想一想网上约会。想象一下，你想找一个长期的浪漫伴侣。你想要一份承诺，一份长久的承诺。你想要一个可以依靠的人，无论顺境还是逆境，他都会支持你。最重要的是，您想找一个可以和您一起规划未来的人--一个包括幸福和成功的未来。
你会立即向 8 至 10 个潜在的求婚者征婚吗？你会接受那些从未与你交谈过、见面过甚至约会过的陌生人的认真承诺吗？
随意约会与寻求认真承诺与 RFP 流程有什么关系？目前，广泛采用的招标书（RFP）流程包括公司（买方）在会面或交谈之前，先向几家供应商（卖方/供应商）征求正式的书面业务承诺。RFP 流程的问题类似于一些人在网上交友时遇到的问题。
任何人都可以写出令人惊艳的约会简介，但在你们真正见面、交谈和/或花时间相处之前，你真的知道自己在做什么吗？每个人怎样才能通过阅读网上简介和书面交流来评估是否合适？书面文字真的能提供所需的信息来判断对方是否是一个很好的潜在匹配对象吗？单凭文字是否就能真实、准确地反映对方的情况，或者在征求建议书的情况下，书面建议书是否能全面、充分地反映潜在供应商的情况？请记住，如果您是买家，您购买的不仅仅是服务或产品，您还购买了一个业务合作伙伴，他是您公司的延伸，在市场上代表着您。您购买的是一种文化、个性和流程。
当前形势
典型的 RFP 流程是这样的：
- 招标公司发出的招标书平均包含 50-150 个问题。
- 然后将这些问题分发给 8-10 个或更多的潜在供应商--其中许多人他们从未见过或说过话。
- 潜在供应商对招标书做出答复，并提交平均 50-150 页或更长的最终建议书。
- 招标公司对所有建议书进行审查，根据其业务类型/组织结构，审查过程可能包括来自多个内部部门和多个国家地点的多个不同人员。
- 招标公司将其潜在供应商的范围缩小到一小部分，并邀请这些供应商进行面对面的介绍。
- 面谈后，招标公司会再次将名单缩小到一两个潜在供应商，以确定最佳和最终供应商。
- 这些供应商将应邀参加第二轮现场演示。
- 招标公司可能会实地考察一到两家入围公司的办事处。
- 公司最终获得了这项业务。
问题
1. 时间 = 金钱
上述 RFP 流程有什么问题？首先，时间=金钱。根据 WHR Group, Inc.(WHR) 总裁保罗-德波尔（Paul DeBoer）说："我们欢迎 RFP 咨询，但我们也相信有更高效、更经济的方法。WHR 是一家全球性的员工异地安置公司，回应 RFP 请求是正常的业务流程。DeBoer 认为，鉴于客户公司不仅要准备 RFP 问卷进行竞标，而且公司人员还要审查平均 8-10 个竞标者提供的 50-150 页的 RFP 回复，客户公司花费了大量的人力资源、时间和成本，因此这一流程并不是最好的。
DeBoer 解释说，目前的流程冗长且成本高昂；甚至在公司与潜在供应商会面或交谈之前，上述许多步骤就已经完成。公司通常会动用许多不同部门的内部人员来准备招标书和审查书面答复。"如果考虑到人力资源经理、工资经理、采购经理、税务经理、会计经理和物流经理的成本，他们计划和审查招标书的总时长加在一起，就会达到数万美元"。
一旦所有员工都审查了答复，公司缩短了名单，并邀请了几家潜在供应商进行面谈，那么有多少员工参加了这些会议？他们的年薪是多少？每位员工在内部会议的前期策划、供应商介绍会议和介绍后的内部审查中花费了多少小时？
最后，在客户现场开会后，名单将缩减到一到两个供应商，他们通常会被再次邀请参加另一轮最佳和最终会议。根据每位员工的工资和花费的时间，可以计算出每位员工的总成本。"DeBoer 说："你会发现这个过程并不划算。
2.与陌生人共舞
上述所花费的大量时间都是在公司与潜在供应商交谈之前，以了解供应商的使命、价值观、目标、目的、愿景、招聘标准和关键人员。
对于潜在供应商来说也是如此，他们只能通过征求建议书或浏览公司网站或社交媒体来了解买方。在还没有充分了解公司的痛点、挑战、成功、需求、弱点或寻求新供应商的原因之前，供应商如何能真正将自己定位为潜在的咨询合作伙伴？
Powell Relocation Group 执行副总裁、CRP、GMS 布里奇特-里奇（Bridget Ritchie）说："众所周知，搬家是一个人可能遇到的最大生活压力之一。作为公司搬迁过程的一部分，它也是搬迁过程中最个人化的部分之一。当公司在考虑由谁来进入员工的家并处理他们的所有私人物品时，他们甚至不应该邀请潜在的合作伙伴进入舞池，直到他们了解了他们的基本情况。里奇认为，买方应该事先了解潜在供应商合作伙伴的文化和背景。Powell Relocation Group 是一家拥有 60 年历史的搬家公司。
在 Ritchie 的家居用品（HHG）搬运领域，RFP 被商品化的情况并不少见。"虽然不是所有公司都这样做，但有很多公司将 RFP 流程变成了机器，而实际上，这是一个非常个人化的最终流程，关系到客户员工的体验。HHG 供应商会接触到员工的私人物品。你真的想在与他们见面、了解和询问他们的文化之前，就决定由谁来做这件事吗？Ritchie 认为，更好的做法是公司首先与他们最喜欢的三家潜在供应商坐下来，讨论什么对他们最重要。
Ritchie 解释说，通常情况下，没有人会阅读整个 RFP。相反，RFP 答复会被公司相关部门（包括人力资源、IT、合规等）分割开来，每个部门阅读各自的部分。Ritchie 认为，如果考虑到问题/答复的数量，再乘以投标人的数量，那么这个过程对客户来说成本过高且过于陈旧。
里奇将目前的 RFP 流程比作约会软件，他说："在约会软件上，你已经输入了你寻找伴侣的必要条件；在你考虑将他们作为伴侣之前的必要基本条件。然后，所有可能的候选人都会出现，你就开始滚动。在决定是否要阅读对方的完整个人资料之前，你必须根据对方的个人资料图片和简短描述来做上帝、法官和陪审团。在决定是否要考虑与对方建立未来关系之前，先与对方见面似乎是在浪费时间，但我绝不想仅仅根据对方写给自己的文字就开始一段关系。先与对方见面可以节省很多时间。虽然从纸面上看，他们符合我的所有标准，但与他们见面能让我看到真实的他们；让我感觉到我是否想开始与他们约会，更不用说与他们谈恋爱了。
DeBoer 解释说，如果真的只是看谁的价格最低，"那么在没有事先对话或会议的情况下发布招标书可能是合理的"。
目前的 RFP 流程在公司确定合适人选之前就已经开始了。或者与约会相比，在确定合适人选之前就已经开始了。贵公司在招聘时，是对每一位投递简历的应聘者都进行面试，还是先对应聘者进行筛选，然后根据是否合适以及谁能解决职位空缺所确定的需求，确定一份可行的应聘者短名单？一旦确定了这些可行的员工候选人，贵公司不是通常会与这些候选人开始对话吗？通常情况下，应聘者会有机会与潜在雇主进行对话，讨论他们在目标、技能、性格、价值观和经验等方面是否适合彼此。这种对话包括见面、交谈、提问和回答问题，所有这些都有助于确定是否合适。
Nomad Temporary Housing的合伙人兼执行副总裁 Heather James、CRP、GMS 和执行副总裁 Karl Thuge 就当前的 RFP 流程发表了看法。"詹姆斯说："在供应商选择过程中，成功的部分在于提出正确的问题，而很多公司往往没有提出正确的问题。
Thuge 认为审查过程应该更加严格，公司应该在发布 RFP 之前先发布信息请求 (RFI)，问题不超过 10 个。"Thuge 说："这样，如果你需要的是在全球各地都有办事处的供应商，或者你需要的是高科技解决方案，或者你需要的是实行无语音邮件政策的供应商，你就可以从一开始就剔除不合格的投标人。
Thuge 坚信，RFI 应包括推荐信，公司在邀请供应商参与正式的 RFP 招标流程之前，应检查这些推荐信。Thuge 和 James 还认为，招标公司应与值得信赖的业内同行交流，了解同行目前的供应商是否合适，以及原因何在。
独立流动性顾问John B. Sculley, SCRP 认为，公司在考虑进行市场竞标之前，应做好内部研究和尽职调查。Sculley 帮助公司满足员工异地安置需求，包括内部政策、服务管理、供应商选择以及协助买方团队选择供应商。
"公司需要做好内部功课，"Sculley 说。"他们需要认真研究他们的业务用户和业务功能专长，这样公司最终购买的产品才能真正满足他们业务环境的需求。有些公司认为，在公司还没有考虑供应商是否真的适合自己的时候，就把他们扔进 RFP 流程，这是在帮潜在供应商的忙。Sculley 建议公司在邀请投标人之前进行预筛选，以确保投标人符合公司的一般资格要求。
斯卡利解释说，他曾见过有 600 多个问题和 8 个投标人的招标书。算一算，这相当于近 5,000 份回复！公司很难对如此多的回复进行评估和打分，可能会不知所措。"公司只应提出直接支持自身标准的问题，而不应剪切/粘贴其他来源的 RFP 问题。更好的方法是确定哪个标准对公司最重要，并只提出与该标准相关的问题。只根据需要深入提问。确定潜在供应商的工作风格和企业文化是否与贵公司的工作风格/企业文化相符"。
最后，Sculley 建议公司将定价与所有其他定性信息区分开来，在研究定价之前，先对合格数据进行单独审查、评分/排序。"Sculley说："在看价格之前先淘汰投标者，这样公司就只能看到最合格的供应商。
DeBoer 说："我对征求建议书，尤其是盲目的征求建议书有一个最大的疑问"，"那就是，你正在雇用一家公司来管理或为你公司最重要的资产提供服务，那就是你的员工。难道你的员工不应该得到一个真正的业务合作伙伴，以你的最大利益为重吗？
您希望如何开展组织的 RFP 流程？您希望在这一过程中花费多少时间和金钱？找到适合贵公司的供应商有多重要？如果您真的想找到一个长期合作的伙伴，您可能需要考虑把这个过程当作一次求爱，而不仅仅是随意的约会。
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