想一想网上约会的情况。想象一下，你想找到一个长期的浪漫伴侣。你想要一个承诺，一些将持续的东西。你想要一个你可以依靠的人，在顺境和逆境中都会支持你。最重要的是，你想找一个可以和你一起规划未来的人，一个包括幸福和成功的未来。
你会在开始寻找时，立即向8-10个潜在的求婚者征集结婚建议吗？你会接受来自完全陌生的、你从未说过话、从未见过面、甚至从未约会过的人的严肃承诺的可能性吗？
休闲约会与寻求严肃承诺与征求建议书程序有什么关系？目前，广泛采用的征求建议书（RFP）过程包括公司（买方）在见面或交谈之前，向几个适合的人（供应商/供给商）征求正式的书面业务承诺。RFP程序的问题与一些人在网上约会时遇到的问题相似。
任何人都可以写出令人惊奇的约会资料，但在你们真正见面、交谈和/或花时间在一起之前，你真的知道你正在进入什么吗？每个人如何在阅读在线资料和交换书面交流的基础上评估一个合适的人选？书面上的文字是否真的提供了所需的信息，以确定对方是否是一个良好的潜在匹配？仅仅是文字就能真实、良好地反映对方，或者在征求意见稿的情况下--书面建议是否能全面、充分地反映潜在的供应商？记住，如果你是一个买家，你不仅仅是在买一个服务或产品，你还在买一个商业伙伴，它是你公司的延伸，在市场上代表你。你购买的是一种文化、个性和流程。
目前的情况
典型的RFP过程是这样的。
- 招标公司发出的RFP邀请函平均包含50-150个问题。
- 然后将这些问题分发给8-10个或更多的潜在供应商--他们中的许多人从未见过或谈过。
- 潜在的供应商以平均50-150页或更长的篇幅对招标书作出回应。
- 征求意见的公司审查所有提案，根据他们的业务类型/组织结构，这个审查过程可能包括来自许多内部部门和多个国家地点的几个不同人员。
- 征求意见的公司将其潜在的供应商缩小到一个短名单，并邀请他们进行当面介绍。
- 在面谈之后，招标公司再次将其名单缩小到一到两个潜在的供应商，以获得最佳和最终结果。
- 这些供应商被邀请参加第二轮的当面介绍。
- 征求意见的公司可能会对一或两个入围者的办公室进行实地考察。
- 公司最终授予该业务。
问题
1. 时间=金钱
上述RFP过程有什么问题？首先，时间=金钱。根据 WHR Group, Inc.(WHR)总裁Paul DeBoer说："我们欢迎征求意见书的询问，但我们也相信有一种更有效、更经济的方式"。WHR是一家全球雇员搬迁公司，回应征求建议书的要求是做生意的一个正常部分。DeBoer认为，考虑到客户公司不仅要准备招标的RFP调查表，而且公司人员还要审查平均8-10个投标人的50-150页的RFP答复，这个过程不是最好的。
DeBoer解释说，目前的程序是冗长和昂贵的；甚至在公司与潜在的供应商见面或交谈之前，上述的许多步骤就已经完成。一个公司利用其内部许多不同部门的人员来准备招标书和审查书面答复是很常见的。"如果你想想一个人力资源经理、一个工资经理、一个采购经理、一个税务经理、一个会计经理和一个物流经理的成本，他们花在计划和审查招标书上的总时间，这就会达到数万美元"。
一旦所有员工审查了答复，公司缩短了名单并邀请几个潜在的供应商进行面谈，有多少员工参加了这些会议？他们的年薪是多少，每个员工花了多少时间在预先计划的内部会议、供应商介绍会议和介绍后的内部审查上？
最后，在客户现场开会后，名单将缩短到一到两个供应商，他们通常会被邀请回来参加另一轮最佳和最后的会议。根据每个员工的工资和花费的时间，你可以计算出每个员工的总成本。"你会发现这实在不是一个具有成本效益的过程，"DeBoer说。
2.与陌生人共舞
上面解释的这么多时间是在公司与潜在的供应商交谈之前，了解供应商的使命、价值观、目标、宗旨、愿景、雇用标准和关键人员。
对于潜在的供应商来说也是如此，他们只能通过RFP招标文件，或者通过浏览公司的网站或社交媒体来了解买方的情况。在对公司的痛点、挑战、成功、需求、弱点或寻求新供应商的原因进行充分了解和对话之前，供应商如何能真正将自己定位为一个潜在的咨询合作伙伴？
Powell Relocation Group的执行副总裁Bridget Ritchie, CRP, GMS说："众所周知，搬家是一个人可能遇到的最大生活压力之一。作为企业搬迁过程的一部分，它也是搬迁过程中最个人化的部分之一。当一个公司考虑到谁将进入他们员工的家并处理他们所有的个人物品时，他们甚至不应该邀请潜在的合作伙伴去跳舞，直到他们了解他们的基本情况。"Ritchie认为，买家应该预先了解潜在供应商伙伴的文化和背景。鲍威尔搬迁集团是一家有60年历史的搬家公司。
在Ritchie的家庭用品（HHG）搬运领域，RFP被商品化的情况并不少见。"虽然不是全部，但有很多公司把征求意见稿的过程变成了机器，而实际上，这是一个非常个人化的客户员工体验的最终过程。HHG供应商正在实际接触你员工的个人物品。你真的想在见到他们、了解和询问他们的文化之前，就决定由谁来做这件事吗？"Ritchie认为，更好的做法是公司首先与他们最喜欢的三个潜在供应商坐下来，讨论什么对他们最重要。
Ritchie解释说，通常情况下，没有一个人在阅读RFP的全部内容。相反，征求意见稿的答复是由适用的公司部门分割的，包括人力资源、IT、合规等，每个部门都阅读自己的部分。Ritchie认为，如果考虑到问题/回复的数量，再乘以投标人的数量，那么这个过程对客户来说是成本过高和过时的。
里奇将目前的征求意见稿过程与约会软件进行了比较，他说："在约会软件上，你已经输入了你要找的伙伴的必要条件；在你考虑他们成为伙伴之前，必要的基本条件。然后所有可能的候选人都跳出来，你就开始滚动。在你决定是否要阅读他们的完整资料之前，你必须成为上帝、法官和陪审团，仅仅基于某人的资料图片和简要描述。虽然在早期与某人见面以决定你是否想考虑与他们建立未来的关系似乎是浪费时间，但我绝不想仅仅根据他们写的关于自己的文字来开始一段关系。先与某人见面可以节省大量的时间投入到这个过程中。虽然在纸面上他们符合我的所有标准，但与他们见面可以让我看到真实的他们；感受一下我是否想开始与他们约会，更不用说与他们建立关系。"
如果真的只是归结为谁的价格最低，DeBoer解释说，"那么在没有事先谈话或会议的情况下发布招标书可能是有意义的"。
目前的RFP过程在公司确定是否适合之前就已经发生了。或者与约会相比，在确定合适的人选之前。当你的公司招聘时，你是对每个提交简历的候选人进行面试，还是先对候选人进行筛选，并根据适合性和谁能解决就业岗位所确定的需求来确定一个可行的候选人短名单？一旦确定了这些可行的员工候选人，你的公司是否通常开始与这些候选人进行对话？通常情况下，候选人会有机会与未来的雇主交谈，讨论他们如何在目标、技能、个性、价值观和经验的基础上成为彼此的合适人选。这是一个包括见面、交谈、提问和回答问题的对话，所有这些都是为了帮助确定适合性。
Nomad临时住房公司的合伙人、执行副总裁Heather James，CRP，GMS，和执行副总裁Karl Thuge都对目前的RFP过程进行了评价。"詹姆斯说："供应商选择过程中成功的一部分是提出正确的问题，而许多公司往往没有这样做。
Thuge认为审查过程应该更严格，公司应该在征求意见书之前先发布一份信息请求（RFI），问题不超过10个。"这样，如果你需要一个在国际上有办事处的人，或者如果你需要高科技的解决方案，或者如果你想要一个没有语音邮件政策的供应商，你可以从一开始就把不合格的投标人淘汰掉，"Thuge说。
Thuge坚信，《索取资料书》应该包括推荐信，公司应该在邀请供应商参与正式的RFP投标过程之前检查这些推荐信。Thuge和James还认为，招标公司应与值得信赖的行业同事交谈，了解该同事目前的供应商是否适合，以及为什么适合。
根据独立流动顾问John B. Sculley, SCRP的说法，公司在考虑出去市场招标之前，应该先做内部研究和尽职调查。Sculley帮助公司满足其员工搬迁需求，包括内部政策、服务管理、选择供应商和协助买方团队选择供应商。
"公司需要做他们的内部功课，"Sculley说。"他们需要认真审视他们的业务用户和业务功能专长，以便公司最终购买的东西能够真正预测到他们业务环境的需求。一些公司认为，他们在公司还没有考虑供应商是否真的适合之前，就把他们扔进了RFP程序，是在帮潜在供应商的忙。"Sculley建议公司在邀请投标人之前进行预筛选，以确保那些投标人符合公司的一般资格。
Sculley解释说，他曾见过有600多个问题和8个投标人的招标书。如果你计算一下，这相当于近5000份答复！公司很难评估和打分这样大量的答复。公司在评估和打分这一数量的回应时很吃力，可能会被淹没。"公司应该只问直接支持他们自己标准的问题，而不是从其他来源剪切/粘贴招标书的问题。一个更好的方法是决定哪个标准对公司最重要，只问与该标准有关的问题。只有在需要时才会深入。确定潜在供应商的工作风格和文化是否与你公司的工作风格/文化兼容"。
最后，Sculley建议公司将定价与所有其他定性信息分开，并单独查看合格数据，在查看定价之前对其进行打分/排序。"Sculley说："在看价格之前就把投标者淘汰掉，这样你的公司就只看最合格的供应商了。
"德波尔说："我对征求意见稿，特别是盲目征求意见稿的最大问题是，你正在雇用一家公司来管理或为你公司最重要的资产提供服务，这就是你的员工。难道你的员工不应该得到一个真正的商业伙伴，为你的最佳利益行事吗？"
你想如何进行你的组织的RFP过程？你想在这个过程中花费多少时间和金钱？为你的公司找到合适的人选有多重要？如果你真的想找到一个长期合作的伙伴，你可能要考虑把这个过程当作一个求爱的过程，而不仅仅是随意的约会。
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