）、非常に満足しています。 また、データ・プライバシー規制や公正雇用慣行が導入のハードルになっているところもあるようです。労使協議会など、労働と雇用に関する柔軟性はあまりなく、本当に大変でした。
このような場合、私たちは、採用担当者に対し、「何を注意すべきか、どのようにレッドフラッグを見分けるか」というトレーニングや教育セッションを繰り返し行い、コミュニケーション戦略全般（オファーまで）を見直すことで、すべての関係者が、移民のステータスやスポンサーの要件、責任（コスト、スケジュール、移民のライフサイクル、人材管理戦略など）を持つ候補者の採用に潜むリスクをより理解できるように努めています。
候補者の満足度100％、TTF指標の改善、入社前のイミグレーション・コンプライアンス評価の満足度など、コラボレーションとパートナーシップのレベルに満足していると言えるまでには、まだ長い道のりがありますね。
3.合格率アップのための合格前チェックポイントの実施
As alluded to above, mobility programs can greatly increase assignment acceptance and success rates by implementing various pre-acceptance checkpoints.
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- Retain the services of a reputable tax firm. In addition to country briefings for assignees, they can provide invaluable guidance to talent acquisition teams. At a minimum, ensure your talent acquisition teams are familiar with the concepts of tax assistance, equalization, and totalization agreements. Provide pre-acceptance tax briefings to all foreign applicants.
- For country-specific tax briefings, applicants should be aware of their options before accepting the position, as any misunderstandings can greatly increase the risk of a failed relocation or assignment. Assignees (especially those within executive or director-level positions) may have complicated investment portfolios of stocks, stock options, bonds, real estate holdings, precious metals such as gold, etc. The employee’s options will vary greatly depending on the location, citizenship(s), and relocation type (permanent transfer, long-term assignment, short-term assignment, commuter, business traveler).
- As mentioned above in step 2, build your own cross-functional pre-assessment process (a.k.a. immigration hire-ability guide) where the law permits. However, you should be cognizant of challenging jurisdictions such as the United States and European Union, as further detailed by Reda Belabed:
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米国のように「スポンサーシップを必要とするか、将来的に必要とするか」という質問に限定できる国や、EU諸国のように個人情報/データを要求することがPIIとみなされ、公正な雇用慣行/採用時の差別の妨げになる可能性がある国。中東（特にGCC）のような地域は、こうした評価に対してよりオープンです。
外国人労働者の受け入れに長い歴史を持つ当局は、スポンサーシップの要件に基づく雇用可能性チェックを許可/推進する傾向がありますが、「クォータ制」の観点から透明性を高めることも提唱しています。国籍枠を容認するわけではありませんが、透明性を確保することで、オファー段階まで候補者と関わってから不可能であることが判明するのではなく、実現可能性を事前に判断することができます。組織的な観点からも、このプロセスは非常に透明で合理的です。
4. Pre-decision Calls through your Relocation Management Company (RMC)
Your global mobility team and RMC may also choose to implement pre-decision calls. In relocation management, pre-decision calls ensure that the candidate understands the relocation package they’ll be receiving. However, they’re also an opportunity for your RMC to promote your company and benefits package and alleviate any concerns the employee or family may have.
Pre-decision calls also prevent discrepancies or misunderstandings once the employee accepts the offer and begins the relocation process. For example, after the pre-decision call, the employee knows exactly which package they will receive, how much each relocation allowance will be, and more. Oftentimes, there is a disconnect between the relocation package quoted by a talent acquisition or HR business partner and the relocation package implemented by the RMC. This may boil down to human error or someone operating on an old/outdated policy. These discrepancies can be minimized when the RMC explains the relocation package pre-decision and implements the relocation package post-acceptance.
5.人材の流動性を最大限に高めるためのHRISの最適化
Your organization can maximize talent mobility by creating custom fields, objects, and reporting in your HRIS (human resources information system). For example, in ADP, your organization can build and manage a talent pool of applicants willing to relocate for open positions. However, your organization shouldn’t overlook existing employees willing to relocate for an intracompany transfer. Existing employees should understand your products, services, and expectations, reducing hiring and training costs.
According to SHRM benchmarking, the average cost of hiring an executive is $28,329 USD. However, many employers estimate that the total cost to hire a new employee can be three to four times the position’s salary. This is a combination of hard costs, such as recruiters, and soft costs, such as the time it takes for department leaders and managers to support the hiring and training process.
Instead of sourcing new candidates from scratch, speak with your IT department about adding custom fields and objects and reporting to your HRIS system. Then, existing employees can indicate in their HR profile if they’re willing to relocate for a new position. Within the custom reporting, you can also add filters to narrow your talent pool to high-performing employees who are willing to relocate, combined with past performance reviews already loaded in the HRIS.
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- How do you create a custom field in ADP?
- How do you create a custom object in Workday?
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6.人材獲得チームとの定期的なトレーニングセッションの実施
Regular training sessions ensure your talent acquisition teams have access to the same systems, resources, and responses to questions that are frequently asked by candidates pre and post-acceptance. Training sessions also provide new talent acquisition team members an opportunity to learn more about the mobility packages your employees are receiving and reinforce the message that all talent acquisition teams should follow the same standardized processes.
リロケーションマネジメント会社は、人材の流動性を高めるために、人材獲得チームや関連するステークホルダーとのトレーニングセッションを定期的にアレンジしています。これらのトレーニングセッションには、以下のようなものがあります：
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- モビリティ、TA、人事の各チームを対象とした、リロケーション・マネジメント会社によるオンサイト・トレーニング・セッションです。モビリティプログラムの規模によっては、RMCがこれらのトレーニングセッションを無料で実施したり、ホテル代や旅費の負担を企業に要請したりすることもあります（距離や期間によって異なります）。
- RMCによるバーチャルウェビナー形式のトレーニングセッション。
- お客様の組織の重要な拠点や、独自の困難を抱える拠点に対して、国や地域に特化したトレーニングを提供します。
- デスティネーション・サービス・プロバイダー（DSP）およびレンタル・エージェントから、市場の最新情報、文化的規範、ベストプラクティスについて洞察を得る。
- レッドフラッグ、ノルマ、見積もりスケジュール、最低給与、労働市場テストの必要性など、移民会社からのガイダンス。
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私たちは、人材獲得リーダーを対象とした定期的なトレーニングセッションを実施することで、地域ごとの構造を一元化したグローバルモビリティプログラムに移行することに大きな成功を収めました。このトレーニングでは、主にジャーニーマップやプロセスにおける重要な考慮事項について学びます。モビリティのメリットや望ましい成果に関する議論に地域のTA関係者を積極的に参加させることで、標準化されたプロセスを採用する意欲が顕著に高まっていることが確認されました。
In conclusion, aligning global mobility and talent acquisition teams is crucial for organizations to ensure efficient hiring and successful talent mobility. By distributing relocation guides, reviewing talent acquisition metrics, implementing pre-acceptance checkpoints, conducting pre-decision calls, optimizing HRIS systems, and conducting regular training sessions, organizations can foster collaboration and enhance the effectiveness of these teams. Achieving alignment leads to the swift and compliant hiring of specialized employees, reduces risks, improves time-to-fill metrics, and ultimately enhances overall candidate satisfaction and immigration compliance. Continued efforts and investment in aligning these teams will contribute to a more streamlined and successful talent acquisition process.