リロケーションプログラムのアウトソーシングを選択することは、優秀な人材を確保するために必要なことですが、その競争力を維持するためには、かなりの困難を伴います。すでにリロケーション・サプライヤーを選定されている企業様にとっては、これからが最も重要なステップとなります。それは、「導入」です。
インプリメンテーションは、リロケーション・ポリシーの策定またはサプライヤーとの共有、ポリシーに合わせたサプライヤーのテクノロジーのカスタマイズ、ワークフローのプロセス・マッピング、請求書発行や経費要件の決定など、リロケーション・プログラムを稼動させるためのあらゆる作業で構成されています。
リロケーションサプライヤーにとって、正式な導入プロセスの基本的な役割と目的は、お客様のパフォーマンス基準を満たしながら、従業員に一貫した最高品質のリロケーションサービスを提供するためのガイドラインとコントロールを確保することです。
新しいリロケーションマネジメント会社の導入
リロケーションサービスの一般的な導入では、サプライヤーはお客様の現在のリロケーションプロセスについて必要なすべての情報を収集し、以下のことを理解します。
- リロケーションプログラムの現状を示すプロセスマップ
- ポリシー作成と競合他社に対するベンチマークの必要性
- ポリシーと従業員のニーズが必ずしも一致しない場合に起こりうる例外
- 支払った費用の明細および交付方法
- 給与計算システムの統合と従業員へのグロスアップの確認
- 不動産仲介業者、バンライン、国際サービス業者など、貴社の従業員と直接取引する第三者との契約、提携、プロセス、支出の確認。
実施計画
リロケーションサービスを導入する際の経験則として、プロセスをより管理しやすいフェーズに分けることが挙げられます。WHRグループでは、移転のプロセスを6つの段階に分けて、新しいお客様に提供しています。
- スタートアップ現地での打ち合わせ、契約書の作成、ポリシーや契約内容に基づいた正式な導入ガイドを作成します。
- 移行する。開始日/終了日を含む実施スケジュールを確定し、すでに進行中の移転のプロセスを対応するスケジュールとともに確立する。
- 最初のステップすべてのサービスのプロセスフローを起草し、望ましいサードパーティーの成果物を特定する。
- 給与計算請求書発行、給与計算、経費計算のプロセスを、すべての成果物とともに紹介します。
- テクノロジー。リロケーション・サプライヤーのITスタッフが、貴社のポリシーに加え、財務的な要件に基づき、貴社の技術を更新することを確認する。
- トレーニング。サプライヤーは、お客様のポリシーと手順に関する社内トレーニングを実施し、サプライヤーのテクノロジーの使用に関するお客様の移転/管理チームとのトレーニングを予定し、お客様のポリシーの例外に関するプロセスを確認する社内会議を予定し、お客様のアカウントに関するサプライヤーの各スタッフとお客様の文化とニーズの基本的な理解を確認します。
移転作業中
すでにリロケーションサプライヤーがあり、新しいサプライヤーにプログラムを移行する場合、新しいサプライヤーがすでにリロケーションの最中の従業員に対するプランを用意していることを確認すること。
この移行計画は、転勤する従業員にとってできるだけ混乱のないプロセスを保証するWHRグループのものと似ているかもしれません。
- 住宅所有者。これらの移転は、住宅販売プロセスを通じて、現在のサプライヤーに残す必要があります。
- 非持家者または賃貸者。これらの移転は、保留され、新しいサプライヤーに容易に移行できる場合を除き、現在のサプライヤーのままであるべきです。
- 経費処理。可能であれば、これらのファイルは、2つの異なるチームが税金を計算し、レポートを提供する混乱を避けるために、年末（またはあなたの会計年度）のカットオフを通じて、現在のサプライヤーで完了する必要があります。
- 輸送。進行中の家財道具の引越しの場合、従業員は、現在のサプライヤーでこの段階を完了する可能性が高いです。まだ開始されていない引越しの場合、各従業員の他の移転サービスの状況とタイミングに基づいて、輸送サービスを新しいサプライヤーに移行することができます。
標準的な実施スケジュール
リロケーションプログラムの規模にもよりますが、一般的な導入プロセスは4週間です。これは、最初のオンサイトミーティングから「本稼働」までの全プロセスを含みます。
もちろん、このスケジュールは、多くの要因、特に主要株主の都合とアクセスに左右されます。リロケーション・サプライヤーは、リロケーションの全プロセスに必要な情報を提供するため、適切な人物との具体的なミーティングを含め、スケジュールを調整する必要があります。これらのミーティングは、リロケーションプログラムの範囲、複雑さ、規模によって異なりますが、リロケーション業者が適切に計画すれば、スケジュールに与える影響はわずかなものになるでしょう。
リロケーションサプライヤーとの完全な導入計画は、次のようなものになるでしょう。
導入スケジュールは、御社のニーズに応じて調整することができます。既存のサプライヤーが不調な場合など、特殊な状況下では、WHRグループは1-2週間で新規クライアントを導入しています。
実施料
リロケーション・サプライヤーは、通常、プログラムの実施や技術の設定に関連する手数料を請求してはならない。
サプライヤーは、引き継ぎ費用を制限することを目的としています。しかし、移行したサービスや従業員の移転の進捗状況に応じて、サービス料が適用される場合があります。フルサービス料金が適用されない場合もありますので、導入プロセスの早い段階で、新しいサプライヤーとこれらを確認するようにしてください。
