Objectif
Construire un fichier d'interface Workday personnalisé pour rationaliser les rapports de paie d'une société Fortune 500. En outre, nous avons conçu une interface intuitive de traitement des avantages sociaux au sein du portail de l'équipe Mobilité et RH de WHR, afin de leur permettre de gérer efficacement les paiements de réinstallation. Ces paiements seront intégrés de manière transparente dans Workday et seront rapidement décaissés par le biais de leur système de paie.
Défi
Les équipes des ressources humaines et de la mobilité mondiale sont chargées de distribuer rapidement de nombreux types d'avantages et d'allocations à une population d'employés détachés. Dans les grandes organisations, il peut être difficile de s'assurer que les employés sont payés rapidement et en toute conformité avec tous les avantages imposables déclarés dans le système de paie de l'entreprise. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises du Fortune 50, comme une entreprise du Fortune 500 qui compte 58 000 employés et dont le chiffre d'affaires annuel s'élève à 89 milliards de dollars américains. Ces problèmes peuvent être aggravés par la diversité des avantages traités et/ou déclarés dans le cadre de la paie :
- Indemnités versées par le biais de la paie de l'entreprise ;
- Indemnités versées par l'intermédiaire de la société de gestion de la relocalisation (WHR) ;
- Remboursements versés par WHR à l'employé ;
- Factures payées par WHR à un partenaire fournisseur de services de relocalisation (par exemple, déménageurs, logements temporaires, etc.).
"Aujourd'hui plus que jamais, nos clients ont le choix entre un grand nombre de systèmes de gestion du capital humain, y compris Workday. Il est essentiel pour les sociétés de gestion de la relocalisation telles que WHR de créer des solutions sur mesure lorsqu'il existe des obstacles à de véritables intégrations.
Cette solution d'interface Workday permet aux équipes de RH et de mobilité mondiale de traiter et de rapporter les allocations rapidement, en toute conformité et en toute confiance à une population mondiale d'assignés".
Impact
49 % des travailleurs américains chercheront un nouvel emploi après seulement deux erreurs de paie, telles qu'un retard ou une erreur de paiement. (The Workforce Institute at Kronos)
L'IRS estime qu'environ un tiers des employeurs commettent une erreur de paie au cours d'une année donnée, ce qui représente près de 7 milliards de dollars de pénalités pour 2021. (US Internal Revenue Service)
Dans une étude menée auprès d'entreprises américaines, Ernst & Young (EY) a constaté que la correction d'une seule erreur de paie coûtait en moyenne 291 dollars aux entreprises, directement et indirectement.(Ernst & Young)
Solutions
Le service informatique de WHR a créé, sans frais pour l'entreprise, un écran personnalisé de traitement des avantages sociaux dans le portail de l'équipe Mobilité et RH de WHR. Chaque contact s'est vu attribuer un accès basé sur le rôle (par exemple, processeur ou approbateur). Cette importante délégation de responsabilités permet d'éviter qu'une personne ne verse des fonds non autorisés à un autre employé. Une fois approuvés par deux membres de l'équipe, ces paiements d'indemnités sont transférés vers un écran de l'interface Workday, de même que les avantages supplémentaires liés à la réinstallation qui doivent être déclarés pour la paie.
À l'intervalle de son choix, l'équipe de mobilité peut cliquer sur un bouton pour générer automatiquement un fichier d'interface qui peut être importé dans Workday. En plus de déclarer les avantages imposables liés à la relocalisation, ce fichier d'interface indique les paiements à effectuer aux employés concernés par le biais de la paie de l'entreprise. Les exemples incluent les indemnités de relocalisation, les différentiels de coûts de localisation sur trois ans, les indemnités de déplacement, etc.
Avantages
Les employés sont payés rapidement et en toute conformité
En approuvant les indemnités de déménagement par le biais de l'écran de traitement des avantages sociaux de WHR, l'entreprise dispose désormais d'un plus grand contrôle sur son programme et ses processus. Elle détermine quand et comment les employés sont payés, avec une logique personnalisée pour débourser des montants différents en fonction du niveau de prestations, de la classe de salaire, du lieu de travail, etc. De plus, les nouveaux employés peuvent recevoir des fonds de WHR avant même d'être intégrés au système de paie. Tous les paiements sont inclus dans les rapports de WHR.
Synchroniser les données de paie entre les différents systèmes
Grâce à l'interface entre le système de WHR et Workday, les paiements ne peuvent plus passer entre les mailles du filet. Depuis la mise en œuvre, l'entreprise n'a pas eu besoin de remplir un formulaire W-2C, ce qui a considérablement amélioré la satisfaction des employés et créé des promoteurs dans le cadre de leur programme de relocalisation.
WHR a mis en correspondance son système avec les champs de données de Workday, ce qui lui a permis de capturer et d'établir des rapports sur tous les points de données qu'elle souhaitait, sans coût supplémentaire.
Réaffecter le temps et le budget ailleurs
La solution d'interface Workday de WHR est un outil de facilitation de la relocalisation ; elle permet aux entreprises de traiter les prestations plus rapidement, de rendre compte aux services de paie en cliquant sur un bouton, d'éliminer le casse-tête que représente la production des formulaires W-2C et de réaffecter du temps ailleurs.
Plutôt que de payer 200 $/heure pour un développement personnalisé, les écrans de traitement des prestations et l'interface Workday ont été créés gratuitement. Au lieu de retarder le processus par des négociations contractuelles, ils ont pu redéployer leur temps et leurs frais généraux vers d'autres projets et améliorations en matière de ressources humaines.
Le mappage des données Workday peut inclure : les dates de récupération pour les accords de remboursement, les paiements sur cycle et hors cycle, les paiements uniques ou multiples (mensuels, annuels), l'identifiant de l'employé, et tout autre champ requis.
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