De cruciale taak van implementatie in wereldwijde mobiliteit

Het implementeren van een nieuw Relocation Management Company (RMC) kan een ontmoedigende taak zijn. Meerdere belanghebbenden zijn betrokken bij zowel het RMC als uw organisatie, papierwerk moet worden voltooid, technologie-integraties moeten worden gecreëerd en uw bestaande overgeplaatste personen moeten worden verzorgd. Maar wat is de beste manier om dit proces in goede banen te leiden? Ik sprak met Jenny Blechl, manager strategische initiatieven en implementaties bij WHR, om haar inzicht te krijgen in implementaties en de rol die ze spelen in wereldwijde mobiliteit.

AH: Laten we beginnen met een makkelijke vraag... Kun je me meer vertellen over je rol bij WHR Global?

JB: Absoluut! Mijn rol bij WHR is het afgelopen jaar veranderd van Client Services Manager naar Manager Strategische Initiatieven en Implementaties, omdat we onze aanwezigheid blijven uitbreiden en met meer organisaties gaan samenwerken. We willen echt de tijd nemen om ons te concentreren op de implementatie en ervoor zorgen dat deze partnerschappen op de juiste manier van start gaan. Ik denk dat dit samengaat met het vermogen van WHR om klanten te behouden - we hebben er in tien jaar nog geen verloren.

Implementaties bij nieuwe klanten

AH: Leg me eens wat meer uit over implementatie, het helpen behouden van klanten. Wat betekent dat voor jou?

JB: Implementatie is waar we alles te weten komen over de cultuur, het beleid en de procedures van de klant. Het is onze enige kans om ervoor te zorgen dat we de plannen leggen voor een geweldige samenwerking. Partnerschap is afstemmingen we willen vanaf dag één op één lijn zitten met het inwerkbedrijf. Een heel eenvoudig voorbeeld daarvan is 'hoe verwijst u naar uw werknemers? We hebben met bedrijven gewerkt die hen partners, collega's, eigenaars... noem maar op, veel verschillende modewoorden. Maar we nemen zelfs die kleine details en trainen onze adviesteams om ze in hun dagelijkse spraak te gebruiken.

AH: Wat denk je dat WHR anders doet als het een nieuwe klant binnenhaalt?

JB: We vieren elke nieuwe klant. We geven ze een uitzonderlijke ervaring vanaf het eerste verkoopgesprek tot aan het einde van de implementatie, zodat ze precies weten wat ze kunnen verwachten als ze hun samenwerking met ons voortzetten. We hebben echt alleen het beste met hen voor en zijn zeer proactief. Bovendien blijven we op de hoogte van wat er in de sector gebeurt en besteden we veel aandacht aan onze huidige klanten. Vervolgens gebruiken we die informatie om best practices aan te passen en aan te bevelen aan nieuwe klanten. We hebben meer dan 3000 datapunten en processen die we kunnen aanpassen aan de unieke behoeften van de klant. Ik ben ook betrokken bij de verkoop- en offerteprocessen en ook daar zijn we voortdurend bezig met aanpassen. Nogmaals, dit is een van de dingen die ik zo leuk vind aan WHR. We hebben precies de juiste grootte om met een deskundige, strategische groep door al deze processen te navigeren. Ik ben graag betrokken bij het verkoopproces, want als het tijd is voor de implementatie, ken ik de belangrijkste belanghebbenden al.

AH: Er is hier veel fluïditeit tussen de afdelingen. Kun je me daar meer over vertellen?

JB: Absoluut! Dit is dus zeker uniek voor WHR. We hebben geen afdelingen die verspreid zijn over de hele wereld. Onze locatie betekent dat ik het vertrouwde gezicht en de vertrouwde stem kan zijn voor de nieuwe klant, van verkoop tot implementatie en hun eerste volledige dossier bij WHR. De Client Services Manager is ook nauw betrokken bij de implementatie, zodat hij uit eerste hand kan horen hoe de klant precies wil dat het programma wordt uitgevoerd.

Technologie voor verhuisbeheer

AH: Er heerst hier zo'n gemeenschapsgevoel, ik weet wat je bedoelt. Hoe zit het met technologie? Welke rol speelt dat bij de implementatie?

JB: Ik ben zo enthousiast over onze nieuw ontwikkelde 'Implementatiegids'. Het was een beetje een werk van liefde, maar het is zo'n impactvol stuk. Ik denk dat een aantal van onze initiatieven voor dit project bestonden uit het proberen om proactief te zijn en de juiste vragen te stellen, maar ook hoe we het eenvoudig kunnen maken. Onze niche is 'het complexe eenvoudig maken' en ik denk echt dat we dat doen met deze nieuwe ontwikkeling. Implementatie is zo'n wijdverspreid, complex proces en het is onze taak om de stress weg te nemen en het te stroomlijnen. Met onze nieuwe technologie kunnen we alle kennis die we al hebben invoeren en ook onze suggesties. Dan kunnen we met de nieuwe klant gaan zitten en een gesprek voeren in plaats van alleen maar papierwerk door te nemen. Het maakt het ook mogelijk om specifieke informatie direct door te sturen naar de juiste persoon, of dat nu de salarisadministratie of AP is, het doet het allemaal. Het helpt echt om er zeker van te zijn dat er geen middel onbeproefd blijft en dat we de nieuwe klant zo goed mogelijk ondersteunen.

AH: Wanneer moet implementatie worden besproken als je op zoek bent naar een nieuw RMC?

JB: Ik denk dat het geen vraag van de eerste orde is, maar het moet zeker besproken worden. Ik ben blij dat vragen worden opgenomen in het RFP-proces - en vooral blij als er polissen worden opgenomen. We leren zoveel van een polis buiten de uitkeringscomponenten, het is zelfs de formulering van de polis... of de stijl en lengte ervan. Het klinkt misschien gek, maar het kan een groot verschil maken. Houden ze het kort en bondig? Of worden dingen heel grondig uitgelegd, waarbij alles aan bod komt? Ik denk ook dat RFP's die vragen naar de tijd en betrokkenheid van de klant bij de implementatie een zeer inzichtelijke vraag zijn. Inzicht in de tijdlijn, wie erbij betrokken moet worden en hoeveel tijd de klant nodig heeft... het schept verwachtingen voor tijd en middelen, zodat je weet waar je aan begint. Het is een hele klus om een nieuwe RMC te kiezen en dingen geïmplementeerd te krijgen. We hebben horrorverhalen gehoord over andere RMC's met onbekende implementatiekosten of lange tijdlijnen, maar het is mijn taak om het zo pijnloos mogelijk te maken en de benodigde tijd te minimaliseren.

AH: Tot slot, hoe zit het met overgangsbestanden? Wat is de beste manier om daarmee om te gaan?

Overgang Lopende verhuizingen en opdrachten

JB: Dat is zo'n interessant onderwerp als het gaat om implementatie, want nogmaals, ik denk dat er vaak zoveel aandacht wordt besteed aan het algemene programma en hoe om te gaan met nieuwe bestanden. De realiteit is dat overgangsbestanden er bijna altijd zijn en we willen er echt voor zorgen dat ze een geweldige verhuizing hebben, ook al is hun contactpersoon veranderd. We proberen het aantal leverancierswisselingen tot een minimum te beperken - en dat zegt iets over onze onafhankelijkheid en het feit dat we met echt iedereen kunnen werken. We doen er veel aan om het rimpeleffect van transitiebestanden te minimaliseren en doen er alles aan om met de klant samen te werken. Dat kan inhouden dat we samenwerken met leveranciers die normaal gesproken geen deel uitmaken van ons netwerk, of soms zelfs gezamenlijke gesprekken voeren met het voormalige RMC om de status van het overgangsdossier te bespreken. We zorgen ervoor dat we begrijpen welke diensten nodig zijn om ervoor te zorgen dat er niets tussen wal en schip valt.

AH: Geweldig, heel erg bedankt, Jenny.

JB: Dank je wel!