Het hebben van goede workflows is een cruciaal onderdeel om ervoor te zorgen dat de wereldwijde mobiliteitsprogramma's van onze klanten soepel en efficiënt verlopen. Workflows bieden overplaatsende medewerkers de nodige tools om een positieve werknemerservaring te vergemakkelijken en alles wat klanten nodig hebben om het relocatieproces te volgen. De workflows van WHR Global (WHR) helpen onze medewerkers ook om proactief te blijven door elke stap in het relocatieproces te beheren; bovendien communiceren onze workflows met onze leveranciers om hen te helpen de zeer hoge serviceniveaus te bieden die wij verwachten.
WHR-workflows
WHR's eigen operationele platform, CARICS (Counseling, Appraisals, Referrals, International, and Collection System), is intern ontwikkeld door WHR, voor WHR en onze klanten. Het CARICS systeem is de basis bedrijfsapplicatie die de activiteiten van WHR ondersteunt en beheert alle aspecten van onze relocatiediensten, van het initiëren van de opdracht tot de operationele uitvoering en de facturatie aan de klant. Ons systeem is opgebouwd rond meerdere kerndiensten (bv. taxatie, doorverwijzing, inventarisatie, enz.) en wordt ondersteund door een gesofisticeerde task management engine (intern myWork One genoemd), die al onze service workflows automatiseert.
Het myWork One-systeem controleert elk dossier op belangrijke gebeurtenissen en kritieke data, zodat onze medewerkers op de hoogte blijven van alle verhuisdata en te leveren prestaties. CARICS stelt onze medewerkers in staat om alle belangrijke documenten en correspondentie met betrekking tot een dossier te consolideren in de geïntegreerde Document Repository. Deze opslagplaats brengt alle details van een dossier samen in één elektronische weergave die gemakkelijk kan worden geraadpleegd door al onze goedgekeurde gebruikers. Van ons leveranciersbeheersysteem dat metrisch gestuurde scorekaarten maakt tot onze 100% accurate en conforme factureringsprocessen, alles is volledig geïntegreerd met de myWork One workflow.
Portalen voor klanten en medewerkers
Om tegemoet te komen aan de behoeften van onze klanten en hun werknemers, heeft CARICS ook werknemers- en klantenportalen. Het klantenportaal biedt 24/7 online toegang tot alles wat onze klanten op één plek nodig hebben. De functionaliteit omvat:
- Vul online autorisaties in.
- Krijg toegang tot realtime rapporten, facturen, tevredenheidsonderzoeken onder werknemers en eFormulieren voor werknemers.
- Bekijk BMA's, inspecties, taxaties, vermogens- en onkostendeclaraties van derden.
- Bekijk de contactgegevens van het WHR Relocation Team.
- Gebruik instant messaging om met WHR te communiceren in een veilige, live chatomgeving vanaf elke plek ter wereld.
- Bekijk de samenvatting van de activiteit van de werknemer "In één oogopslag", inclusief extra details.
- Bestandsnotities/statusupdates in realtime bekijken.
Het werknemersportaal biedt de werknemers van onze klanten een groot aantal hulpmiddelen, waaronder:
- Live instant messaging met WHR Relocation Team.
- Bekijk het overzicht van hun toegewezen voordelen, inclusief diensten voor huisverkoop en bestemming.
- Kostenbeheer, indieningstool en tracker.
- Kalender met evenementen en belangrijke data.
- Kennisgevingen en herinneringen voor vereiste taken/documentatie.
- Contactinformatie voor extra leverancierspartners die de WHR Relocation Counselor beheert.
- Toegang tot eFormulieren en DocuSign®-mogelijkheden om al het vereiste papierwerk veilig online in te vullen.
- Toegang tot opgeslagen formulieren en belangrijke documenten (inclusief rapporten van makelaars, inspecteurs en polisdocumenten).
- Contactgegevens met een foto van de Relocation Counselor.
- Resource Center (voor de werknemer en hun familie om aanvullende informatie te vinden op nuttige websites).
Vanuit een workflowperspectief zou CARICS een melding kunnen triggeren naar de werknemer (via het werknemersportaal), over een e-formulier dat moet worden ingevuld. Zodra de overgeplaatste medewerker het papierwerk heeft voltooid, activeert CARICS een workflowmelding naar de relocatieadviseur van WHR, de afdeling Supply Chain van WHR of een van onze leveranciers.
WHR's voorspellende myWork One workflowsysteem is volledig aanpasbaar en houdt meer dan 3000 gegevenspunten en 300 kritieke gebeurtenissen in het verhuisproces bij. Met alle overbodige taken die in een proces kunnen voorkomen, helpen workflows ons team om optimaal te presteren. Dit verbetert de bedrijfsvoering drastisch door de ruimte voor fouten te minimaliseren en de algehele efficiëntie te verhogen door gestroomlijnde en geautomatiseerde taken.
Taken
Het beste aan de WHR workflows is dat ze belangrijke taken optimaliseren zodat onze medewerkers proactief kunnen zijn door problemen te zien en aan te pakken nog voordat een overgeplaatste persoon er last van heeft. De workflows die we hebben ontwikkeld zorgen voor een superieure klantenservice door kosteneffectieve en efficiënte verhuisservices te bieden. Onze workflows triggeren ook beleidsuitzonderingen en andere dagelijkse taken die onze medewerkers en leveranciers waarschuwen voor taken die ze tijdens de verhuizing moeten uitvoeren.
Complexe nalevingskwesties kunnen dagelijkse uitdagingen vormen voor degenen die relocatieprogramma's beheren, en de gevolgen van niet-naleving hebben grote gevolgen voor bedrijven. Daarom bouwen we de beleidsparameters van onze klanten in onze technologie in. Elke onkostenlimiet en limiet leeft in ons systeem en wordt bewaakt, bijgehouden en gerapporteerd om naleving te garanderen. Terwijl elke workflowtaak wordt voltooid, controleert ons systeem belangrijke data en documenten om volledige naleving van het beleid te garanderen en maximaal gebruik te maken van de relocatievoordelen.
Kom meer te weten over WHR workflows en hoe WHR uw organisatie kan helpen met het herplaatsen van werknemers en het wereldwijde mobiliteitsprogramma.