赴任費用管理は、複雑でストレスの多いプロセスです。転勤する社員は、転勤期間中に提出する経費報告書が10件近くあり、社員が自己資金で賄うことは困難です。米連邦準備制度理事会（FRB）が2017年に発表した「米国世帯の経済的幸福に関する報告書」によると、成人の10人に4人が400ドルの緊急出費に直面した場合、借りるか何かを売るか、払えなくなるかのいずれかであることが判明しています。このデータを踏まえると、何十もの出費の自己資金は、個人をかなり苦しめることになります。転居費用管理は、転居先での生活全般を豊かにするために、シームレスかつ効率的に行うことが重要です。私たちは、転居費用精算の正確性と適時性に対処するための5つの簡単なヒントをまとめました。
ヒント1：タイムラインを伝えすぎる。
WHRの複雑な調査プロセスを通じて、私たちは、払い戻しのタイムリーと従業員の満足度の間に直接的な相関関係があることを発見しました。特に連邦準備制度理事会（FRB）が発表した上記の統計値を考慮すると、迅速な資金調達の重要性はいくら強調してもし過ぎることはないでしょう。転勤する従業員に対して、どのようなスケジュールで行われるのかを十分に伝えることで、従業員はそれに応じて計画を立て、いつ払い戻しを受けることができるのかを知ることができます。
ヒント2：二重レビューで正確性を確保する。
経費報告書の審査は正確さが重要なので、経費精算の前に各項目を複数の目で確認することが必要です。WHRでは、1つはポリシーの専門家が、もう1つは会計チームのメンバーがレビューします。これにより、コンプライアンスと正確性を確保しています。
ヒント3：シンプルで使いやすく、アクセスしやすい従業員インタフェースを用意する。
24時間365日、どこからでもアクセス可能なオンライン経費申請システムを導入しましょう。携帯電話やタブレットから領収書をアップロードできるようにすれば、膨大な数の領収書をスキャンする手間と時間を省くことができます。これは、従業員の出張中にも役立ちます。
ヒント4 - カスタム経費報告書を活用する。
経費報告書のレビューを効率化するために、リロケーションポリシーごとにカスタムレポートを作成します。これにより、従業員が保険の特典を遵守することを保証するだけでなく、チームのレビュープロセスも改善されます。オンライン技術を使用する場合は、システムにポリシーパラメーターが組み込まれていることを確認してください。そうすることで、例外要求が発生する可能性が低くなり、レビューにかかる時間や払い戻しにかかる時間が長くなるだけです。
ヒント5：決済情報の正しさと安全性
支払情報の正確さは、正確でタイムリーな精算のために最も重要です。WHRでは、独自の技術により、転勤する社員だけが支払い情報フィールドを編集できるようにしています。また、情報の入力や編集の前に、本人確認のための認証コードがメールで送信されます。さらに、ハッキングやフィッシングを防ぐためのセキュリティ対策は、明確に文書化され、技術監査によって証明されるべきです。
現在の経費管理プロセスをよく見て、これらのヒントが守られているかどうかを確認してください。もしそうでなければ、これらの基本的な必要性に基づいてプログラムを再編成するための行動計画を立ててください。移転費用管理プロセスがうまく機能しているかどうかで、移転が成功するかどうかが決まります。
