Workday インターフェースがフォーチュン 500 企業の給与計算を改善｜ケーススタディ

目的

フォーチュン500企業の給与報告を合理化するためのカスタムWorkdayインターフェイスファイルを構築。さらに、WHR のモビリティと HR チームのポータル内に直感的な福利厚生処理のインターフェイスを設計し、転勤手当の支払いを効率的に管理できるようにする。これらの支払いはWorkdayにシームレスに統合され、給与システムを通じて迅速に支払われます。

チャレンジ

人事部やグローバルモビリティチームは、赴任者に多くの種類の手当を迅速に支給する責任を負っています。特に、従業員数58,000人、年間売上高890億米ドルのフォーチュン500社など、フォーチュン50社に名を連ねる企業ではなおさらです。このような問題は、給与計算で処理・報告される手当の種類が多いために、さらに深刻になる可能性があります：

1. 手当は会社の給与を通じて支払われる；
2. リロケーション・マネジメント会社（WHR）を通じて支払われる手当；
3. WHRから従業員に支払われる弁済金；
4. WHRからリロケーション・サプライヤー・パートナー（引越し業者、仮住まいなど）に支払われる請求書。

インパクト

ソリューション

WHRのIT部門は、WHRのMobility & HR Team Portal内にカスタム福利厚生処理画面を無償で構築しました。各担当者には、役割ベースのアクセス権が与えられました（例：処理者と承認者）。この重要な責任の委譲により、ある個人が別の従業員に不正な資金を支出することを防ぐことができます。2人のチームメンバーによって承認されると、これらの手当の支払いは、給与計算のために報告する必要がある追加の移転手当とともに、Workday Interface画面に流れます。

希望する間隔で、モビリティチームがボタンをクリックすると、Workday にインポート可能なインターフェースファイルが自動的に生成されます。このインターフェイスファイルは、課税対象となる移転手当の報告に加え、会社の給与計算を通じて各従業員への支払いを指示します。例としては、移転手当、3 年間の勤務地費用差額、出張手当などがあります。

メリット

従業員への迅速かつコンプライアンスに基づいた支払い

WHRの福利厚生処理画面を通じて赴任手当を承認することで、同社はプログラムとプロセスをより詳細に管理できるようになりました。福利厚生の階層、給与等級、勤務地などによって異なる金額を支給するカスタムロジックで、従業員にいつ、どのように支給するかを決めることができます。さらに、新入社員は給与計算に組み込まれる前にWHRから資金を受け取ることができる。すべての支払いはWHRのレポートに含まれます。

システム間で給与データを同期

WHRのシステムをWorkdayと連動させることで、支払いが漏れる余地はなくなった。導入以来、同社はW-2Cを提出する必要がなくなり、従業員の満足度を大幅に向上させ、移転プログラムにおけるプロモーターを生み出しています。

WHR 社は、同社のシステムと Workday のデータフィールドをマッピングし、追加コストなしで、希望するあらゆるデータポイントの取得とレポート作成を可能にした。

時間と予算を他に振り向ける

WHRのWorkdayインターフェイス・ソリューションは、転居を伴う転勤を可能にするツールです。これにより、企業は福利厚生をより迅速に処理し、ボタンをクリックするだけで給与計算に報告し、W-2C提出の頭痛の種を解消し、時間を他に振り向けることができます。

カスタム開発に 200 ドル/時間を支払う代わりに、福利厚生処理画面と Workday インターフェイスを無料で構築した。契約交渉でプロセスを遅らせる代わりに、時間と諸経費を他の人事プロジェクトや改善に振り向けることができた。

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