Une politique de relocalisation des employés nationaux bien conçue améliorera l'expérience des personnes transférées, contrôlera les coûts, répondra aux besoins de vos employés et vous aidera à attirer et à retenir de nouveaux talents. Améliorer l'expérience des employés signifie réduire le stress afin que les employés puissent se concentrer sur leur travail dans leur nouveau lieu de travail.
Il est essentiel d'offrir une gamme complète de services de relocalisation pour élaborer une politique de relocalisation qui profite à la fois à l'entreprise et à l'employé. Une approche globale permet non seulement d'aider les employés à gérer les complexités de la relocalisation, mais aussi de rationaliser le processus pour l'entreprise, ce qui contribue à maintenir la productivité et à réduire la charge administrative.
La révision et la mise à jour régulières de la politique pour refléter les tendances actuelles du marché et les ajustements au coût de la vie contribuent à la satisfaction générale des employés et garantissent la compétitivité.
Les 8 avantages essentiels de la relocalisation doivent faire partie de votre stratégie :
1) Programmes de vente de logement
2) Aide à la location
3) Services de destination
4) Biens ménagers
5) Somme forfaitaire
6) Aide au coût de la vie (COLA)
7) Exceptions à la politique
8) Paliers de la politique vs avantages flexibles de base
8.5) Conformité
1) Programmes de vente de logements
L'offre d'une prestation compétitive de vente de logement peut apporter des avantages significatifs à la fois à l'entreprise et à l'employé qui déménage. En proposant un processus normalisé de vente de logement, les entreprises peuvent garantir une expérience de relocalisation cohérente et contrôlée, réduisant ainsi le risque d'insatisfaction ou d'échec de la relocalisation.
Option de rachat garanti (GBO) ou option de valeur d'achat (BVO)
- Proposer un BM peut être risqué pour votre organisation car il garantit aux employés la vente d'un logement sur la base de sa valeur d'évaluation,
. Mais si le logement n'est pas vendu, votre entreprise le met en stock et doit le revendre. - Un BVO, en revanche, minimise considérablement les risques organisationnels liés à un GBO, puisque votre entreprise n'achète le logement de l'employé qu'après que celui-ci ait trouvé un acheteur extérieur.
- Certaines entreprises offrent un GBO à leurs cadres et un BVO aux non-cadres.
GBO
Certaines polices proposent un programme de rachat garanti (GBO), dans le cadre duquel l'entreprise ou un service de relocation tiers achète le logement s'il n'est pas vendu dans un certain délai. L'employé est ainsi assuré de pouvoir déménager sans contrainte financière.
Pour
- Avantage fiscal pour l'entreprise et le salarié.
- Les employés ne sont pas tenus d'assister à la clôture.
- Les évaluateurs professionnels veillent à ce que votre entreprise offre un prix de marché compétitif.
- L'offre garantie accélère le processus de relocalisation afin que la personne transférée puisse déménager plus rapidement.
Cons
- La société assume le risque de posséder et d'entretenir le logement jusqu'à sa vente.
BVO
Dans le cadre du programme Buyer Value Option (BVO), l'employé est responsable de la commercialisation et de la vente de son logement sur le marché libre, mais une fois qu'il a obtenu une offre d'achat de bonne foi, l'entreprise ou un service de relocalisation tiers intervient pour acheter le logement au prix convenu. Cette approche permet à l'employé de vendre son logement à sa juste valeur marchande, tandis que l'entreprise s'occupe de la clôture et de la revente, ce qui simplifie le processus et minimise l'implication de l'employé dans la transaction après l'obtention de l'offre.
Pour
- Avantage fiscal pour votre entreprise et le bénéficiaire du transfert.
- Les employés ne sont pas tenus d'assister à la clôture.
- Minimise les coûts de l'entreprise puisque l'acheteur est assuré par l'employé.
- Analyse de marché du courtier réalisée par deux agents immobiliers afin d'établir un paramètre de commercialisation approprié.
Cons
- Si la vente d'un logement n'aboutit pas, le logement est intégré dans le stock de la société.
- Les salariés restent financièrement responsables de leur logement jusqu'à ce qu'ils acceptent une offre extérieure susceptible de retarder leur déménagement vers le nouveau lieu de travail.
DR
La garantie de remboursement direct (DR) pour la vente d'un logement constitue une alternative souple et rentable aux programmes BVO et GBO. Elle permet aux salariés de vendre leur logement de manière indépendante tout en bénéficiant d'un soutien financier pour des dépenses importantes telles que les commissions des agents immobiliers, les frais de clôture et les honoraires d'avocat.
Pour
- Risque financier moindre, car votre entreprise n'a pas à reprendre les logements invendus et les employés sont responsables de la vente de leur logement et du paiement des frais de clôture/de commission à l'avance.
Cons
- Aucun avantage fiscal pour votre entreprise ou pour le salarié.
- Votre entreprise devra supporter des frais supplémentaires de majoration (en supposant que vous proposiez la majoration).
- L'employé est responsable de tous les coûts initiaux (frais de clôture, commissions, inspections, etc.).
Prime de vente de maison
Une prime à la vente de maison peut inciter les employés à vendre leur maison rapidement.
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- Avantageux pour votre entreprise si vous offrez un GBO ; moins offert dans un programme BVO.
- Décidez du plafond de cet avantage, et si ce plafond variera en fonction du rôle de l'employé. De nombreuses entreprises le basent sur un pourcentage de la vente et/ou offrent une prime plus élevée à ceux qui parviennent à vendre leur maison dans un délai donné.
- Ce n'est pas nécessaire sur le marché immobilier actuel, car les maisons se vendent rapidement, la demande étant largement supérieure à l'offre de l'inventaire disponible.
Perte sur la vente
Certaines entreprises proposent une perte à la vente, c'est-à-dire que l'entreprise offre un avantage supplémentaire aux employés qui vendent leur logement à un prix inférieur au prix d'achat initial.
Cet avantage est plus fréquent pour les cadres que pour les non-cadres (il est généralement plafonné).
Inspections de maisons
La plupart des entreprises exigent une inspection complète du logement pour les programmes GBO et BVO. L'inspection du logement est commandée par la société de gestion de la relocalisation (RMC).
L'inspection permet de réduire le risque que l'entreprise achète un logement présentant des défauts importants inconnus.
Le cessionnaire est tenu d'effectuer toutes les réparations nécessaires avant de poursuivre un programme BVO ou GBO.
Certaines entreprises veulent éviter d'être trop pointilleuses sur les réparations nécessaires, c'est pourquoi une alternative à l'inspection complète de la maison serait une inspection des principaux composants.
Les inspections spécialisées peuvent porter sur les points suivants
- Bien
- Septique
- Radon
- Termite
- Stucco
Si des problèmes sont suspectés dans d'autres domaines, des inspections supplémentaires peuvent être demandées :
- HVAC
- Toit
- Plomberie et/ou électricité intérieures
- Structures/fondations
2) Aide à la location
Les employés, à différentes étapes de leur vie, ont des besoins variés en matière de logement. Les avantages liés à l'aide à la location garantissent que la politique de relocalisation de l'entreprise est inclusive et favorable à diverses situations, comme les jeunes employés ou ceux qui déménagent dans des zones urbaines où la location est plus courante.
En outre, l'aide au loyer permet de minimiser le stress du déménagement et de faciliter la transition vers le nouveau poste de travail. Un élément essentiel de cette prestation est l'aide apportée aux personnes mutées en cas de résiliation anticipée du bail.
Si vous décidez d'offrir une aide à la location, tenez compte des éléments suivants :
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-
- Le nombre de jours de recherche de location que vous souhaitez fournir.
- Le plafonnement de l'aide à la location permet à l'entreprise de maîtriser ses coûts. Si un employé dépasse le plafond, il convient de décider s'il y a lieu d'accorder un avantage exceptionnel au cas par cas.
- Encouragez les employés à négocier avec les propriétaires afin d'insérer dans le bail une clause diplomatique qui réduise les frais de rupture de bail futurs.
-
3) Services à destination
L'installation dans un nouveau lieu de travail peut être une expérience bouleversante pour les salariés. Les services de destination jouent un rôle crucial pour faciliter cette transition en apportant un soutien qui aide les employés à s'installer plus rapidement et plus confortablement. Les services de destination essentiels comprennent notamment le logement temporaire, l'aide à la recherche d'un logement et les services d'installation.
En offrant des services de destination complets, les entreprises peuvent réduire considérablement le stress associé à la relocalisation, ce qui permet aux employés de se concentrer sur leur nouveau rôle et de devenir productifs plus rapidement. Une transition bien accompagnée améliore non seulement l'expérience de l'employé, mais contribue également à sa satisfaction générale et à sa réussite dans son nouveau poste.
Les services de destination essentiels pour une relocalisation à l'intérieur des États-Unis sont les suivants : La recherche d'un logement, y compris un logement temporaire ou des voyages de recherche d'un logement et les frais de clôture à destination.
Logement temporaire
L'installation dans un nouveau lieu de travail peut être une expérience bouleversante pour les salariés. Les services de destination jouent un rôle crucial pour faciliter cette transition en apportant un soutien qui aide les employés à s'installer plus rapidement et plus confortablement. Les services de destination essentiels comprennent notamment le logement temporaire, l'aide à la recherche d'un logement et les services d'installation.
En offrant des services de destination complets, les entreprises peuvent réduire considérablement le stress associé à la relocalisation, permettant ainsi aux employés de se concentrer sur leur nouveau rôle et de devenir productifs plus rapidement.
Une transition bien accompagnée améliore non seulement l'expérience de l'employé, mais contribue également à sa satisfaction générale et à sa réussite dans son nouveau poste.
Voyage de recherche de logement
L'octroi d'une somme forfaitaire pour les voyages simplifiera le processus et permettra aux employés de réserver et de payer des voyages de recherche de logement.
Voir ci-dessous pour plus de détails sur les montants forfaitaires
Frais de clôture de la destination
De nombreuses entreprises offrent ce remboursement aux cadres et non aux non-cadres.
- Le plafonnement de l'aide est un moyen de contrôler les coûts de cet avantage imposable, en particulier si votre entreprise verse des montants bruts. Cette mesure pourrait être particulièrement utile lorsque les employés déménagent vers des destinations où le coût du logement est élevé.
- Il est recommandé de n'autoriser que le remboursement des frais de clôture habituels afin de s'assurer que votre société ne rembourse pas des éléments non standard.
Certains employeurs offrent une aide pour les frais de clôture aux locataires actuels qui achètent une maison dans leur nouveau lieu de résidence.
- Si vous décidez d'offrir cet avantage, déterminez qui sera admissible. Seulement les nouveaux employés ou les employés existants, seulement les cadres ou en fonction du niveau d'emploi ?
- Bien qu'il ne s'agisse pas de l'avantage le plus couramment offert, une incitation à la location peut permettre à votre entreprise de réaliser des économies lors de futurs déménagements.
- C'est une bonne option pour les employés qui déménagent souvent. Votre entreprise peut ainsi éviter de payer les frais de clôture et de vente future de la maison de façon répétitive pour le même employé.
4) Articles ménagers
Le déménagement des biens ménagers est l'une des étapes les plus stressantes d'une relocalisation. La prise en charge des coûts et de la logistique de l'expédition des biens ménagers réduit considérablement ce stress et aide les employés à se concentrer sur la transition vers leur nouveau rôle.
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- Assurez-vous que votre CMR est proactif dans ses communications et qu'il offre aux employés la possibilité de donner un retour d'information en direct afin que tout problème puisse être résolu immédiatement.
- Vérifier que le CMR propose une tarification transparente, un suivi détaillé des dépenses et une couverture d'assurance complète pour atténuer les risques.
- La plupart des entreprises fournissent une assistance fiscale pour les déménagements de HHG, en particulier depuis l'adoption de la loi sur les réductions d'impôts et les emplois (Tax Cuts and Jobs Act, TCJA) de 2018.
Expédition de véhicules
Réalisez des économies en basant le nombre de véhicules autorisés sur la distance du déménagement. Il est courant que les entreprises proposent au moins un véhicule à expédier si la distance est supérieure à 500 miles, et jusqu'à deux si la distance est supérieure à 1000 miles. Cela permet de réduire le stress lié au fait que l'employé et sa famille doivent parcourir de longues distances dans des véhicules séparés.
Stockage temporaire
La plupart des entreprises offrent un stockage temporaire des biens ménagers de l'employé jusqu'à ce qu'il trouve un logement permanent.
- Une politique bien définie qui inclut l'entreposage temporaire fournit des lignes directrices claires à la fois pour l'employé et pour l'entreprise, réduisant ainsi l'ambiguïté et les conflits potentiels sur ce qui est couvert pendant le processus de relocalisation.
- Pour économiser des coûts, n'offrez pas cet avantage pour des raisons personnelles, par exemple, pendant la rénovation d'une maison, lorsque l'employé peut vouloir entreposer des articles jusqu'à ce que les travaux soient terminés, ou si l'employé part en vacances et ne peut pas être présent pour la livraison des biens de consommation courante.
5) Somme forfaitaire
Décidez si vous voulez offrir une somme forfaitaire partielle ou totale aux personnes transférées. Certains employés peuvent apprécier la liberté de pouvoir utiliser leur argent de réinstallation comme ils l'entendent.
Les avantages de l'octroi d'une somme forfaitaire sont notamment les suivants :
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- Maîtrise des coûts
- Budgétisation et administration aisées
- Compétitivité du marché
- Idéal pour les employés qui n'ont pas à se déplacer
- Programmes de stages
Il existe trois principaux types de sommes forfaitaires:
(sans conseil), une somme forfaitaire gérée (avec conseil) et une somme forfaitaire (en plus d'autres prestations).
Prestation forfaitaire uniquement
(pas de conseil)
Le bénéficiaire du transfert reçoit une somme forfaitaire. L'employé décide de la façon dont il compte dépenser ces fonds.
- Couramment utilisé avec les non-cadres, y compris les employés débutants et les employés dans les programmes de développement qui changent fréquemment de lieu.
- En général, il n'est pas utilisé avec les déménagements de niveau supérieur.
- La majorité des sommes forfaitaires sont inférieures à 5 000 $.
Fonds forfaitaire géré
(avec conseils)
Permet à votre entreprise de conserver un contrôle partiel sur l'utilisation de l'argent par l'employé tout en offrant une certaine souplesse. Le CMR conseille l'employé sur les façons approuvées d'utiliser la somme forfaitaire qu'il a gérée, et les fonds sont fournis sous forme de remboursement après que l'employé a engagé le coût ou est facturé directement à l'un des fournisseurs partenaires de votre CMR.
- Les sommes forfaitaires gérées sont plus souvent utilisées comme seul avantage pour les cadres ou les employés de niveau supérieur, par opposition à une somme forfaitaire seule (sans conseil), utilisée plus souvent avec les employés de niveau débutant.
Somme forfaitaire
(en plus des autres prestations)
Il s'agit du type d'indemnité forfaitaire le plus fréquemment utilisé. Il fonctionne bien parce que les entreprises peuvent offrir d'autres avantages - adaptés aux besoins spécifiques de l'individu en matière de réinstallation - tout en fournissant une somme forfaitaire que l'employé peut dépenser comme il le souhaite.
Ce type d'avantage permet également à votre entreprise de contrôler les coûts et offre une flexibilité supplémentaire à l'employé.
Ajustement du coût de la vie (COLA)
Certains de vos employés peuvent déménager dans une région où le coût de la vie est moins élevé et d'autres dans une destination où il est beaucoup plus élevé. Si le coût de la vie est plus élevé, certaines entreprises offrent une indemnité de coût de la vie à durée limitée pour combler l'écart financier. Les options de paiement peuvent être mensuelles, trimestrielles, annuelles ou une somme forfaitaire unique.
- Fixez une période de fin pour cet avantage et décidez si l'avantage diminuera lentement pendant cette période.
- Les entreprises doivent également tenir compte des implications fiscales des paiements d'indemnités de vie chère et veiller à communiquer clairement avec les employés sur la manière dont l'ajustement est déterminé.
Il est préférable de n'offrir cet avantage qu'aux employés qui déménagent vers des destinations où le coût de la vie est plus élevé. Si votre employé déménage d'une région où le coût de la vie est élevé à une autre, envisagez de ne pas offrir cet avantage. Souvent, les employeurs fixent un seuil (généralement un pourcentage) pour offrir cet avantage. D'autres identifieront des zones/villes spécifiques et n'offriront cet avantage qu'aux employés qui déménagent dans ces endroits prédéterminés.
7) Exceptions à la politique
Décidez de la manière dont vous souhaitez gérer les exceptions à la politique et assurez-vous que vous et votre CMR êtes en phase. Élaborez un processus bien défini pour la demande et l'évaluation des exceptions, en précisant qui est autorisé à les approuver et dans quelles circonstances elles seront prises en compte. Même si vous avez une excellente politique de relocalisation des employés, elle n'est pas toujours universelle ! Les cultures individuelles, les besoins spécifiques et la dynamique familiale peuvent nécessiter des exceptions. Assurez-vous que votre CMR assure le suivi de toutes les demandes et de tous les résultats. Examinez régulièrement les types et la fréquence des exceptions demandées afin d'identifier les tendances ou les lacunes de la politique actuelle, ce qui pourrait indiquer la nécessité d'y apporter des ajustements.
Voici quelques exemples de demandes d'exception de politique courantes :
- Hébergement temporaire prolongé ou entreposage d'articles ménagers
- Mise en caisse supplémentaire d'objets, de véhicules à expédier ou d'autres services pour un déménagement d'articles ménagers
- Paramètres d'inscription des logements / Conditions d'inscription des logements
- Remboursements supplémentaires pour les voyages
- Exigences en matière de réparation
- Extension des prestations
8) Paliers de politique et prestations de base
Niveaux de politique
Avec les contrats à plusieurs niveaux, l'entreprise choisit les salariés qui bénéficieront d'un ensemble de prestations spécifiques. Souvent, les politiques à plusieurs niveaux classent les salariés en différentes catégories (niveaux) en fonction de facteurs tels que le niveau d'emploi, l'ancienneté ou la distance de relocalisation, chaque niveau offrant un ensemble prédéfini d'avantages.
Par exemple, les avantages liés à la réinstallation offerts à un cadre peuvent être différents de ceux offerts à un employé débutant. Bien qu'une politique à plusieurs niveaux permette à une entreprise d'être sélective quant aux avantages offerts à chaque niveau d'employé, certains avantages peuvent être offerts dans tous les paquets.
En d'autres termes, un déménagement HHG peut être proposé à tous les employés qui déménagent, mais le coût du déménagement peut être plafonné pour les employés de niveau inférieur. Certaines entreprises n'offrent une aide à la vente de logement qu'aux employés de niveau supérieur, mais tous les autres avantages peuvent être les mêmes, quel que soit le rôle ou le niveau d'emploi de l'employé.
Outre le niveau de poste de l'employé, d'autres facteurs peuvent influer sur le niveau auquel se situe un employé, notamment le fait qu'il soit propriétaire ou locataire, ou qu'il soit un nouvel employé ou un employé existant.
Prestations de base
Les avantages Flex de base offrent une solution plus personnalisée en fournissant à tous les employés un ensemble d'avantages essentiels liés à la réinstallation, tout en permettant aux employés de choisir des avantages supplémentaires flexibles en fonction de leur situation particulière.
Bien que Core Flex offre une plus grande personnalisation et puisse améliorer la satisfaction des employés, il nécessite une administration plus complexe et une communication soignée pour s'assurer que les employés comprennent leurs options.
8.5) Conformité
La conformité est une considération essentielle lors de l'élaboration d'une politique de relocalisation aux États-Unis, car elle garantit que l'entreprise adhère à toutes les lois et réglementations pertinentes. Il s'agit notamment de comprendre les implications fiscales, le droit du travail et les pratiques immobilières qui varient d'un État à l'autre. L'élaboration d'une politique privilégiant la conformité permet de limiter les risques, d'éviter les problèmes juridiques potentiels et de garantir la protection de l'entreprise et de la personne transférée.
En conclusion
Pour élaborer une politique efficace de relocalisation aux États-Unis, il est essentiel de prendre en compte une série de bonnes pratiques qui répondent à la fois aux besoins des employés et aux objectifs de l'organisation. Comparez régulièrement votre politique aux normes du secteur et à vos concurrents pour vous assurer qu'elle reste compétitive et efficace.
Envisagez un partenariat avec un bon CMR qui peut vous aider à rédiger votre politique, à l'évaluer régulièrement et à l'administrer de manière rentable.
Pour plus de bonnes pratiques, consultez notre rapport d'évaluation de la mobilité mondiale 2024.
