La gestion des frais de réinstallation est un processus compliqué et stressant. Les employés qui déménagent peuvent avoir près d'une douzaine de rapports de dépenses qu'ils soumettront au cours de leur relocalisation, ce qui peut être difficile pour l'employé de s'autofinancer. Le rapport de la Réserve fédérale sur le bien-être économique des ménages américains en 2017 a révélé que 4 adultes sur 10 emprunteraient, vendraient quelque chose ou ne seraient pas en mesure de payer s'ils étaient confrontés à une dépense d'urgence de 400 dollars. Compte tenu de ces données, l'autofinancement de dizaines de dépenses peut frapper assez durement un individu. Un processus de gestion des dépenses de réinstallation transparent et efficace est essentiel au bien-être général de la réinstallation. Nous avons compilé cinq conseils simples pour assurer l'exactitude et la rapidité des remboursements de frais de réinstallation.
Conseil 1 : communiquez trop sur le calendrier.
Grâce au processus d'enquête complexe de WHR, nous avons constaté qu'il existe une corrélation directe entre la rapidité du remboursement et la satisfaction des employés. Nous n'insisterons jamais assez sur l'importance d'une rotation rapide des fonds, surtout si l'on tient compte de la statistique ci-dessus de la Réserve fédérale. Le fait de bien communiquer les délais aux employés qui déménagent peut les aider à planifier en conséquence et à savoir quand attendre le remboursement.
Conseil n° 2 : assurez-vous de l'exactitude des données en procédant à un double examen.
L'exactitude est essentielle dans l'examen des notes de frais. Il est donc indispensable d'avoir plus d'une paire d'yeux sur chaque élément avant de procéder au remboursement. Chez WHR, un examen est effectué par l'expert en politique et un autre par un membre de l'équipe comptable. Cela garantit la conformité et l'exactitude.
Conseil n° 3 : ayez une interface simple, facile à utiliser et accessible aux employés.
Déployez un système de soumission des dépenses en ligne accessible partout, 24/7/365. Donner aux employés la possibilité de télécharger les reçus depuis leur téléphone ou leur tablette permet de gagner du temps et d'éviter le casse-tête de la numérisation d'innombrables reçus. Cela est également utile lorsque les employés sont en déplacement.
Conseil 4 - Utilisez des notes de frais personnalisées.
Pour rationaliser l'examen des notes de frais, créez des rapports personnalisés pour chaque politique de délocalisation. Cela permet non seulement de s'assurer que les employés respectent les avantages de la politique, mais aussi de faciliter le processus de révision pour votre équipe. Si vous utilisez une technologie en ligne, assurez-vous que le système intègre les paramètres de votre politique. Cela réduira les risques de demande d'exception, ce qui ne fait qu'augmenter le temps de révision et le temps de remboursement.
Conseil 5 - Exactitude et sécurité des informations relatives aux paiements.
L'exactitude des informations de paiement est primordiale pour des remboursements précis et rapides. Chez WHR, notre technologie exclusive exige que seul l'employé qui déménage puisse modifier les champs d'information sur les paiements. Un code d'authentification leur est également envoyé par e-mail pour vérifier leur identité avant de saisir ou de modifier les informations. En outre, les mesures de sécurité visant à prévenir le piratage ou le hameçonnage doivent être clairement documentées et prouvées par des audits technologiques.
Examinez attentivement votre processus actuel de gestion des dépenses et voyez si ces conseils sont respectés. Si ce n'est pas le cas, établissez un plan d'action pour réaligner votre programme sur ces nécessités fondamentales. N'oubliez pas : un processus de gestion des frais de réinstallation bien géré peut faire ou défaire une réinstallation.
