Een goed opgesteld relocatiebeleid voor binnenlandse werknemers zal de ervaring van de overgeplaatste persoon verbeteren, de kosten onder controle houden, voldoen aan de behoeften van uw werknemers en u helpen nieuw talent te winnen en te behouden. De ervaring van werknemers verbeteren betekent stress verminderen zodat werknemers zich kunnen concentreren op hun werk op hun nieuwe locatie.
Het aanbieden van een uitgebreid pakket relocatiediensten is cruciaal bij het opstellen van een relocatiebeleid waar zowel het bedrijf als de werknemer baat bij heeft. Een holistische aanpak ondersteunt niet alleen werknemers bij het omgaan met de complexiteit van een verhuizing, maar stroomlijnt ook het proces voor het bedrijf, waardoor de productiviteit behouden blijft en de administratieve last afneemt.
Het regelmatig herzien en bijwerken van het beleid om de huidige markttrends en aanpassingen van de kosten van levensonderhoud weer te geven, draagt bij aan de algemene tevredenheid van de werknemers en zorgt ervoor dat ze concurrerend blijven.
De 8 essentiële relocatievoordelen moeten deel uitmaken van je beleidsstrategie:
1) Woningverkoopprogramma's
2) Huurbijstand
3) Diensten op de plaats van bestemming
4) Huisraad
5) Forfaitair bedrag
6) Bijstand voor kosten van levensonderhoud (COLA)
7) Uitzonderingen op het beleid
8) Beleidsniveaus vs Flexvoordelen
8.5) Naleving
1) Programma's voor huisverkoop
Het aanbieden van een concurrerend huisverkoopvoordeel kan aanzienlijke voordelen opleveren voor zowel het bedrijf als de verhuizende werknemer. Door een gestandaardiseerd huisverkoopproces aan te bieden, kunnen bedrijven zorgen voor een consistente en gecontroleerde relocatie-ervaring, waardoor het risico op ontevredenheid of mislukte verhuizingen afneemt.
Gegarandeerde afkoop (GBO) of koperswaardeoptie (BVO)
- Het aanbieden van een GBO kan riskant zijn voor je organisatie omdat het werknemers een huisverkoop garandeert op basis van taxatiewaarde,
maar als het huis niet verkocht wordt dan neemt je bedrijf het huis in inventaris en moet het doorverkopen. - Een BVO daarentegen minimaliseert de organisatorische risico's van een GBO aanzienlijk, omdat uw bedrijf het huis van de werknemer pas koopt nadat de werknemer een externe koper heeft gevonden.
- Sommige bedrijven bieden een GBO aan hun leidinggevenden en een BVO aan niet-leidinggevenden.
GBO
Sommige polissen bieden een Guaranteed Buyout Program (GBO), waarbij het bedrijf of een externe verhuisservice het huis koopt als het niet binnen een bepaalde periode wordt verkocht. Dit zorgt ervoor dat de werknemer kan verhuizen zonder financiële druk.
Voordelen
- Belastingvoordeel voor uw bedrijf en de werknemer.
- Werknemers zijn niet verplicht om de afsluiting bij te wonen.
- Professionele taxateurs zorgen ervoor dat je bedrijf een concurrerende marktprijs biedt.
- Een gegarandeerd aanbod versnelt het verhuisproces zodat de overgeplaatste persoon sneller kan verhuizen.
Nadelen
- Het bedrijf draagt het risico om het huis te bezitten en te onderhouden totdat het wordt verkocht.
BVO
Met het Buyer Value Option (BVO) programma is de werknemer verantwoordelijk voor de marketing en verkoop van zijn huis op de open markt, maar zodra hij een bonafide bod van een koper heeft gekregen, koopt het bedrijf of een externe verhuisservice het huis tegen de overeengekomen prijs. Met deze aanpak kan de werknemer zijn huis verkopen tegen de reële marktwaarde, terwijl het bedrijf de sluiting en wederverkoop regelt, het proces stroomlijnt en de betrokkenheid van de werknemer bij de transactie minimaliseert nadat het bod is binnengehaald.
Voordelen
- Belastingvoordeel voor uw bedrijf & verkrijger.
- Werknemers zijn niet verplicht om de afsluiting bij te wonen.
- Minimaliseert de bedrijfskosten omdat de koper door de werknemer wordt beveiligd.
- Makelaarsmarktanalyse voltooid door twee makelaars om een geschikte marketingparameter vast te stellen.
Nadelen
- Als de verkoop van een huis niet doorgaat, gaan de huizen naar de bedrijfsvoorraad.
- Werknemers blijven financieel verantwoordelijk voor hun woning totdat een extern aanbod wordt geaccepteerd dat hun verhuizing naar de nieuwe werklocatie kan vertragen.
DR
Een Direct Reimbursement (DR) woningverkoopvoordeel biedt een flexibel, kosteneffectief alternatief voor BVO en GBO programma's. Het biedt werknemers de mogelijkheid om hun huis zelfstandig te verkopen terwijl ze financiële steun ontvangen voor belangrijke uitgaven zoals makelaarscommissies, afsluitkosten en juridische kosten.
Voordelen
- Lager financieel risico omdat je bedrijf geen onverkochte huizen in voorraad hoeft te nemen en werknemers verantwoordelijk zijn voor de verkoop van hun huis en het vooraf betalen van afsluitkosten/provisiekosten.
Nadelen
- Geen belastingvoordeel voor uw bedrijf of de werknemer.
- Je bedrijf zal extra brutokosten moeten maken (ervan uitgaande dat je brutokosten aanbiedt).
- Werknemer is verantwoordelijk voor alle kosten vooraf (afsluitkosten, commissiekosten, inspecties, enz.).
Thuisinspecties
De meeste bedrijven eisen een volledige thuisinspectie voor een GBO en BVO programma. De thuisinspectie wordt besteld door de Relocation Management Company (RMC).
Een inspectie helpt de risico's te beperken dat het bedrijf een huis koopt met onbekende significante gebreken.
De verkrijger moet alle nodige reparaties uitvoeren voordat hij verder kan gaan in een BVO- of GBO-programma.
Sommige bedrijven willen niet te kieskeurig zijn over de vereiste reparaties, dus een alternatief voor een volledige woninginspectie is een inspectie van grote onderdelen.
- Goed
- Septisch
- Radon
- Termieten
- Stucco
Als er vermoedens zijn van problemen op andere gebieden, kan er opdracht worden gegeven voor aanvullende inspecties:
- HVAC
- Dak
- Sanitair en/of elektriciteit binnen
- Structuur/fundering
Bonus huisverkoop
Een huisverkoopbonus kan een stimulans zijn voor werknemers om hun huis snel te verkopen.
-
- Voordelig voor uw bedrijf als u een GBO aanbiedt; minder aangeboden in een BVO-programma.
- Bepaal de bovengrens van dit voordeel en of de bovengrens afhankelijk is van de rol van de werknemer. Veel bedrijven baseren het op een percentage van de verkoop en/of bieden een hogere bonus voor degenen die hun huis binnen een gewenst tijdsbestek kunnen verkopen.
- Dit is niet nodig in de huidige vastgoedmarkt, omdat huizen snel worden verkocht omdat de vraag groter is dan het aanbod van de beschikbare voorraad.
Verlies op verkoop
Sommige bedrijven bieden een verlies bij verkoop, waarbij het bedrijf een extra voordeel biedt aan werknemers die hun huis verkopen voor minder dan de oorspronkelijke aankoopprijs.
Dit voordeel komt vaker voor bij leidinggevenden dan bij niet-leidinggevenden (meestal met een maximumbedrag).
2) Huurhulp
Werknemers in verschillende levensfasen hebben uiteenlopende huisvestingsbehoeften. Huursubsidie zorgt ervoor dat het relocatiebeleid van het bedrijf inclusief is en verschillende situaties ondersteunt, zoals jongere werknemers of werknemers die verhuizen naar stedelijke gebieden waar huren gebruikelijker is.
Daarnaast helpt het bieden van huurhulp de stress van de verhuizing tot een minimum te beperken en vergemakkelijkt het de overgang naar de nieuwe werksituatie. Een essentieel onderdeel van dit voordeel is het helpen van overgeplaatste personen bij vroegtijdige huuropzegging.
Als je ervoor kiest om huurhulp aan te bieden, overweeg dan het volgende:
-
-
- Hoeveel dagen huur je wilt zoeken.
- Het instellen van plafonds voor huursubsidie zorgt ervoor dat je bedrijf de kosten in de hand houdt. Als een werknemer de limiet overschrijdt, beslis dan op individuele basis of je een uitzonderingsvoordeel geeft.
- Moedig werknemers aan om met verhuurders te onderhandelen over het opnemen van een diplomatieke clausule in de huurovereenkomst die toekomstige verbrekingskosten verlaagt.
-
3) Bestemmingsdiensten
Verhuizen naar een nieuwe locatie kan een overweldigende ervaring zijn voor werknemers. Bestemmingsdiensten spelen een cruciale rol in het vergemakkelijken van deze overgang door ondersteuning te bieden die werknemers helpt zich sneller en comfortabeler te vestigen. Essentiële bestemmingsdiensten zijn onder andere tijdelijke huisvesting, hulp bij het vinden van een woning en inwerkdiensten.
Door uitgebreide bestemmingsservices aan te bieden, kunnen bedrijven de stress die gepaard gaat met een verhuizing aanzienlijk verminderen, zodat werknemers zich kunnen concentreren op hun nieuwe functie en sneller productief worden. Een goed ondersteunde overgang verbetert niet alleen de ervaring van de werknemer, maar draagt ook bij aan hun algehele tevredenheid en succes in hun nieuwe functie.
Essentiële bestemmingsservices voor een verhuizing binnen de VS omvatten: Het vinden van een huis, inclusief tijdelijke huisvesting of reizen op huizenjacht en de afsluitkosten van de bestemming.
Tijdelijke huisvesting
Verhuizen naar een nieuwe locatie kan een overweldigende ervaring zijn voor werknemers. Bestemmingsdiensten spelen een cruciale rol in het vergemakkelijken van deze overgang door ondersteuning te bieden die werknemers helpt zich sneller en comfortabeler te vestigen. Essentiële bestemmingsdiensten zijn onder andere tijdelijke huisvesting, hulp bij het vinden van een woning en inwerkdiensten.
Door uitgebreide bestemmingsservices aan te bieden, kunnen bedrijven de stress die gepaard gaat met een verhuizing aanzienlijk verminderen, zodat werknemers zich kunnen concentreren op hun nieuwe functie en sneller productief zijn.
Een goed ondersteunde overgang verbetert niet alleen de ervaring van de werknemer, maar draagt ook bij aan hun algemene tevredenheid en succes in hun nieuwe functie.
Huis zoeken/ Huizenjacht Reis
Het verstrekken van een forfaitair reisbedrag zal het proces vereenvoudigen en werknemers in staat stellen om huizenjachtreizen te boeken/betalen.
Zie hieronder voor meer informatie over forfaitaire bedragen
Bestemming Afsluitkosten
Veel bedrijven zullen deze vergoeding aanbieden aan leidinggevenden versus niet-leidinggevenden.
- Het aftoppen van de ondersteuning is een manier om de kosten voor dit belastbare voordeel te beheersen, vooral als je bedrijf een brutovergoeding verstrekt. Dit kan vooral handig zijn als werknemers verhuizen naar dure woonbestemmingen.
- Het is aan te raden om alleen typische afsluitkosten te vergoeden om te voorkomen dat uw bedrijf posten vergoedt die niet standaard zijn.
Sommige werkgevers bieden hulp bij de afsluitkosten aan huidige huurders die een huis kopen op hun nieuwe locatie.
- Als je besluit dit voordeel te bieden, beslis dan wie ervoor in aanmerking komt. Alleen nieuwe werknemers of bestaande werknemers, alleen leidinggevenden of op basis van functieniveau?
- Hoewel het niet het meest aangeboden voordeel is, kan een stimulans om te huren uw bedrijf potentiële kostenbesparingen opleveren bij toekomstige verhuizingen.
- Een goede optie voor werknemers die vaak verhuizen, omdat uw bedrijf zo kan afzien van het betalen van afsluitkosten en toekomstige kosten voor de verkoop van een huis voor dezelfde werknemer.
4) Huishoudelijke goederen
De HHG-verhuizing is een van de meest stressvolle fasen van een verhuizing. Het dekken van de kosten en logistiek van het verzenden van huishoudelijke goederen vermindert deze stress aanzienlijk en helpt werknemers zich te concentreren op de overgang naar hun nieuwe functie.
-
- Zorg ervoor dat je RMC proactief is in zijn communicatie en mogelijkheden biedt voor werknemers om live feedback te geven, zodat eventuele problemen onmiddellijk kunnen worden aangepakt.
- Controleer of het RMC transparante prijzen, gedetailleerde tracering van uitgaven en uitgebreide verzekeringsdekking biedt om risico's te beperken.
- De meeste bedrijven bieden fiscale hulp bij HHG-verhuizingen, vooral sinds de Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) van 2018 is aangenomen.
Voertuig verzending
Bespaar kosten door het aantal toegestane voertuigen te baseren op de verhuisafstand. Het is gebruikelijk dat bedrijven ten minste één voertuig aanbieden als de afstand meer dan 500 mijl is, en maximaal twee als de afstand meer dan 1000 mijl is. Dit vermindert de stress van de werknemer en het gezin om lange afstanden af te leggen in aparte voertuigen.
Tijdelijke opslag
De meeste bedrijven zullen zorgen voor tijdelijke opslag van de huisraad van de werknemer totdat er permanente huisvesting is.
- Een goed gedefinieerd beleid dat tijdelijke opslag omvat, biedt duidelijke richtlijnen voor zowel de werknemer als het bedrijf en vermindert onduidelijkheid en mogelijke geschillen over wat gedekt is tijdens het verhuisproces.
- Om kosten te besparen, bied dit voordeel niet aan om persoonlijke redenen, bijv. tijdens verbouwingen aan het huis, wanneer de werknemer spullen wil opslaan totdat het werk klaar is, of als de werknemer op vakantie gaat en niet aanwezig kan zijn voor de HHG-levering.
5) Forfaitair bedrag
Beslis of je een gedeeltelijke of volledige forfaitaire polis wilt aanbieden aan overgeplaatste werknemers. Sommige werknemers vinden het prettig om hun verhuiskosten naar eigen inzicht te kunnen besteden.
Voordelen voor het verstrekken van forfaitaire bedragen zijn onder andere de volgende:
-
- Kostenbeheersing
- Eenvoudige budgettering en administratie
- Concurrentievermogen op de markt
- Geweldig voor werknemers die minder hoeven te bewegen
- Stage programma's
Er zijn drie hoofdtypen forfaitaire bedragen die hieronder worden besproken: alleen
forfaitair bedrag (geen counseling); beheerd forfaitair bedrag (met counseling); en forfaitair bedrag (naast andere uitkeringen).
Alleen een uitkering ineens
(geen counseling)
De verkrijger ontvangt één vast bedrag. De werknemer beslist zelf hoe hij dit geld wil besteden.
- Wordt vaak gebruikt voor niet-leidinggevenden, waaronder starters en werknemers in ontwikkelingsprogramma's die vaak van locatie wisselen.
- Normaal gesproken niet gebruikt bij verhuizingen van een hoger niveau.
- De meeste forfaitaire bedragen zijn minder dan $5K
Beheerde forfaitaire som
(met begeleiding)
Hiermee behoudt uw bedrijf gedeeltelijke controle over hoe de werknemer het geld gebruikt, terwijl er toch enige flexibiliteit is. Het RMC adviseert de werknemer over goedgekeurde manieren waarop hij/zij het beheerde forfaitaire bedrag kan gebruiken en het geld wordt verstrekt als terugbetaling nadat de werknemer de kosten heeft gemaakt of rechtstreeks gefactureerd aan een van de leverancierspartners van uw RMC.
- Beheerde forfaitaire bedragen worden vaker gebruikt als het enige voordeel voor leidinggevenden of werknemers op een hoger niveau versus een forfaitair bedrag alleen (geen counseling), dat vaker wordt gebruikt voor werknemers op instapniveau.
Forfaitair bedrag
(naast andere voordelen)
Dit is het meest gebruikte type uitkering ineens. Het werkt goed omdat bedrijven andere voordelen kunnen bieden - op maat van de specifieke verhuisbehoeften van de persoon - en toch een eenmalige uitkering kunnen geven die de werknemer naar eigen goeddunken kan besteden.
Met dit soort voordelen kan je bedrijf ook de kosten in de hand houden, en het voegt wat extra flexibiliteit toe voor de werknemer.
Aanpassing van de kosten van levensonderhoud (COLA)
Sommige werknemers verhuizen misschien naar een gebied met lagere kosten van levensonderhoud en andere verhuizen misschien naar een bestemming met veel hogere kosten. Als de kosten hoger zijn, bieden sommige bedrijven een tijdelijke toelage voor de kosten van levensonderhoud om het financiële gat te overbruggen. Mogelijkheden voor uitbetaling zijn maandelijks, driemaandelijks, jaarlijks of een eenmalig bedrag ineens.
- Stel een eindperiode in voor deze vergoeding en beslis of de vergoeding tijdens die periode langzaam afneemt.
- Bedrijven moeten ook rekening houden met de fiscale gevolgen van COLA-betalingen en zorgen voor duidelijke communicatie met werknemers over hoe de aanpassing wordt bepaald.
Het is het beste om dit voordeel alleen aan te bieden aan werknemers die verhuizen naar bestemmingen met hogere kosten. Als je werknemer verhuist van een gebied met hoge kosten van levensonderhoud naar een ander, overweeg dan om dit voordeel in te houden. Vaak stellen werkgevers een drempel vast (meestal een percentage) om het voordeel aan te bieden. Anderen stellen specifieke gebieden/steden vast en bieden het voordeel alleen aan werknemers die naar deze vooraf bepaalde locaties verhuizen.
7) Uitzonderingen op het beleid
Bepaal hoe u wilt omgaan met beleidsuitzonderingen en zorg ervoor dat u en uw RMC op één lijn zitten. Ontwikkel een goed gedefinieerd proces voor het aanvragen en evalueren van uitzonderingen, inclusief wie bevoegd is om ze goed te keuren en onder welke omstandigheden uitzonderingen worden overwogen. Ook al heb je een goed relocatiebeleid voor werknemers, het is niet altijd one-size-fits-all! Individuele culturen, specifieke behoeften en familiedynamiek kunnen uitzonderingen noodzakelijk maken. Zorg ervoor dat je RMC alle aanvragen/uitkomsten bijhoudt. Bekijk regelmatig het soort en de frequentie van de gevraagde uitzonderingen om patronen of hiaten in het huidige beleid te identificeren, die kunnen aangeven dat het beleid moet worden aangepast.
Enkele veelvoorkomende verzoeken voor beleidsuitzonderingen kunnen het volgende inhouden:
- Uitgebreide tijdelijke huisvesting of opslag van huisraad
- Extra kratten van items, voertuigen die verscheept moeten worden of andere diensten voor een verhuizing van huishoudelijke goederen
- Parameters voor huisvermelding / Vereisten voor in aanmerking komend huis
- Extra vergoedingen voor reizen
- Reparatievereisten
- Voordeel extensies
8) Beleidsniveaus vs Belangrijkste voordelen
Beleidsniveaus
Met beleidsniveaus selecteert het bedrijf welke werknemers specifieke voordeelpakketten krijgen. Vaak worden werknemers in verschillende niveaus (tiers) ingedeeld op basis van factoren zoals functieniveau, anciënniteit of verhuisafstand, waarbij elk niveau een vooraf gedefinieerde reeks voordelen biedt.
Relocatievoordelen voor een leidinggevende kunnen bijvoorbeeld anders zijn dan voordelen voor een starter. Hoewel een gedifferentieerd beleid een bedrijf in staat stelt om selectief te zijn met betrekking tot de voordelen die worden aangeboden aan elk niveau van werknemer, kunnen sommige voordelen worden aangeboden in alle pakketten.
Met andere woorden, een HHG-verhuizing kan worden aangeboden aan alle werknemers die verhuizen, maar de kosten van de verhuizing kunnen een bovengrens hebben voor werknemers op een lager niveau. Sommige bedrijven bieden alleen hulp bij de verkoop van een huis aan werknemers op een hoger niveau, maar alle andere voordelen kunnen hetzelfde zijn ongeacht de rol/het functieniveau van de werknemer.
Naast het functieniveau van de werknemer kunnen ook andere factoren van invloed zijn op het niveau waarin een werknemer past, zoals of hij een huiseigenaar is of een huurder, of een nieuwe werknemer of een bestaande werknemer.
Belangrijkste voordelen
Core Flex voordelen bieden een meer op maat gemaakte oplossing door een kernset van essentiële relocatievoordelen te bieden aan alle werknemers en tegelijkertijd aanvullende flexibele voordelen toe te staan die werknemers kunnen kiezen op basis van hun specifieke omstandigheden.
Hoewel Core Flex meer maatwerk biedt en de tevredenheid van werknemers kan verhogen, vereist het een complexere administratie en zorgvuldige communicatie om ervoor te zorgen dat werknemers hun opties begrijpen.
8.5) Naleving
Compliance is een essentiële overweging bij het ontwikkelen van een Amerikaans binnenlands relocatiebeleid, omdat het ervoor zorgt dat het bedrijf zich houdt aan alle relevante wetten en regels. Dit omvat het begrijpen van belastingimplicaties, arbeidswetten en vastgoedpraktijken die per staat verschillen. Het opstellen van een beleid dat prioriteit geeft aan naleving helpt risico's te beperken, potentiële juridische problemen te voorkomen en zorgt ervoor dat zowel het bedrijf als de overgeplaatste persoon beschermd zijn.
Conclusie
Bij het opstellen van een effectief binnenlands relocatiebeleid voor de VS is het van cruciaal belang om een aantal best practices te overwegen die zowel aan de behoeften van werknemers als aan de doelstellingen van de organisatie voldoen. Vergelijk uw beleid regelmatig met de industrienormen en concurrenten om ervoor te zorgen dat het concurrerend en effectief blijft.
Overweeg om samen te werken met een goede RMC die kan helpen bij het schrijven van je beleid, het regelmatig kan benchmarken en het kosteneffectief kan beheren.
Download voor meer best practices ons Global Mobility Benchmark Report 2024.
