Résoudre les problèmes d'immigration dans la région APAC - Étude de cas

Objectif

Surmonter les défis de l'immigration en fournissant le bon partenaire à nos clients et à leurs employés dans la région APAC.

Défi

En tant que société internationale de gestion de la relocalisation(RMC), nous fournissons à nos clients et à leurs employés de nombreux services, dont l'aide à l'immigration. Après l'apogée de la pandémie de Covid, lorsque les frontières de l'APAC ont commencé à être rouvertes, un client de WHR Global (WHR) n'était pas satisfait de son partenaire actuel en matière d'immigration. Les changements de politiques et d'exigences des autorités locales dus à la pandémie se succédaient. Les procédures d'entrée étaient confuses. Parfois, le gouvernement avait accumulé un énorme retard dans le traitement des dossiers en raison de la réouverture des frontières, ce qui entraînait des retards et des erreurs dans les documents délivrés par le gouvernement. Certains prestataires de services d'immigration étaient dépassés par l'évolution constante des exigences en matière d'immigration.

Sur la base des réunions hebdomadaires que les gestionnaires des services à la clientèle de WHR tenaient avec les clients, nous avons très vite su que les besoins de nos clients et ceux de leurs employés n'étaient pas satisfaits par notre partenaire actuel en matière d'immigration. Les signaux d'alerte comprenaient les problèmes suivants :

Manque de réponses en temps utile et inaccessibilité

Les attributaires ne recevaient pas l'aide dont ils avaient besoin, au moment où ils en avaient besoin, de la part du partenaire en matière d'immigration. Parfois, les employés attendaient plusieurs jours avant d'obtenir une réponse par courrier électronique. Les employés ne pouvaient pas joindre les membres de l'équipe du partenaire en matière d'immigration par téléphone. Les employés étaient frustrés par la lenteur des réponses, l'indisponibilité et le manque de mises à jour régulières et opportunes sur le site
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La faible réponse a entraîné des retards, car les conditions d'immigration pour certains pays de l'APAC étaient confuses et changeaient constamment au fur et à mesure que les frontières commençaient à s'ouvrir. Les clients ne peuvent pas planifier l'ensemble du processus de relocalisation si les délais d'immigration sont incertains.

Les délais sont cruciaux pour le transfert de l'employé et pour que le client puisse déterminer la date officielle d'entrée en fonction de l'employé dans le nouveau lieu de travail, ainsi que la date de cessation d'emploi dans le lieu de travail actuel. Certaines procédures d'immigration prenaient plusieurs semaines, alors qu'elles auraient pu être achevées en une semaine.

Des erreurs administratives commises par le partenaire en matière d'immigration ont entraîné des retards supplémentaires. Les membres de l'équipe du partenaire en matière d'immigration n'ont pas fait preuve de l'expertise technique nécessaire pour accomplir efficacement les tâches essentielles.

Les partenaires en matière d'immigration fournissent une série de services indispensables à nos clients et à leurs employés, notamment en les conseillant sur les principaux changements en matière d'immigration, en veillant à ce que les employés respectent la législation et en les soulageant du stress afin qu'ils puissent se concentrer sur les objectifs de l'entreprise. Les services d'immigration peuvent inclure l'aide à l'obtention de visas, l'autorisation de travail pour les ressortissants étrangers, les évaluations d'éligibilité, les enregistrements après l'arrivée, les permis de séjour, la traduction et la légalisation des documents, les visas de sortie, les permis de retour, les nouvelles entrées, les exigences en matière de documentation et les cartes vertes pour les transferts permanents. En outre, ils fournissent des autorisations de travail et d'études pour les membres de la famille, ainsi que des documents prouvant le soutien des liens familiaux.

Nos clients internationaux ont un grand besoin de placer des ressortissants étrangers qualifiés à des postes dans toute la région APAC, mais il est important de connaître les réglementations régissant le séjour de leurs cadres étrangers à l'étranger, d'autant plus que les documents requis pour un ressortissant étranger travaillant en Asie varient d'un pays à l'autre. Le bon partenaire en matière d'immigration apportera le soutien nécessaire à la réussite.

Coûts supplémentaires

Les retards dans les procédures d'immigration peuvent être coûteux, et pas seulement gênants. Prenons l'exemple d'une famille de quatre personnes qui déménage dans un autre pays et dont l'autorisation d'immigration est retardée de 31 jours. Le tableau ci-dessous illustre cet exemple. La date d'emballage et de chargement, ainsi que la date de remise du bien (location ou vente), sont fixes et ne peuvent être modifiées. Au lieu d'un séjour de trois nuits à l'hôtel dans leur pays d'origine avant le départ de leur vol pour un montant de 900 USD, ils doivent maintenant passer 30 nuits pour un montant de 6 000 USD. Les repas pour le séjour de 3 nuits s'élèvent à 600 USD contre 6 000 USD pour un séjour de 30 jours. L'entreposage d'articles ménagers en raison d'un retard à l'immigration pourrait s'élever à 2 000 USD. Comme le montre le tableau ci-dessous, la différence dans les coûts d'organisation équivaut à 12 500 USD supplémentaires.

Solution

Recherche d'un nouveau partenaire en matière d'immigration

Les partenaires en matière d'immigration fournissent une série de services indispensables à nos clients et à leurs employés, notamment en les conseillant sur les principaux défis en matière d'immigration, en veillant à ce que les employés respectent la législation et en les soulageant du stress afin qu'ils puissent se concentrer sur les objectifs de l'entreprise. Les services d'immigration peuvent comprendre l'aide à l'obtention de visas, l'autorisation de travail pour les ressortissants étrangers, les évaluations d'éligibilité, les enregistrements après l'arrivée, les permis de séjour, la traduction et la légalisation des documents, les visas de sortie, les permis de retour, les nouvelles entrées, les exigences en matière de documentation et les cartes vertes pour les transferts permanents. En outre, ils fournissent des autorisations de travail et d'études pour les membres de la famille, ainsi que des documents prouvant le soutien des liens familiaux.

Les partenaires en matière d'immigration fournissent une série de services indispensables à nos clients et à leurs employés, notamment en les conseillant sur les principaux changements en matière d'immigration, en veillant à ce que les employés respectent la législation et en les soulageant du stress afin qu'ils puissent se concentrer sur les objectifs de l'entreprise. Les services d'immigration peuvent inclure l'aide à l'obtention de visas, l'autorisation de travail pour les ressortissants étrangers, les évaluations d'éligibilité, les enregistrements après l'arrivée, les permis de séjour, la traduction et la légalisation des documents, les visas de sortie, les permis de retour, les nouvelles entrées, les exigences en matière de documentation et les cartes vertes pour les transferts permanents. En outre, ils fournissent des autorisations de travail et d'études pour les membres de la famille, ainsi que des documents prouvant le soutien des liens familiaux.

Dans la mesure du possible, nous faisons appel à des fournisseurs locaux. Nous optons également pour une approche directe, plutôt que de recourir à des services de courtage. En agissant directement et localement, nous pouvons répercuter les économies réalisées sur nos clients et fournir des solutions personnalisées en éliminant les intermédiaires.

Gestion continue du réseau de fournisseurs

Nous utilisons également des indicateurs clés pour gérer notre réseau. En utilisant le retour d'information en temps réel via les évaluations de service des employés et un processus de notation, WHR peut contrôler les fournisseurs existants pour s'assurer qu'ils répondent à nos exigences en matière d'indicateurs de service. Nous fournissons ce même retour d'information à nos prestataires (respect des délais, coûts, etc.) afin qu'ils puissent rapidement corriger le tir. De plus, les fournisseurs savent qu'une performance supérieure les incite à faire plus d'affaires. Si le service n'est pas conforme à nos normes, nous sommes habilités à le résoudre en faisant appel à d'autres fournisseurs, car nous ne sommes pas liés par des relations préexistantes.

Avantages

Le nouveau partenaire en matière d'immigration réagit rapidement et fait sentir à chaque employé qu'il est une priorité absolue. Il accuse réception des courriels et donne une estimation de la date à laquelle il répondra aux employés. Il planifie également des appels réguliers avec les employés pour examiner les documents en suspens et les conseiller sur les étapes suivantes. Il indique clairement aux employés ce qui est nécessaire et dans quel délai.

Ils offrent une assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, tout comme WHR. Chaque employé est traité comme un VIP. C'est très important pour WHR, car nous savons que le déménagement est l'un des événements les plus stressants dans la vie d'une personne. Notre objectif est d'atténuer ce stress afin que les employés puissent se concentrer plus rapidement sur leurs nouvelles fonctions.

Moins de stress équivaut à un meilleur engagement des employés et à une meilleure rétention pour nos clients.

Lorsque des problèmes d'immigration se posent, WHR dispose d'un partenaire qui garde une longueur d'avance.