Denk even na over online dating. Stel je voor dat je een romantische partner voor de lange termijn wilt vinden. Je wilt een verbintenis, iets dat lang zal duren. Je wilt iemand op wie je kunt rekenen en die je steunt in goede en slechte tijden. Het belangrijkste is dat je iemand wilt met wie je je toekomst kunt plannen - een toekomst die geluk en succes inhoudt.
Zou je je zoektocht beginnen met onmiddellijk huwelijksaanzoeken te vragen van bijvoorbeeld 8-10 potentiële huwelijkskandidaten? Zou je de mogelijkheid van een serieuze verbintenis van volslagen vreemden met wie je nog nooit hebt gesproken, ontmoet of zelfs maar een afspraakje hebt gehad overwegen?
Wat heeft casual dating versus het zoeken naar een serieuze verbintenis te maken met het RFP-proces? Het huidige en veelgebruikte Request for Proposal (RFP)-proces houdt in dat bedrijven (de koper) formele, schriftelijke zakelijke toezeggingen vragen aan verschillende gegadigden (verkopers/leveranciers) voordat ze elkaar ooit ontmoeten of spreken. Het probleem met het RFP proces is vergelijkbaar met de problemen die sommigen hebben ondervonden met online dating.
Iedereen kan een geweldig datingprofiel schrijven, maar totdat je elkaar daadwerkelijk ontmoet, spreekt en/of tijd met elkaar doorbrengt, weet je dan echt waar je aan begint? Hoe kan elke persoon een goede pasvorm beoordelen op basis van het lezen van online profielen en het uitwisselen van schriftelijke communicatie? Geven de geschreven woorden echt de informatie die nodig is om te bepalen of de andere persoon een goede potentiële match is? Zijn de woorden alleen een waarheidsgetrouwe en goede weerspiegeling van de andere persoon, of in het geval van RFP's - geeft het geschreven voorstel een uitgebreide en volledige weergave van de potentiële verkoper? Vergeet niet dat u als inkoper niet alleen een dienst of product koopt, maar ook een zakenpartner die een verlengstuk van uw bedrijf is en u op de markt vertegenwoordigt. Je koopt een cultuur, persoonlijkheden en processen.
De huidige situatie
Het typische RFP-proces gaat ongeveer als volgt:
- Het vragende bedrijf stuurt een uitnodiging voor een RFP met gemiddeld 50-150 vragen.
- Deze vragen worden dan verspreid onder 8-10 of meer potentiële verkopers - van wie ze er veel nog nooit hebben ontmoet of gesproken.
- Potentiële leveranciers reageren op de RFP met een definitief voorstel van gemiddeld 50-150 pagina's, of langer.
- Het aanvragende bedrijf beoordeelt alle voorstellen en afhankelijk van hun bedrijfstype/organisatiestructuur kan dit beoordelingsproces verschillende personeelsleden van verschillende interne afdelingen en uit verschillende landen omvatten.
- Het aanvragende bedrijf beperkt zijn potentiële leveranciers tot een korte lijst die wordt uitgenodigd voor een persoonlijke presentatie.
- Na persoonlijke ontmoetingen beperkt het aanvragende bedrijf zijn lijst weer tot een of twee potentiële leveranciers voor een beste en definitieve offerte.
- Deze leveranciers worden uitgenodigd voor een tweede ronde van persoonlijke presentaties.
- Het aanvragende bedrijf kan een bezoek brengen aan de kantoren van een of twee finalisten.
- Het bedrijf kent het bedrijf uiteindelijk toe.
De problemen
1. Tijd = Geld
Wat is er mis met het bovenstaande RFP-proces? Om te beginnen, tijd = geld. Volgens WHR Group, Inc. (WHR) President, Paul DeBoer, "We verwelkomen RFP aanvragen, maar we geloven ook dat er een efficiëntere en kosteneffectievere manier is." WHR is een wereldwijd relocatiebedrijf en het reageren op RFP-verzoeken is een normaal onderdeel van het zakendoen. DeBoer denkt dat het proces niet het beste is gezien de hoeveelheid mankracht, tijd en kosten die bedrijven spenderen aan het niet alleen voorbereiden van hun RFP-vragenlijsten voor de biedingen, maar ook omdat het personeel van bedrijven de ingevulde RFP-reacties van 50-150 pagina's van gemiddeld 8-10 bieders bekijkt.
Het huidige proces is langdurig en kostbaar; en veel van de bovenstaande stappen worden al uitgevoerd voordat het bedrijf potentiële leveranciers heeft ontmoet of gesproken, legt DeBoer uit. Het is gebruikelijk voor een bedrijf om intern personeel van veel verschillende afdelingen in te zetten om RFP's voor te bereiden en schriftelijke reacties te beoordelen. "Als je denkt aan de kosten van een HR-manager, een salarisadministrateur, een inkoopmanager, een belastingmanager, een boekhoudmanager en een logistiek manager, die samen tienduizenden uren besteden aan het plannen en beoordelen van offerteaanvragen, dan loopt dit in de tienduizenden euro's."
Zodra alle medewerkers de reacties hebben beoordeeld en het bedrijf de lijst heeft ingekort en verschillende potentiële leveranciers heeft uitgenodigd voor persoonlijke bijeenkomsten, hoeveel medewerkers nemen dan deel aan die bijeenkomsten? Wat is hun jaarsalaris en hoeveel uur besteedt elke medewerker aan het vooraf plannen van interne vergaderingen, vergaderingen over de presentatie van leveranciers en interne beoordelingen na de presentatie?
Ten slotte wordt de lijst na vergaderingen op locatie bij de klant teruggebracht tot één of twee leveranciers die meestal worden uitgenodigd voor nog een ronde van beste en laatste vergaderingen. Op basis van het salaris van elke werknemer en de bestede tijd kun je de totale kosten per werknemer berekenen. "Je zou zien dat het gewoon geen kosteneffectief proces is," zegt DeBoer.
2. Dansen met vreemden
Een groot deel van de tijd die hierboven wordt uitgelegd, wordt besteed voordat een bedrijf zelfs maar met potentiële leveranciers spreekt om meer te weten te komen over de missie, waarden, doelen, doelstellingen, visie, aanwervingsnormen en het belangrijkste personeel van de leverancier.
Hetzelfde geldt voor de potentiële leverancier, die alleen een glimp van de koper opvangt via het papierwerk van de RFP-aanvraag, of door de website of sociale media van een bedrijf door te spitten. Hoe kan een leverancier zich echt positioneren als een potentiële adviserende partner voordat er een goed begrip en gesprek is over de pijnpunten, uitdagingen, successen, behoeften, zwakke punten of redenen van het bedrijf om een nieuwe leverancier te zoeken?
Executive Vice President bij Powell Relocation Group, Bridget Ritchie, CRP, GMS, zegt: "Het is algemeen bekend dat verhuizen een van de grootste stressfactoren in het leven is waar iemand mee te maken kan krijgen. Als onderdeel van een bedrijfsverhuizing is het ook een van de meest persoonlijke delen van de verhuizing. Wanneer een bedrijf overweegt wie het huis van zijn werknemers binnenkomt en met al hun persoonlijke spullen omgaat, zouden ze potentiële partners niet eens op de dansvloer moeten uitnodigen totdat ze de basis over hen weten." Ritchie is van mening dat een koper de cultuur en achtergrond van een potentiële partner al van tevoren moet kennen. Powell Relocation Group is een 60 jaar oud verhuisbedrijf.
In de verhuisarena voor huishoudelijke goederen (HHG) van Ritchie is het niet ongewoon dat RFP's gestandaardiseerd zijn. "Hoewel niet alle, zijn er veel bedrijven die van het RFP-proces een machine maken, terwijl het in werkelijkheid een zeer persoonlijk eindproces is voor de werknemerservaring van een klant. HHG-providers raken fysiek de persoonlijke spullen van uw werknemers aan. Wil je echt een beslissing nemen over wie dat doet voordat je ze ontmoet hebt, hun cultuur begrijpt en ernaar vraagt?" Ritchie gelooft dat het beter zou zijn als bedrijven eerst met hun drie favoriete potentiële leveranciers om de tafel gaan zitten en bespreken wat voor hen het belangrijkst is.
Gewoonlijk leest niemand de RFP in zijn geheel, legt Ritchie uit. In plaats daarvan worden de RFP antwoorden opgesplitst door van toepassing zijnde bedrijfsafdelingen, waaronder human resources, IT, compliance, etc., die elk hun eigen secties lezen. Ritchie is van mening dat dit proces onbetaalbaar en verouderd is voor klanten als je het aantal vragen/antwoorden in aanmerking neemt en dat vermenigvuldigt met het aantal bieders.
Ritchie vergeleek het huidige RFP-proces met dating-apps en zei: "Op dating-apps voer je al de noodzakelijke criteria in die je zoekt in een partner; de noodzakelijke basis voordat je ze zelfs maar overweegt als partner. Dan verschijnen alle mogelijke kandidaten en begin je te scrollen. Je moet god, rechter en jury zijn op basis van iemands profielfoto en korte beschrijving, voordat je beslist of je zelfs het volledige profiel wilt lezen. Hoewel het misschien een verspilling van tijd lijkt om iemand in een vroeg stadium persoonlijk te ontmoeten om te beslissen of je een toekomstige relatie met hem of haar wilt overwegen, zou ik nooit een relatie willen beginnen op basis van alleen maar woorden die ze over zichzelf hebben geschreven. Iemand eerst ontmoeten kan veel tijd besparen in het proces. Op papier voldoen ze aan al mijn criteria, maar door ze te ontmoeten kan ik ze in het echt zien; om een gevoel te krijgen of ik met ze wil daten, laat staan een relatie met ze wil beginnen."
Als het er echt op aankomt wie de laagste prijs heeft, legt DeBoer uit, "dan kan het uitbrengen van een RFP zonder voorafgaande gesprekken of vergadering zinvol zijn."
Het huidige RFP-proces vindt plaats voordat bedrijven zelfs maar geschiktheid hebben vastgesteld. Of, in vergelijking met daten, voordat de juiste kandidaten zijn geïdentificeerd. Als uw bedrijf mensen aanneemt, voert u dan gesprekken met elke kandidaat die een cv opstuurt, of screent u eerst kandidaten en stelt u een korte lijst op van geschikte kandidaten die de behoefte van de vacature kunnen oplossen? Als die geschikte kandidaten eenmaal zijn geïdentificeerd, gaat uw bedrijf dan meestal niet in gesprek met die kandidaten? Gewoonlijk krijgen kandidaten de kans om met een potentiële werkgever te praten om te bespreken hoe ze bij elkaar zouden kunnen passen op basis van doelen, vaardigheden, persoonlijkheden, waarden en ervaring. Het is een gesprek dat bestaat uit ontmoeten, praten, vragen stellen en beantwoorden, allemaal om de geschiktheid vast te stellen.
Partner, Executive Vice President Heather James, CRP, GMS, en Executive Vice President Karl Thuge, beiden van Nomad Temporary Housing, gaven hun mening over het huidige RFP-proces. "Een deel van het succes in het leveranciersselectieproces is het stellen van de juiste vragen en vaak doen veel bedrijven dat niet," zei James.
Thuge vindt dat het doorlichtingsproces strenger moet zijn en dat bedrijven eerst een Request for Information (RFI) moeten uitgeven voordat ze een RFP doen, met niet meer dan 10 vragen. "Op die manier, als je iemand nodig hebt met kantoren op internationale locaties, of als je een hightech oplossing nodig hebt of als je een provider wilt zonder voicemail, kun je ongekwalificeerde bieders er meteen uitfilteren", aldus Thuge.
Thuge is ervan overtuigd dat een RFI referenties moet bevatten en dat bedrijven deze referenties moeten controleren voordat ze aanbieders uitnodigen om deel te nemen aan het formele RFP biedproces. Zowel Thuge als James zijn ook van mening dat bedrijven die een offerte aanvragen met betrouwbare collega's uit de sector moeten praten en moeten uitzoeken of de huidige leverancier van de collega wel of niet geschikt is en waarom.
Volgens de onafhankelijke mobiliteitsconsultant John B. Sculley, SCRP, moeten bedrijven hun interne onderzoek en due diligence doen voordat ze er zelfs maar aan denken om de markt op te gaan voor offertes. Sculley helpt bedrijven met hun behoeften op het gebied van werknemersverplaatsing, waaronder intern beleid, servicebeheer, selectie van aanbieders en assistentie van het inkoopteam bij de selectie van aanbieders.
"Bedrijven moeten hun interne huiswerk doen," zegt Sculley. "Ze moeten goed kijken naar hun zakelijke gebruikers en bedrijfsfunctiespecialisaties, zodat wat het bedrijf uiteindelijk koopt echt anticipeert op de behoeften van hun bedrijfsomgeving. Sommige bedrijven denken dat ze een potentiële leverancier een plezier doen door hem in het RFP-proces te gooien voordat het bedrijf zelfs maar heeft overwogen of de leverancier eigenlijk wel bij hen past." Sculley raadt bedrijven aan om vooraf een screening uit te voeren voordat ze inschrijvers uitnodigen om er zeker van te zijn dat de inschrijvers voldoen aan de algemene kwalificaties van het bedrijf.
Sculley legt uit dat hij RFP's heeft gezien met meer dan 600 vragen en acht bieders. Als je de rekensom maakt, komt dat neer op bijna 5.000 reacties! Bedrijven hebben moeite met het evalueren en scoren van deze hoeveelheid reacties en kunnen overweldigd raken. "Bedrijven moeten alleen vragen stellen die direct hun eigen criteria ondersteunen en geen RFP-vragen uit andere bronnen knippen of plakken. Een betere aanpak is om te beslissen welke criteria het belangrijkst zijn voor het bedrijf en alleen vragen te stellen die betrekking hebben op die criteria. Ga alleen zo diep als nodig is. Bepaal of de werkstijl en cultuur van een potentiële verkoper compatibel zijn met de werkstijl/cultuur van uw bedrijf."
Tot slot raadt Sculley bedrijven aan om de prijsstelling te scheiden van alle andere kwalitatieve informatie en de kwalificerende gegevens apart te bekijken en deze te waarderen/rangschikken voordat er naar de prijs wordt gekeken. "Schakel bieders uit voordat je naar de prijs kijkt, zodat je bedrijf alleen naar de best gekwalificeerde aanbieders kijkt," aldus Sculley.
"Het grootste probleem dat ik heb met RFP's en in het bijzonder blinde RFP's", zegt DeBoer, "is dat je een bedrijf inhuurt om het belangrijkste bezit van je bedrijf te beheren of er diensten voor te verlenen, en dat zijn je mensen. Verdienen uw werknemers geen echte zakenpartner die in uw belang handelt?"
Hoe wilt u het RFP-proces van uw organisatie uitvoeren? Hoeveel tijd en geld wil je besteden aan het proces? Hoe belangrijk is het om de juiste partner voor uw bedrijf te vinden? Als je echt een samenwerkingspartner voor de lange termijn wilt vinden, kun je overwegen om het proces te behandelen als een verkering en niet als een gewoon afspraakje.
Open dit artikel als PDF hier.