Heeft uw organisatie uw belanghebbenden op het gebied van wereldwijde mobiliteit en talentacquisitie strategisch op één lijn gebracht? Of hebben uw teams het gevoel in een isolement te zitten met verschillende prioriteiten en inzichten? Lees hieronder 6 manieren om teams voor wereldwijde mobiliteit en talentacquisitie op één lijn te brengen, inclusief inzichten van Reda Belabed, GMS, een leider op het gebied van wereldwijde mobiliteit en immigratie die eerder werkzaam was bij Honeywell en General Electric, en de Strategic Initiatives Manager van WHR Global, Sean Thrun.
U bent niet de enige die het gevoel heeft dat uw teams voor wereldwijde mobiliteit en talentacquisitie niet dezelfde doelstellingen nastreven! Gelukkig zijn er een aantal verstandige stappen die u kunt nemen om uw talentmobiliteit te verbeteren en ervoor te zorgen dat deze belanghebbenden als een hecht team samenwerken.
Als teams voor wereldwijde mobiliteit en talentacquisitie op één lijn zitten, worden uw zeer gespecialiseerde werknemers snel en volgens de regels aangenomen.
1. Distribueer "Hoe te" Relocatiegidsen naar je Global Mobility en Talent Acquisition Teams voor kernlocaties
Deel "How To"-gidsen uit aan uw teams voor talentacquisitie en wereldwijde mobiliteit. Dit moeten bedrijfskritische zaken zijn die ze moeten weten voor de kernlocaties van je bedrijf, zoals immigratie, belastingen en aanbevolen ondersteuning bij relocatie. Bijvoorbeeld:
-
-
- Uw bedrijf huurt regelmatig executives in om in uw Netherlands Global Center of Excellence te werken. Doen uw teams een beroep op de Nederlandse 30%-regeling? Is uw talentacquisitieteam er verantwoordelijk voor dat elke sollicitant voldoet aan de eisen van de 30%-regeling voordat het een baan aanbiedt? Uw vertegenwoordiger voor talentacquisitie moet er bijvoorbeeld voor zorgen dat de kandidaat over specifieke deskundigheid beschikt, meer dan 150 km van de Nederlandse grens wordt geworven en meer.
- Door de zeer gespecialiseerde aard van uw bedrijf rekruteert u interne en externe kandidaten voor een functie in de V.S. Is uw talentacquisitieteam vertrouwd met Amerikaanse visumtypes, zoals het L-1 visum voor overplaatsingen binnen een bedrijf of het H-1B visum voor gespecialiseerde beroepen? Uw talentacquisitieteams moeten de basisvereisten voor elk type visum kennen voordat ze buitenlands talent proberen te werven.
- Uw RMC moet proactief richting geven aan het niveau van relocatieondersteuning dat per land nodig is voor uw kernlocaties. Dit 2023 Destination Services Benchmark Report geeft bijvoorbeeld het minimale, gemiddelde en aanbevolen niveau van bestemmingsondersteuning per land, gezinsgrootte en personeelsniveau aan. Het rapport geeft ook aan of huurcontracten persoonlijk of zakelijk moeten zijn, hoe lang het duurt om een borgsom terug te krijgen en welke onderdelen de grootste uitdaging vormen.
-
2. Metrics voor talentacquisitie zoals time-to-fill evalueren
Helaas wordt TA (talentacquisitie) niet alleen gemeten op basis van het volume/kwaliteit van de ingevulde functies, maar vooral op basis van de Time-To-Fill (TTF) die vaak de kritieke kloof vergroot tussen de behoeften van de organisatie, de ervaring van de kandidaten en de harde realiteit van compliance.
Ik heb een functieoverschrijdend pre-assessmentproces geïmplementeerd voor wat ik "Immigration Hire-ability" heb genoemd, waar dat wettelijk is toegestaan. Waar dit proces is toegepast, ben ik erg tevreden over de mate van samenwerking tussen de twee functies (en uiteindelijk het verminderen van de risico's van "slechte aanwervingen"). Op andere plaatsen bleken de regels voor gegevensprivacy en eerlijke arbeidspraktijken hindernissen te zijn bij de implementatie. Er is niet veel flexibiliteit op het gebied van arbeid en werkgelegenheid, via ondernemingsraden en dergelijke, en dat is echt een uitdaging geweest.
Een van de pleisters waar we ons in deze gevallen op hebben gericht, is meer (en herhaalde) training en opleidingssessies met de recruiters om hen op de hoogte te brengen van "waar ze op moeten letten/hoe ze rode vlaggen moeten herkennen" en om de algemene communicatiestrategie te herzien (tot de aanvaarding van het aanbod), zodat alle belanghebbenden een beter inzicht krijgen in de potentiële risico's die inherent zijn aan de aanwerving van kandidaten met een immigratiestatus en/of sponsorvereisten en verantwoordelijkheden (inclusief kosten, tijdlijnen, immigratielevenscycli en talentmanagementstrategieën).
Ik denk dat we allemaal vooruitgang boeken, maar er is nog een lange weg te gaan voordat we kunnen zeggen dat we tevreden zijn met het niveau van samenwerking en partnerschap, met een 100% tevredenheid van de kandidaten, een verbeterde TTF-metriek en een bevredigende beoordeling van de naleving van de immigratiewetgeving vóór indiensttreding.
3. Pre-acceptatie checkpoints implementeren om slagingspercentages te verhogen
Zoals hierboven al werd vermeld, kunnen mobiliteitsprogramma's de aanvaarding en het succespercentage van opdrachten aanzienlijk verhogen door verschillende controlepunten vóór aanvaarding in te voeren.
-
-
- Schakel een gerenommeerd belastingkantoor in. Naast de landenbriefings voor aanwervers, kunnen ze ook onschatbare begeleiding bieden aan talentacquisitieteams. Zorg er op zijn minst voor dat je talentacquisitieteams vertrouwd zijn met de concepten van belastingbijstand, egalisatie en totalisatieovereenkomsten. Geef alle buitenlandse sollicitanten een briefing vóór aanvaarding.
- Voor landspecifieke belastingbriefings moeten sollicitanten op de hoogte zijn van hun opties voordat ze de functie aanvaarden, aangezien misverstanden het risico op een mislukte verhuizing of uitzending aanzienlijk kunnen vergroten. Geassigneerden (vooral diegenen die een uitvoerende of directeursfunctie bekleden) kunnen ingewikkelde beleggingsportefeuilles hebben van aandelen, aandelenopties, obligaties, vastgoed, edele metalen zoals goud, enz. De opties van de werknemer zullen sterk variëren afhankelijk van de locatie, de nationaliteit(en) en het relocatietype (permanente overplaatsing, langetermijnuitzending, kortetermijnuitzending, forens, zakenreiziger).
- Zoals hierboven vermeld in stap 2, bouw je eigen cross-functionele pre-assessment proces (ook wel immigratie hire-ability guide genoemd) waar de wet dit toelaat. Je moet echter rekening houden met uitdagende rechtsgebieden zoals de Verenigde Staten en de Europese Unie, zoals verder beschreven door Reda Belabed:
-
Landen zoals de VS, waar vragen beperkt kunnen zijn tot "hebt u of zult u in de toekomst sponsoring nodig hebben" en andere EU-landen, waar het opvragen van persoonlijke informatie/gegevens kan worden beschouwd als PII en een belemmering voor eerlijke arbeidspraktijken/discriminatie bij aanwerving. Geografische gebieden zoals het Midden-Oosten (met name de GCC) staan meer open voor deze beoordelingen.
Overheden met een lange geschiedenis op het gebied van buitenlandse en diverse arbeidskrachten zijn geneigd om het gebruik van inhuurbaarheidscontroles op basis van sponsorvereisten toe te staan/te bevorderen, maar ook om te pleiten voor meer transparantie in termen van "quota". Niet dat nationaliteitsquota's iets zijn om goed te keuren, maar de transparantie eromheen helpt bij het vooraf bepalen van de haalbaarheid - in plaats van met kandidaten in gesprek te gaan tijdens de aanbiedingsfase om er vervolgens achter te komen dat het misschien niet mogelijk is. Vanuit organisatorisch oogpunt is het proces behoorlijk transparant en gestroomlijnd.
4. Pre-beslissingsgesprekken via uw Relocation Management Company (RMC)
Je internationale mobiliteitsteam en RMC kunnen er ook voor kiezen om pre-decision calls te implementeren. Bij relocatiemanagement zorgen gesprekken voorafgaand aan de beslissing ervoor dat de kandidaat het relocatiepakket begrijpt dat hij of zij zal ontvangen. Maar het is ook een kans voor uw RMC om uw bedrijf en voordelenpakket te promoten en eventuele zorgen van de werknemer of familie weg te nemen.
Gesprekken voorafgaand aan de beslissing voorkomen ook discrepanties of misverstanden zodra de werknemer het aanbod accepteert en het relocatieproces begint. Na het gesprek vóór de beslissing weet de werknemer bijvoorbeeld precies welk pakket hij zal ontvangen, hoeveel elke relocatietoelage zal bedragen en nog veel meer. Vaak is er een discrepantie tussen het relocatiepakket dat wordt aangeboden door een talentacquisitie- of HR-businesspartner en het relocatiepakket dat wordt geïmplementeerd door het RMC. Dit kan neerkomen op een menselijke fout of iemand die werkt met een oud/verouderd beleid. Deze discrepanties kunnen geminimaliseerd worden als het RMC het relocatiepakket vóór de beslissing uitlegt en het relocatiepakket na acceptatie implementeert.
5. Optimaliseer uw HRIS voor maximale mobiliteit van talent
Uw organisatie kan de mobiliteit van talent maximaliseren door aangepaste velden, objecten en rapportering aan te maken in uw HRIS (human resources information system). In ADP kan uw organisatie bijvoorbeeld een talentenpool opbouwen en beheren van sollicitanten die bereid zijn te verhuizen voor openstaande functies. Je organisatie mag echter niet voorbijgaan aan bestaande werknemers die bereid zijn te verhuizen voor een overplaatsing binnen het bedrijf. Bestaande werknemers begrijpen uw producten, diensten en verwachtingen, waardoor de kosten voor aanwerving en training dalen.
Volgens SHRM benchmarking bedragen de gemiddelde kosten voor het aannemen van een leidinggevende 28.329 USD. Veel werkgevers schatten echter dat de totale kosten om een nieuwe werknemer aan te werven drie tot vier keer het salaris van de functie kunnen bedragen. Dit is een combinatie van harde kosten, zoals recruiters, en zachte kosten, zoals de tijd die afdelingsleiders en managers nodig hebben om het aanwervings- en trainingsproces te ondersteunen.
In plaats van zelf nieuwe kandidaten te zoeken, kun je met je IT-afdeling praten over het toevoegen van aangepaste velden en objecten en rapportages aan je HRIS-systeem. Vervolgens kunnen bestaande werknemers in hun HR-profiel aangeven of ze bereid zijn te verhuizen voor een nieuwe functie. Binnen de aangepaste rapportage kunt u ook filters toevoegen om uw talentenpool te beperken tot goed presterende werknemers die bereid zijn te verhuizen, in combinatie met beoordelingen van eerdere prestaties die al in het HRIS zijn geladen.
-
-
- Hoe maak je een aangepast veld in ADP?
- Hoe maak je een aangepast object in Workday?
-
6. Houd regelmatig trainingssessies met teams voor talentacquisitie
Regelmatige trainingssessies zorgen ervoor dat uw talentacquisitieteams toegang hebben tot dezelfde systemen, middelen en antwoorden op vragen die vaak gesteld worden door kandidaten voor en na hun acceptatie. Trainingssessies bieden nieuwe leden van het talentacquisitieteam ook de kans om meer te leren over de mobiliteitspakketten die uw werknemers ontvangen en versterken de boodschap dat alle talentacquisitieteams dezelfde gestandaardiseerde processen moeten volgen.
Bedrijven voor verhuismanagement organiseren regelmatig trainingssessies met talentacquisitieteams en relevante belanghebbenden om de mobiliteit van talent te verbeteren. Deze trainingssessies kunnen het volgende omvatten:
-
-
- Trainingssessies op locatie van het relocation management bedrijf voor mobiliteits-, TA- en HR-teams. Afhankelijk van de grootte van je mobiliteitsprogramma kan je RMC deze trainingssessies gratis geven of je bedrijf vragen om de hotel- en reiskosten te betalen (afhankelijk van de afstand en duur).
- Virtuele webinarachtige trainingssessies van het RMC.
- Land- of regiospecifieke training voor de belangrijkste locaties van je organisatie of locaties met unieke moeilijkheden.
- Inzichten van DSP's (destination services providers) en verhuuragenten over marktupdates, culturele normen en best practices.
- Advies van immigratiebedrijven over rode vlaggen, quota, geschatte tijdlijnen, minimumsalarissen, vereisten voor arbeidsmarkttests en meer.
-
We hebben veel succes geboekt met de overgang van regionale structuren naar een gecentraliseerd wereldwijd mobiliteitsprogramma door regelmatig trainingssessies te organiseren met leiders op het gebied van talentacquisitie. Deze sessies richten zich voornamelijk op het in kaart brengen van het mobiliteitstraject en de cruciale overwegingen tijdens het proces. Door regionale TA-belanghebbenden actief te betrekken bij discussies over mobiliteitsvoordelen en gewenste resultaten, hebben we een merkbare toename waargenomen in hun bereidheid om gestandaardiseerde processen in te voeren.
Tot slot is het voor organisaties van cruciaal belang om de teams voor wereldwijde mobiliteit en talentacquisitie op elkaar af te stemmen om een efficiënte aanwerving en succesvolle talentmobiliteit te garanderen. Door het verspreiden van relocatiegidsen, het evalueren van talentacquisitiecijfers, het implementeren van pre-acceptatie checkpoints, het voeren van pre-beslissingsgesprekken, het optimaliseren van HRIS-systemen en het houden van regelmatige trainingssessies kunnen organisaties de samenwerking bevorderen en de effectiviteit van deze teams verbeteren. Het bereiken van afstemming leidt tot het snel en conform aannemen van gespecialiseerde werknemers, vermindert risico's, verbetert de doorlooptijd en verbetert uiteindelijk de algehele tevredenheid van kandidaten en de naleving van de immigratieregels. Voortdurende inspanningen en investeringen in het op één lijn brengen van deze teams zullen bijdragen tot een meer gestroomlijnd en succesvol proces van talentacquisitie.