Fikirkan tentang temu janji dalam talian sebentar. Bayangkan anda ingin mencari pasangan romantik jangka panjang. Anda mahukan komitmen, sesuatu yang akan kekal. Anda mahukan seseorang yang boleh anda harapkan dan yang akan membelakangi anda semasa senang dan susah. Paling penting, anda mahukan seseorang yang anda boleh merancang masa depan anda – masa depan yang merangkumi kebahagiaan dan kejayaan.
Adakah anda akan memulakan carian anda dengan segera meminta cadangan perkahwinan daripada katakan, 8-10 calon pelamar? Adakah anda akan melayan potensi komitmen serius daripada orang yang tidak dikenali yang anda tidak pernah bercakap dengannya, bertemu atau bertarikh?
Apakah kaitan temu kasual berbanding mencari komitmen yang serius dengan proses RFP? Proses Permintaan Cadangan (RFP) semasa dan diamalkan secara meluas termasuk syarikat (pembeli) yang meminta komitmen perniagaan rasmi dan bertulis daripada beberapa pemohon (vendor/pembekal) sebelum bertemu atau bercakap. Masalah dengan proses RFP adalah serupa dengan masalah yang dihadapi oleh beberapa orang dengan temu janji dalam talian.
Sesiapa sahaja boleh menulis profil temu janji yang menakjubkan, tetapi sehingga anda benar-benar bertemu, bercakap dan/atau meluangkan masa untuk berkumpul, adakah anda benar-benar tahu perkara yang anda hadapi? Bagaimanakah setiap orang boleh menilai kesesuaian berdasarkan membaca profil dalam talian dan bertukar-tukar komunikasi bertulis? Adakah kata-kata bertulis itu benar-benar memberikan maklumat yang diperlukan untuk menentukan sama ada orang lain adalah pasangan berpotensi yang baik? Adakah kata-kata sahaja gambaran yang benar dan baik bagi orang lain, atau dalam kes RFP – adakah cadangan bertulis itu memberikan perwakilan yang komprehensif dan penuh tentang bakal vendor? Ingat, jika anda seorang pembeli, anda bukan sahaja membeli perkhidmatan atau produk, anda juga membeli rakan kongsi perniagaan yang merupakan lanjutan syarikat anda dan mewakili anda di pasaran. Anda membeli budaya, personaliti dan proses.
Keadaan Semasa
Proses RFP biasa berjalan seperti ini:
- Syarikat yang meminta mengeluarkan jemputan RFP yang mengandungi secara purata, 50-150 soalan.
- Soalan ini kemudiannya diedarkan kepada 8-10 atau lebih, bakal vendor – kebanyakannya mereka tidak pernah bertemu atau bercakap dengannya.
- Bakal vendor bertindak balas kepada RFP dengan cadangan akhir dengan purata antara 50-150 halaman atau lebih lama.
- Meminta syarikat menyemak semua cadangan dan bergantung pada jenis perniagaan/struktur organisasi mereka, proses semakan ini mungkin termasuk beberapa kakitangan berbeza daripada pelbagai jabatan dalaman dan dari beberapa lokasi negara.
- Syarikat yang meminta menyempitkan vendor berpotensi mereka kepada senarai pendek yang dijemput untuk pembentangan secara peribadi.
- Selepas pertemuan secara peribadi, syarikat yang meminta mengecilkan senarai mereka sekali lagi kepada satu atau dua vendor berpotensi untuk yang terbaik dan muktamad.
- Vendor ini dijemput untuk pusingan kedua pembentangan secara peribadi.
- Syarikat yang meminta boleh membuat lawatan tapak ke satu atau dua pejabat finalis.
- Syarikat akhirnya menganugerahkan perniagaan.
Masalah-masalah
1. Masa = Wang
Apakah yang salah dengan proses RFP di atas? Sebagai permulaan, masa = wang. Menurut Presiden WHR Group, Inc. (WHR), Paul DeBoer, "Kami mengalu-alukan pertanyaan RFP, tetapi kami juga percaya ada cara yang lebih cekap dan kos efektif." WHR ialah syarikat penempatan semula pekerja global dan memberi respons kepada permintaan RFP adalah perkara biasa dalam menjalankan perniagaan. DeBoer berpendapat proses itu bukanlah yang terbaik memandangkan jumlah sumber manusia, masa dan kos yang dibelanjakan oleh syarikat pelanggan kerana mereka bukan sahaja menyediakan soal selidik RFP mereka untuk bidaan, tetapi juga apabila semakan kakitangan syarikat menyelesaikan 50-150 halaman respons RFP daripada purata daripada 8-10 pembida.
Proses semasa adalah panjang dan mahal; dan banyak langkah di atas dilakukan walaupun sebelum syarikat bertemu atau bercakap dengan bakal pembekal menjelaskan DeBoer. Ia adalah perkara biasa bagi syarikat untuk menggunakan kakitangan dalaman mereka dari pelbagai jabatan untuk menyediakan RFP dan menyemak jawapan bertulis. “Jika anda memikirkan tentang kos pengurus HR, pengurus gaji, pengurus perolehan, pengurus cukai, pengurus perakaunan dan pengurus logistik, semuanya dengan jumlah jam yang dibelanjakan untuk merancang dan menyemak permintaan bida, ini akan menjadi berpuluh-puluh beribu-ribu ringgit.”
Setelah semua kakitangan menyemak respons dan syarikat telah memendekkan senarai dan menjemput beberapa bakal vendor untuk mesyuarat secara peribadi, berapa ramaikah kakitangan yang mengambil bahagian dalam mesyuarat tersebut? Apakah gaji tahunan mereka dan berapa jam setiap pekerja dibelanjakan dalam mesyuarat dalaman pra-perancangan, mesyuarat pembentangan vendor dan ulasan dalaman selepas pembentangan?
Akhir sekali, selepas mesyuarat di tapak pelanggan, senarai akan dipendekkan kepada satu atau dua vendor yang biasanya dijemput kembali untuk satu lagi pusingan mesyuarat terbaik dan terakhir. Berdasarkan gaji setiap pekerja dan masa yang dibelanjakan, anda boleh mengira jumlah kos setiap pekerja. "Anda akan melihat ia bukan proses yang kos efektif," kata DeBoer.
2. Menari dengan Orang Asing
Banyak masa yang diluangkan di atas adalah sebelum syarikat bercakap dengan bakal pembekal untuk mengetahui tentang misi, nilai, matlamat, objektif, visi, piawaian pengambilan pekerja dan kakitangan utama pembekal.
Perkara yang sama berlaku untuk bakal vendor, yang hanya mendapat gambaran sekilas tentang pembeli melalui kertas kerja permintaan RFP, atau dengan melayari laman web atau media sosial syarikat. Bagaimanakah vendor benar-benar boleh meletakkan diri mereka sebagai rakan kongsi perunding yang berpotensi sebelum mempunyai pemahaman dan perbualan yang baik tentang titik kesakitan, cabaran, kejayaan, keperluan, kelemahan atau sebab syarikat untuk mengejar vendor baharu?
Naib Presiden Eksekutif di Powell Relocation Group , Bridget Ritchie, CRP, GMS, berkata, “Adalah diketahui umum bahawa bergerak adalah salah satu tekanan hidup utama yang boleh dihadapi oleh seseorang. Sebagai sebahagian daripada proses penempatan semula korporat, ia juga merupakan salah satu bahagian penempatan semula yang paling peribadi. Apabila syarikat mengambil kira siapa yang akan memasuki rumah pekerja mereka dan mengendalikan semua barangan peribadi mereka, mereka tidak sepatutnya menjemput bakal rakan kongsi ke lantai tarian sehingga mereka mengetahui perkara asas tentang mereka.” Ritchie percaya bahawa pembeli sepatutnya sudah mengetahui tentang budaya dan latar belakang bakal rakan kongsi vendor di hadapan. Powell Relocation Group ialah sebuah syarikat pemindahan berusia 60 tahun.
Dalam arena bergerak barangan isi rumah (HHG) Ritchie, adalah perkara biasa bagi RFP untuk dikomoditi. “Walaupun bukan semua, terdapat banyak syarikat yang menjadikan proses RFP sebagai mesin sedangkan pada hakikatnya, ia adalah proses akhir yang sangat peribadi untuk pengalaman pekerja pelanggan. Penyedia HHG menyentuh barangan peribadi pekerja anda secara fizikal. Adakah anda benar-benar mahu membuat keputusan tentang siapa yang melakukan perkara itu sebelum bertemu dengan mereka, memahami dan bertanya tentang budaya mereka?” Ritchie percaya amalan yang lebih baik ialah syarikat mula-mula duduk bersama tiga pembekal berpotensi kegemaran mereka dan membincangkan perkara yang paling penting bagi mereka.
Biasanya, tiada seorang pun yang membaca RFP secara keseluruhan, jelas Ritchie. Sebaliknya, respons RFP dibahagikan mengikut jabatan syarikat yang berkenaan termasuk sumber manusia, IT, pematuhan, dsb., dengan setiap bahagian membaca bahagian mereka sendiri. Ritchie percaya proses itu mahal kos dan kuno untuk pelanggan jika anda mempertimbangkan bilangan soalan/tindak balas dan darabkannya dengan bilangan pembida.
Ritchie membandingkan proses RFP semasa dengan aplikasi janji temu dengan berkata, “Pada aplikasi temu janji, anda sudah memasukkan kriteria yang anda perlukan yang anda cari dalam pasangan; asas yang diperlukan sebelum anda menganggap mereka sebagai rakan kongsi. Kemudian semua calon yang mungkin muncul, dan anda mula menatal. Anda perlu menjadi tuhan, hakim dan juri hanya berdasarkan gambar profil seseorang dan penerangan ringkas, sebelum anda memutuskan sama ada anda mahu membaca profil penuh mereka. Walaupun kelihatan seperti membuang masa untuk bertemu seseorang secara peribadi pada awalnya untuk memutuskan sama ada anda ingin mempertimbangkan hubungan masa depan dengan mereka, saya tidak akan mahu memulakan hubungan hanya berdasarkan perkataan yang mereka tulis tentang diri mereka sendiri. Bertemu seseorang dahulu boleh menjimatkan banyak masa yang dilaburkan dalam proses itu. Semasa di atas kertas mereka memenuhi semua kriteria saya, memenuhi mereka membolehkan saya melihat mereka yang sebenar; untuk merasakan jika saya ingin mula berkencan dengan mereka, apalagi menjalinkan hubungan dengan mereka.”
Jika ia benar-benar bergantung kepada siapa yang mempunyai harga terendah, jelas DeBoer, "maka mengeluarkan RFP tanpa perbualan atau pertemuan sebelumnya mungkin masuk akal."
Proses RFP semasa berlaku sebelum syarikat menentukan kesesuaian. Atau jika dibandingkan dengan temu janji, sebelum orang yang sesuai dikenal pasti. Apabila syarikat anda mengambil pekerja, adakah anda menjalankan temu duga dengan setiap calon yang menyerahkan resume, atau adakah anda menyaring calon terlebih dahulu dan menentukan senarai pendek calon yang berdaya maju berdasarkan kesesuaian dan siapa yang boleh menyelesaikan keperluan yang dikenal pasti oleh pembukaan pekerjaan? Sebaik sahaja calon pekerja yang berdaya maju itu dikenal pasti, bukankah syarikat anda biasanya memulakan dialog dengan calon tersebut? Lazimnya, calon diberi peluang untuk bercakap dengan majikan perspektif untuk membincangkan bagaimana mereka mungkin sesuai untuk satu sama lain berdasarkan matlamat, kemahiran, personaliti, nilai dan pengalaman. Ia adalah perbualan yang merangkumi pertemuan, bercakap, bertanya dan menjawab soalan, semuanya untuk membantu menentukan kesesuaian.
Rakan Kongsi, Naib Presiden Eksekutif, Heather James, CRP, GMS dan Naib Presiden Eksekutif, Karl Thuge, kedua-dua Perumahan Sementara Nomad mempertimbangkan proses RFP semasa. "Sebahagian daripada kejayaan dalam proses pemilihan vendor ialah bertanya soalan yang betul dan selalunya banyak syarikat tidak," kata James.
Thuge percaya proses tapisan harus lebih ketat, dan syarikat harus mengeluarkan Permintaan untuk Maklumat (RFI) terlebih dahulu sebelum RFP, dengan tidak lebih daripada 10 soalan. "Dengan cara itu, jika anda memerlukan seseorang yang mempunyai pejabat di lokasi antarabangsa, atau jika anda memerlukan penyelesaian berteknologi tinggi atau jika anda mahukan penyedia tanpa dasar mel suara, anda boleh menyingkirkan pembida yang tidak layak dari awal lagi," kata Thuge.
Thuge amat percaya RFI harus memasukkan rujukan dan syarikat harus menyemak rujukan tersebut sebelum menjemput penyedia untuk mengambil bahagian dalam proses pembidaan RFP rasmi. Kedua-dua Thuge dan James juga percaya bahawa syarikat yang meminta harus bercakap dengan rakan sekerja industri yang dipercayai dan mengetahui sama ada penyedia semasa rakan sekerja itu sesuai atau tidak, dan mengapa.
Menurut Perunding Mobiliti bebas, John B. Sculley , SCRP, syarikat harus melakukan penyelidikan dalaman dan usaha wajar mereka sebelum memikirkan untuk keluar ke pasaran untuk tawaran. Sculley membantu syarikat dengan keperluan penempatan semula pekerja mereka termasuk dasar dalaman, pentadbiran perkhidmatan, pemilihan penyedia dan membantu pasukan pembeli dalam pemilihan pembekal.
"Syarikat perlu membuat kerja rumah dalaman mereka," kata Sculley. “Mereka perlu melihat dengan teliti pengguna perniagaan mereka dan kepakaran fungsi perniagaan supaya apa yang akhirnya dibeli oleh syarikat akan benar-benar menjangka keperluan persekitaran perniagaan mereka. Sesetengah syarikat berpendapat bahawa mereka sedang membantu penyedia berpotensi dengan memasukkan mereka ke dalam proses RFP sebelum syarikat itu mempertimbangkan sama ada penyedia itu benar-benar sesuai." Sculley mengesyorkan syarikat membuat pra-penyaringan sebelum menjemput pembida untuk memastikan pembidaan tersebut memenuhi kelayakan am syarikat.
Sculley menjelaskan bahawa dia telah melihat RFP dengan lebih 600 soalan dan lapan pembida. Jika anda melakukan matematik yang menyamai hampir 5,000 respons! Syarikat bergelut untuk menilai dan menjaringkan jumlah respons ini dan boleh menjadi terharu. “Syarikat hanya perlu bertanya soalan yang secara langsung menyokong kriteria mereka sendiri dan tidak memotong/menampal soalan RFP daripada sumber lain. Pendekatan yang lebih baik ialah memutuskan kriteria yang paling penting kepada syarikat dan hanya bertanya soalan yang berkaitan dengan kriteria tersebut. Hanya pergi sedalam yang diperlukan. Tentukan sama ada gaya kerja dan budaya kerja bakal vendor serasi dengan gaya/budaya kerja syarikat anda.”
Akhir sekali, Sculley mengesyorkan syarikat mengasingkan harga daripada semua maklumat kualitatif lain dan melalui data yang layak secara berasingan, menskor/menaraskannya sebelum melihat harga. "Kalahkan pembida sebelum melihat harga supaya syarikat anda hanya melihat penyedia terbaik yang layak," kata Sculley.
"Masalah terbesar yang saya hadapi dengan RFP dan terutamanya RFP buta", kata DeBoer, "adalah anda mengupah sebuah syarikat untuk mengurus atau menyediakan perkhidmatan untuk aset yang paling penting dalam syarikat anda, dan itu adalah kakitangan anda. Tidakkah pekerja anda layak mendapat rakan kongsi perniagaan sejati yang akan bertindak demi kepentingan terbaik anda?”
Bagaimanakah anda mahu menjalankan proses RFP organisasi anda? Berapa banyak masa dan wang yang anda mahu gunakan untuk proses itu? Sejauh manakah pentingnya mencari yang sesuai untuk syarikat anda? Jika anda benar-benar ingin mencari pasangan jangka panjang yang kolaboratif, anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menganggap proses itu seperti pacaran dan bukan hanya temu janji biasa.
Akses artikel ini sebagai PDF di sini .