Code de conduite des partenaires fournisseurs

WHR Group, Inc., doing business as WHR Global (“WHR”) through its relocation management activities touch many people’s lives across the globe. Maintaining the trust and confidence of these stakeholders requires WHR to ensure that its values are translated into consistent and appropriate behavior worldwide.

WHR encourage l'innovation et s'efforce d'assurer la durabilité économique, sociale et environnementale afin de garantir le succès à long terme de notre entreprise et de ses parties prenantes. WHR s'engage à assurer la durabilité dans toutes ses activités commerciales et vise à appliquer les normes éthiques les plus élevées. À l'appui de cet objectif, notre entreprise exige une adhésion stricte à nos principes en matière de travail, d'environnement, de santé et de sécurité, tels qu'ils sont décrits dans le présent code de conduite. Les fournisseurs de WHR jouent un rôle important dans la croissance durable et la réussite globale de notre entreprise.

WHR s'engage à mener ses activités en tenant compte de ces principes. Dans le présent document, WHR a énoncé des principes qui sont déterminants pour les relations avec les fournisseurs et qui précisent les normes applicables. WHR attend de ses fournisseurs qu'ils observent et respectent strictement tous les principes énoncés dans le présent document, dans toutes leurs activités et sur tous leurs sites dans le monde entier. Toute violation du code de conduite des fournisseurs de WHR peut entraîner une rupture immédiate de la relation avec WHR.

1. Les principes

Toutes les transactions de WHR avec ses partenaires commerciaux sont exécutées sur la base de prix compétitifs, de la meilleure adéquation et de la qualité requise. Les fournisseurs disposant de certifications telles que EcoVadis, Science-Based Target, ISO 14000 ou similaires, et dont l'engagement en matière de développement durable est comparable à celui de WHR, seront privilégiés.

Le comportement commercial des fournisseurs de WHR doit être conforme à toutes les lois internationales, nationales et locales applicables et aux conditions contractuelles, ainsi qu'aux normes généralement acceptées en matière de travail des enfants, de sécurité et de lutte contre la corruption. WHR exige de ses fournisseurs qu'ils agissent de manière socialement responsable et éthique. Le fournisseur doit appliquer une politique de tolérance zéro afin d'interdire toute forme de corruption, d'extorsion ou de détournement de fonds.

Les principes du code de conduite des fournisseurs de WHR s'appliquent également aux tiers (sous-traitants) si le fournisseur a externalisé certaines parties de ses obligations contractuelles.

Les fournisseurs souscriront et maintiendront pendant la durée de leur mandat une assurance offrant une couverture conforme au service qu'ils fournissent.

2. L'éthique

Les fournisseurs mèneront leurs activités de manière éthique et agiront avec intégrité :

a. Concurrence loyale

Les fournisseurs s'engagent à lutter contre la corruption, y compris l'extorsion et les pots-de-vin. Les fournisseurs doivent exercer leurs activités en appliquant des pratiques commerciales loyales, compatibles avec une concurrence équitable et conformes à l'ensemble des lois, règles et réglementations applicables.

b. Intégrité des affaires

Dans le cadre de toutes leurs activités commerciales, les fournisseurs s'abstiennent de proposer des sommes d'argent, des cadeaux, des prêts ou des objets de valeur, à l'exception de cadeaux ou de cadeaux promotionnels d'une valeur nominale qui sont conformes aux coutumes locales et à toutes les lois, règles et réglementations applicables.

c. Identification des préoccupations

Les fournisseurs doivent encourager leurs travailleurs à signaler les problèmes ou les activités illégales sur leur lieu de travail sans menace de représailles, d'intimidation ou de harcèlement. Ils mèneront une enquête et prendront des mesures correctives si nécessaire. Tous les cas signalés seront officiellement enregistrés par les fournisseurs.

d. Vie privée

Les fournisseurs doivent sécuriser et utiliser correctement toute information confidentielle mise à disposition par WHR, ses clients et les employés de ses clients pour s'assurer que les droits à la vie privée de WHR, de ses clients et des employés de ses clients sont protégés. Le fournisseur doit se conformer aux lois sur la confidentialité et la sécurité de l'information et aux exigences réglementaires lorsque des renseignements personnels sont recueillis, stockés, traités, transmis et partagés ; cela comprend le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne, la loi chinoise sur la protection des renseignements personnels (PIPL) et la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs de 2018 (CCPA).

e. Registres commerciaux

Les fournisseurs doivent tenir, et faire tenir par leurs sous-traitants, des dossiers contractuels conformément aux principes comptables généralement acceptés dans la juridiction concernée et appliqués de manière cohérente. Les fournisseurs et leurs sous-traitants doivent tenir tous les livres, documents, papiers et registres pertinents afin de divulguer facilement la base de tous les frais, ordinaires ou extraordinaires, facturés pour les services (collectivement, les "registres contractuels") et doivent les rendre disponibles pour examen et vérification par WHR et ses agents avant et pendant une période de trois ans après la réception du paiement final pour tous les services, ou aussi longtemps que la loi l'exige, selon la plus longue de ces périodes.

3. Le travail

a. Travail forcé

Le travail forcé, la servitude (y compris la servitude pour dettes) ou le travail sous contrat, le travail involontaire ou l'exploitation dans les prisons, l'esclavage ou la traite des personnes ne sont pas autorisés. Cela inclut le transport, l'hébergement, le recrutement, le transfert ou l'accueil de personnes par la menace, la force, la coercition, l'enlèvement ou la fraude en échange de travail ou de services. Tous les fournisseurs doivent respecter le droit du travail et de l'emploi tel qu'il est défini dans leur pays (c'est-à-dire au niveau local, de l'État, fédéral ou d'une autre juridiction).

b. Le travail des enfants et des jeunes travailleurs

Les fournisseurs ne doivent pas faire travailler des enfants de moins de 15 ans. L'emploi de jeunes travailleurs âgés de 15 à 18 ans ne doit se faire que pour des travaux non dangereux et lorsque les jeunes travailleurs ont dépassé l'âge légal d'admission à l'emploi dans le pays concerné. L'utilisation de programmes légitimes d'apprentissage sur le lieu de travail, conformes à toutes les lois et réglementations, est encouragée. Les travailleurs âgés de moins de 18 ans ne doivent pas effectuer de travaux susceptibles de mettre en péril leur santé ou leur sécurité, y compris les quarts de nuit et les heures supplémentaires.

c. Traitement équitable

Il ne doit pas y avoir de traitement dur ou inhumain des travailleurs, y compris la violence, la violence fondée sur le sexe, le harcèlement sexuel, les abus sexuels, les châtiments corporels, la coercition mentale ou physique, les brimades, la honte publique ou les abus verbaux à l'encontre des travailleurs ; il ne doit pas non plus y avoir de menace d'un tel traitement.

d. Non-discrimination

Les fournisseurs s'engagent à garantir un lieu de travail exempt de harcèlement et de discrimination illégale. Toute discrimination en matière d'embauche, de formation, de promotion, de rémunération, etc., fondée sur la race (y compris les cheveux fondés sur la race), la couleur, la religion, le sexe (y compris la grossesse et l'identité de genre), l'origine nationale, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'état civil, le handicap, les informations génétiques, l'âge, l'appartenance à une organisation d'employés, les représailles, le statut parental, le service militaire ou d'autres facteurs non liés au mérite.

e. Salaires et avantages sociaux

Les heures de travail, les salaires minimums et les heures supplémentaires payés aux employés ainsi que les avantages sociaux doivent être conformes à la réglementation applicable. Les fournisseurs doivent informer leurs employés de la méthode utilisée pour calculer les salaires. Les salaires doivent être payés à intervalles réguliers et avec une fréquence raisonnable en espèces, par chèque ou par virement bancaire, sauf dans les cas spécifiques prévus par la réglementation nationale. Les retenues sur salaire pour des raisons disciplinaires sont interdites. Le fournisseur doit offrir des vacances, des périodes de congé et des jours fériés conformément aux lois et réglementations applicables.

f. Liberté d'association

Les fournisseurs doivent encourager leurs employés à communiquer librement avec leurs supérieurs au sujet de leurs conditions de travail, de leur rémunération, etc. sans crainte de représailles, d'intimidation ou de harcèlement. Les employés doivent être libres d'adhérer au syndicat de leur choix, de chercher à se faire représenter et d'adhérer aux comités d'entreprise.

g. Vérification des antécédents

Les fournisseurs partenaires, dans la mesure où la juridiction applicable le permet : (i) effectueront des vérifications d'antécédents pour tous les travailleurs fournissant des services ; (ii) ces vérifications d'antécédents comprendront, sans s'y limiter, la vérification de l'identité, des antécédents professionnels et des antécédents criminels ; (iii) évalueront les résultats de ces vérifications d'antécédents afin de déterminer si chaque travailleur est approprié pour les services ; (iv) ces vérifications d'antécédents seront effectuées par un service d'enquête externe ; et (v) se conformera, et ces vérifications d'antécédents seront effectuées et évaluées conformément à l'ensemble des lois, réglementations, décrets et directives d'application applicables au niveau fédéral, étatique et local, y compris, mais sans s'y limiter, la loi sur l'information en matière de crédit, les lois anti-discrimination et toutes les autres lois régissant l'utilisation des vérifications d'antécédents et/ou des informations relatives aux antécédents criminels dans le domaine de l'emploi.

4. Santé et sécurité

Les fournisseurs doivent offrir un environnement de travail sûr et sain, y compris les logements fournis par l'entreprise.

a. Santé et protection des travailleurs

Les fournisseurs protègent les travailleurs contre une surexposition aux risques chimiques, biologiques et physiques sur le lieu de travail, ainsi que contre les risques liés à toute infrastructure utilisée par leurs employés.

b. Maintenance, préparation et réponse aux situations d'urgence

Les fournisseurs doivent mettre en place des programmes permettant d'exploiter et de maintenir toutes leurs activités en toute sécurité. Les fournisseurs doivent identifier et évaluer les situations d'urgence possibles sur le lieu de travail et minimiser leur impact en mettant en œuvre des plans et des procédures d'intervention d'urgence appropriés.

c. Information et formation sur les risques

Des informations sur la sécurité doivent être disponibles pour éduquer, former et protéger les travailleurs contre les dangers. Il s'agit notamment d'informations sur la sécurité des substances dangereuses, des machines, des équipements, etc.

5. L'environnement

Les fournisseurs veillent à ce que leurs activités aient un impact minimal sur l'environnement. Les fournisseurs doivent opérer de manière aussi responsable et efficace que possible sur le plan de l'environnement. Les fournisseurs sont encouragés à faire de leur mieux pour réduire ou éliminer les émissions générées par leurs activités, pour préserver les ressources naturelles, pour éviter ou minimiser l'utilisation de substances dangereuses et, dans la mesure du possible, pour promouvoir le recyclage ou la réutilisation des déchets.

a. Autorisations et politiques environnementales

Les fournisseurs doivent veiller à respecter toutes les réglementations et recommandations relatives à la protection de l'environnement en vigueur dans les pays où ils exercent leurs activités. Tous les permis, licences, enregistrements, etc. requis en matière d'environnement doivent être obtenus et leurs exigences en matière d'exploitation et de rapports doivent être respectées. Les fournisseurs doivent disposer d'une politique environnementale documentée ou en créer une. Cette politique énonce les intentions et les principes du fournisseur en ce qui concerne ses performances environnementales globales et fournit un cadre d'action pour la définition de ses objectifs et cibles en matière d'environnement.

 b. Achats durables

Les fournisseurs doivent s'assurer qu'ils prennent des mesures proactives pour répondre de manière durable aux besoins de leur entreprise dans leur propre cadre. Mesures proactives visant à réduire les déchets et les émissions, à prévenir les déversements et les rejets dans l'environnement. Une politique et des procédures pour les mesures réactives afin de minimiser l'impact sur l'environnement.

6. Procédures de mesure interne

Le fournisseur doit disposer des procédures de mesure internes, des outils et des indicateurs nécessaires pour garantir le respect des principes énoncés dans la présente politique.