オンライン・デートのことを少し考えてみてください。あなたが長期的な恋愛のパートナーを見つけたいと想像してください。あなたは、長続きするような約束がしたいと思います。良い時も悪い時も、あなたの背中を押してくれるような、頼りになる人が欲しい。最も重要なことは、幸せと成功を含む未来を一緒に計画できる人が欲しいということです。
あなたは、例えば8～10人の結婚相手候補からすぐにプロポーズを募って、婚活を始めるでしょうか？話したことも、会ったことも、デートしたこともない見ず知らずの人からの真剣なコミットメントの可能性を受け入れるでしょうか？
カジュアルなデートと真剣なコミットメントを求めることと、RFPプロセスとはどのような関係があるのでしょうか？現在、広く行われている提案依頼書（RFP）プロセスでは、企業（買い手）は、一度も会ったり話したりする前に、複数のスィーター（ベンダー／サプライヤー）から正式な書面によるビジネスの確約を求めることができるようになっています。このRFPプロセスの問題は、オンライン・デートで遭遇した問題に似ています。
誰でも素晴らしいデートプロフィールを書くことはできますが、実際に会って、話して、そして／または一緒に時間を過ごすまで、あなたは本当に自分が何に巻き込まれているのか知っていますか？ネット上のプロフィールを読んだり、文章でやりとりするだけで、どうやって各自が自分に合うかどうかを判断できるのでしょうか？書かれた言葉は、本当に相手が良い相手かどうかを判断するのに必要な情報を提供しているのでしょうか？あるいは、RFPの場合、提案書は潜在的なベンダーの包括的で完全な表現を提供していますか？あなたがバイヤーなら、単にサービスや製品を買うだけでなく、あなたの会社の延長線上にある、市場であなたを代表するビジネスパートナーを買っていることを忘れないでください。あなたは、文化、個性、プロセスを買っているのです。
現在の状況
一般的なRFPのプロセスは、次のようなものです。
- 募集企業は、平均して50～150の質問を含むRFPの案内状を発行する。
- これらの質問は、8～10人以上の潜在的なベンダー（その多くは会ったことも話したこともない人）に配布されます。
- 候補となるベンダーは、RFPに対して平均50～150ページ、あるいはそれ以上の最終提案書を提出します。
- 募集企業は、すべての提案書を審査しますが、その業種や組織構造によっては、社内の多くの部署や複数の国の拠点から、複数の担当者が審査に参加することもあります。
- 募集企業は、候補となるベンダーを絞り込んで、直接プレゼンテーションに招待する。
- 対面での打ち合わせを経て、最終的に1～2社に絞り込みます。
- これらのベンダーは、2回目の対面式プレゼンテーションに招待されます。
- 勧誘会社は、最終候補者1〜2社の事務所を訪問することがあります。
- 最終的に会社が事業を表彰する。
問題点
1. 時間＝お金
上記のRFPプロセスのどこが問題なのでしょうか？まず、「時間＝お金」です。曰く WHRグループ、Inc.(WHR）社長のポール・デボア氏によると、"我々はRFPの問い合わせを歓迎しますが、より効率的で費用対効果の高い方法があるとも考えています"。WHRは、グローバルな従業員移転会社であり、RFPの要請に応えることは、ビジネスを行う上で当たり前のことである。デボア氏は、顧客企業が入札のためにRFP質問書を準備するだけでなく、企業の担当者が平均8〜10社の入札者から完成した50〜150ページのRFP回答を確認する際に、人的資源、時間、コストの量を考えると、このプロセスは最良ではないと考えています。
現在のプロセスは長くてコストがかかり、上記の手順の多くは、企業が潜在的なサプライヤーと会ったり話をしたりする前に行われていると、デボアは説明します。RFPの準備や回答書のレビューに、社内のさまざまな部門の担当者を利用するのが一般的です。「人事担当者、給与担当者、調達担当者、税務担当者、経理担当者、物流担当者、これら全員が入札募集の計画と見直しに費やした時間の合計を考えると、数万ドル規模になります。
全スタッフが回答を確認し、候補を絞り込んで複数のベンダーを直接面談に招待した場合、その面談に参加しているスタッフは何人いますか？また、事前準備のための社内会議、ベンダーのプレゼンテーション会議、プレゼンテーション後の社内レビューに、一人当たり何時間費やしていますか？
最終的に、クライアント先でのミーティングを経て、リストは1〜2社に絞られ、そのベンダーは通常、再度、ベストミーティングと最終ミーティングに招待されます。各従業員の給与と費やした時間から、従業員一人当たりの総コストを計算することができます。「費用対効果の高いプロセスではないことがおわかりいただけると思います」と、デボア氏は言います。
2.ダンス・ウィズ・ストレンジャーズ
上記の説明で費やした時間の多くは、企業が潜在的なサプライヤーと話をする前に、サプライヤーのミッション、価値観、目標、目的、ビジョン、採用基準、主要な人材について知るために費やされます。
これは潜在的なベンダーにとっても同じことで、RFPの募集書類を通じて、あるいは企業のウェブサイトやソーシャルメディアに目を通すことによってのみ、バイヤーの姿を垣間見ることができるのです。企業の抱える問題点、課題、成功、ニーズ、弱点、新しいベンダーを求める理由などを十分に理解し、会話する前に、ベンダーが自らを本当にコンサルティングパートナーとして位置づけることができるでしょうか。
パウエル・リロケーション・グループのエグゼクティブ・バイスプレジデント、ブリジット・リッチー（CRP, GMS）は、「引越しは、人が遭遇する人生のストレスの上位に入ることはよく知られています。企業の移転プロセスの一環として、移転は最も個人的な部分の一つでもあります。企業が従業員の家に入り、身の回りのものをすべて扱うのが誰なのかを考慮するとき、パートナー候補の基本的なことがわかるまでは、ダンスフロアに招待することさえしてはならないのです"。リッチーは、バイヤーはパートナー候補の文化や背景をすでに前もって知っておくべきだと考えています。パウエル・リロケーション・グループは、60年の歴史を持つ引越会社です。
Ritchie氏の家庭用品（HHG）引越しの分野では、RFPがコモディティ化することは珍しいことではあり ません。「すべてではありませんが、RFPのプロセスを機械化している企業が多くあります。実際には、顧客の従業員の経験にとって非常に個人的な最終プロセスです。HHGプロバイダーは、従業員の私物に物理的に触れているのです。そのような業者に会い、その文化を理解し、尋ねる前に、誰がそれを行うかを本当に決定したいのでしょうか？Ritchieは、より良い方法は、企業がまず3つの候補となるプロバイダーと一緒に座り、彼らにとって何が最も重要なのかを話し合うことだと考えています。
通常、一人の人間がRFP全体を読むことはないと、Ritchieは説明します。むしろ、RFPの回答は、人事、IT、コンプライアンスなど、企業の該当する部門ごとに分割され、それぞれが自分の担当箇所を読むのです。Ritchie氏は、質問と回答の数を入札者の数で割ると、このプロセスは顧客にとって法外なコストとなり、古臭くなると考えています。
Ritchieは、現在のRFPプロセスを出会い系アプリに例えて、次のように述べています。「出会い系アプリでは、パートナーに求める必要条件、つまりパートナーとして検討する前に必要な基本事項をすでに入力しているのです。そして、候補者が次々と出てきて、スクロールしていく。プロフィール写真と簡単な説明だけで、その人のプロフィールを全部読むかどうかを決める前に、あなたは神、裁判官、陪審員でなければならないのです。将来の関係を考えるかどうかを決めるために、早い段階で誰かに直接会うのは時間の無駄に思えるかもしれませんが、私は、相手が自分について書いた言葉だけに基づいて関係を始めたいとは決して思いません。最初に誰かに会うことで、投資した時間を大幅に節約することができます。書類上では私の条件をすべて満たしていても、実際に会ってみると、その人の本当の姿を見ることができ、付き合いたいかどうか、ましてや付き合うことになるのかどうか、感触を得ることができるのです。"
もし、本当に誰が一番安いかを決めるだけなら、事前の会話や打ち合わせなしにRFPを発行することは意味があるかもしれません」とデボア氏は説明します。
現在のRFPプロセスは、企業が適性を判断する前に行われます。あるいは、デートに例えるなら、適任者が特定される前に行われるのです。あなたの会社が採用活動を行うとき、履歴書を提出したすべての候補者と面接を行うのでしょうか。それとも、まず候補者を選別し、適合性と採用枠で特定されたニーズを解決できる候補者の短いリストを決定するのでしょうか。候補者が決まったら、その候補者と対話を始めるのが普通ではないでしょうか？通常、候補者は雇用主と話す機会を与えられ、目標、スキル、性格、価値観、経験などに基づいて、お互いにどのように合うかを話し合います。会って、話して、質問して、答えてと、すべて適性を判断するための会話です。
Nomad Temporary Housing社のパートナーであるHeather James氏（CRP, GMS）とKarl Thuge氏（Executive Vice President）が、現在のRFPプロセスについて意見を述べました。「ベンダー選定を成功させるためには、適切な質問をすることが重要です。
Thugeは、審査プロセスをより厳しくすべきであり、企業はRFPの前に、10問以下の情報提供依頼書（RFI）をまず発行すべきであると考えています。「そうすれば、海外にオフィスを持つプロバイダーや、ハイテクソリューションが必要なプロバイダー、ボイスメール禁止のプロバイダーなど、最初から不適格な入札者を排除することができます」とThugeは述べています。
Thugeは、RFIには推薦状を含めるべきであり、企業は正式なRFP入札プロセスに参加するプロバイダーを招待する前に、それらの推薦状を確認すべきであると固く信じています。また、ThugeとJamesの両氏は、募集する企業は信頼できる業界の同僚に話を聞き、同僚の現在のプロバイダーが適しているかどうか、その理由を知るべきだと考えています。
独立系モビリティ・コンサルタントのジョン・B・スカリー（SCRP）によると、企業は入札に出ようと考える前に、社内調査とデュー・ディリジェンスを行うべきだという。Sculley氏は、社内規定、サービス管理、プロバイダーの選択、プロバイダー選択におけるバイヤーチームの支援など、企業の従業員移転のニーズをサポートしています。
「企業は社内で下調べをする必要がある」とスカリーは言う。「最終的に購入するものが、自社のビジネス環境のニーズを本当に先取りしたものになるように、自社のビジネスユーザーとビジネス機能の専門性をしっかりと見極める必要があります。プロバイダーが本当に適しているかどうかを検討する前に、RFPのプロセスに参加させることで、プロバイダー候補に好意を持っていると考える企業もあります」。Sculleyは、入札者を募る前に事前審査を行い、入札者が企業の一般的な資格を満たしていることを確認することを勧めています。
Sculley氏は、600以上の質問と8つの入札者があるRFPを見たことがあると説明する。計算すると、ほぼ5,000の回答があることになります。企業は、このような大量の回答を評価し、採点するのに苦労し、圧倒されてしまうことがあります。「企業は、自社の基準を直接裏付けるような質問のみを行い、他のソースからRFPの質問を切り貼りするべきではありません。より良いアプローチは、企業にとって最も重要な基準を決定し、その基準に関連する質問のみを行うことです。必要なだけ深く掘り下げる。潜在的なベンダーのワークスタイルや文化が、自社のワークスタイル／文化に適合しているかどうかを判断する。"
最後に、Sculleyは、価格を他のすべての定性情報から切り離し、価格を検討する前に、定性データを個別に調査し、スコアリングやランク付けを行うことを推奨しています。「価格を見る前に入札者を排除することで、最も優れたプロバイダーだけを選ぶことができます」とスカリーは言います。
「デボアは、「私がRFP、特にブラインドRFPで抱えている最大の問題は、あなたの会社で最も重要な資産、つまりあなたの従業員を管理したりサービスを提供したりするために会社を雇うということです」と言う。従業員は、あなたの利益のために行動する真のビジネスパートナーにふさわしいのではないでしょうか?
あなたの組織のRFPプロセスをどのように実施したいですか？そのプロセスにどれだけの時間と費用をかけたいですか？自社に最適なパートナーを見つけることの重要性はどの程度でしょうか？本当に協力的な長期的パートナーを見つけたいのであれば、このプロセスをカジュアルなデートではなく、求愛のように扱うことを検討するとよいでしょう。
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