Choisir une nouvelle société de gestion de la relocalisation (RMC) pour gérer votre programme de mobilité et de relocalisation à l'échelle mondiale peut sembler une tâche ardue. Il est important que vous choisissiez une RMC qui corresponde le mieux à la culture de votre entreprise, aux besoins de vos employés, au budget de votre entreprise et à votre style de travail. Vous n'achetez pas seulement un service ou un produit ; vous achetez également un partenaire commercial qui est une extension de votre entreprise et qui vous représente sur le marché. Vous achetez également une culture, des personnalités et des processus. Vous engagez une entreprise pour gérer et/ou fournir des services à l'actif le plus important de votre entreprise, vos employés. Une grande partie du temps passé dans un processus d'appel d'offres traditionnel l'est avant même que l'entreprise ne s'entretienne avec les fournisseurs potentiels pour connaître leur mission, leurs valeurs, leurs buts, leurs objectifs, leur vision, leurs normes d'embauche et leur personnel clé.
Le choix d'un PCR se résume à deux options : Faire un appel d'offres (marché concurrentiel) ou sélectionner un fournisseur par vous-même (vente négociée). Dans ce court article, nous aborderons les points suivants :
- Quels sont les avantages et les inconvénients d'un appel d'offres et quel est le moyen le plus efficace et le plus rentable de lancer un appel d'offres ?
- Négocier avec un fournisseur privilégié au lieu de lancer un appel d'offres.
- Les choses à considérer.
Avantages et inconvénients d'un appel d'offres et quelle est la manière la plus efficace et la plus rentable de lancer un appel d'offres ?
Pour
Encourage la concurrence et permet la comparaison : Vous disposerez d'un plus grand nombre de PMR parmi lesquels vous pourrez choisir et comparer. Le fait que les PMR suivent un certain format en répondant chacun aux mêmes questions vous permet de comparer facilement les réponses et d'écarter les PMR qui ne répondent pas à vos exigences.
Nouvelles offres de services : Vous pourriez découvrir d'autres offres de services que vous n'aviez pas pensé à demander au départ.
Passez en revue toutes vos options : La création d'une demande d'information (RFI) et d'une demande de proposition (RFP) vous permet de choisir ce que vous voulez apprendre sur les fournisseurs qui répondent. Cela vous aide à comprendre pleinement ce que chaque CMR a à offrir et vous permet de choisir en fin de compte la société qui répond le mieux à vos besoins.
Cons
Chronophage et coûteux : le processus d'appel d'offres peut prendre plusieurs mois, en fonction de vos processus de décision internes. Pour les programmes mondiaux complexes avec des centaines ou des milliers de personnes transférées, ce processus peut inclure :
- Les services d'achat envoient aux fournisseurs l'intention de participer à votre document RFI (plus d'informations sur les RFI ci-dessous).
- Élaboration et diffusion de questions RFI aux PMR.
- Examiner les réponses des fournisseurs aux demandes de renseignements, qui peuvent dépasser des dizaines de pages par répondant.
- Réduire le nombre de PMR à inviter à participer à votre appel d'offres.
- Élaboration de questions et diffusion des questions de l'appel d'offres aux PMR.
- Répondre aux questions du CMR concernant l'appel d'offres.
- Examiner les réponses aux appels d'offres qui peuvent dépasser 80 à 150 pages pour chaque CMR.
- Réduire le nombre de PMR qui participeront aux meilleures et aux dernières présentations et démonstrations technologiques.
- Choisir un CMR.
Les coûts d'organisation et le temps passé peuvent être une immense distraction pour votre entreprise :
- Si vous sollicitez des appels d'offres auprès de 8 à 10 soumissionnaires et que les réponses de chaque fournisseur comptent entre 80 et 150 pages, votre personnel doit examiner toutes les réponses complétées. Si vous pensez aux coûts d'un responsable des ressources humaines, d'un responsable de la paie, d'un responsable des achats, d'un responsable fiscal, d'un responsable de la comptabilité et d'un responsable de la logistique, par exemple, et au total des heures qu'ils consacrent à la planification et à l'examen des appels d'offres, cela peut dépasser des dizaines de milliers de dollars.
- Une fois que tout le personnel nécessaire a examiné les réponses, que l'entreprise a réduit la liste et qu'elle invite plusieurs PMR potentiels à des réunions en personne, combien de membres du personnel participent à ces réunions ? Quel est leur salaire annuel et combien d'heures chaque employé consacre-t-il à la planification des réunions internes, aux réunions de présentation des fournisseurs et aux examens internes après la présentation ? Même lorsque toutes les présentations et démonstrations techniques sont effectuées virtuellement, le temps combiné est immense.
- Enfin, quel est le coût d'opportunité pour votre organisation ? Chaque heure que vos responsables des achats, vos directeurs de la relocalisation et vos responsables de la mobilité passent en réunion est du temps perdu pour les personnes transférées. Pendant que votre personnel est distrait par les réponses aux appels d'offres et les présentations, il doit en même temps faire face à sa charge de travail normale.
Éliminer les mauvais fournisseurs : De nombreux PMR viables ne participent pas aux appels d'offres. Les raisons sont diverses, allant de coûts associés élevés à une structure de prix différente qui n'est pas facilement comparable dans un processus d'examen de type " pommes contre pommes ". Vous pourriez passer à côté d'un PMR qui vous conviendrait parfaitement.
Promesses de prix inatteignables : Pour certains PMR, gagner de nouvelles affaires est plus important que de répondre à vos besoins dans le cadre d'un partenariat à long terme. Ces PMR peuvent faire une offre pour votre entreprise et l'emporter, même si le prix qu'ils proposent est inaccessible pour leurs résultats. Cela peut causer des problèmes pendant le processus de mise en œuvre ou entraîner une augmentation des frais demandée au cours de la première ou de la deuxième année.
Envisagez d'abord d'émettre une demande de renseignements
Le processus actuel d'appel d'offres a lieu avant même que les entreprises ne déterminent l'aptitude des fournisseurs. Envisagez d'émettre une demande d'informations (RFI) avant d'émettre une demande de propositions (RFP) pour passer en revue les fournisseurs. Ne posez pas plus de 10 à 20 questions. Si, par exemple, vous avez besoin de quelqu'un qui a des bureaux à l'étranger, ou si vous avez besoin d'une solution de haute technologie, ou si vous voulez un fournisseur qui n'a pas de messagerie vocale, vous pouvez éliminer immédiatement les soumissionnaires non qualifiés. Une demande de renseignements devrait demander des références, et vous devriez vérifier ces références avant d'inviter les fournisseurs à participer au processus d'appel d'offres officiel. Effectuez une présélection avant d'inviter les soumissionnaires pour vous assurer que ceux qui soumissionnent répondent aux qualifications générales de l'entreprise.
Apprenez à connaître seulement quelques personnes sélectionnées à inviter à votre offre.
Choisissez quelques PMR potentiels et demandez-leur d'abord de faire des démonstrations ou des présentations. Asseyez-vous avec trois fournisseurs potentiels favoris et discutez de ce qui est le plus important pour eux. Apprenez à les connaître, puis invitez ces quelques personnes sélectionnées à participer à votre appel d'offres. Parlez à des collègues du secteur en qui vous avez confiance et découvrez si le fournisseur actuel de votre collègue est un bon choix ou non, et pourquoi. Déterminez si le style de travail et la culture d'un fournisseur potentiel sont compatibles avec le style de travail et la culture de votre entreprise.
S'il s'agit uniquement de savoir qui a le prix le plus bas, il n'est peut-être pas judicieux d'émettre une demande de propositions complète. Envisagez une DP abrégée qui ne couvre que les aspects essentiels de votre programme, en mettant davantage l'accent sur les scénarios de coûts et les projections des PMR.
Négocier avec un fournisseur privilégié au lieu de lancer un appel d'offres.
Si l'appel d'offres ne semble pas être la meilleure option pour votre entreprise, l'autre option est le processus d'approvisionnement non concurrentiel. Vous pouvez sélectionner un fournisseur (fournisseur unique) dont vous savez qu'il fournira le meilleur service en fonction de vos exigences en matière de réinstallation, de vos recherches et de vos communications antérieures avec le fournisseur. Ce processus fonctionne bien si vous connaissez un ou deux CMR qui correspondent déjà à vos besoins et à la culture de votre entreprise. Cette option fonctionne également bien si vous travaillez dans une petite fenêtre de temps. Vous n'aurez pas à examiner plusieurs propositions approfondies - seulement les propositions des PMR de votre choix.
Points à considérer
Considérez le temps et les coûts
L'émission d'un appel d'offres à l'aveugle auprès de 8 à 10 soumissionnaires est-elle rentable pour votre entreprise ? Êtes-vous à l'aise avec la quantité de ressources humaines internes qui seront mobilisées dans le processus (temps et coûts) ? En d'autres termes, qu'est-ce qui est dans le meilleur intérêt de votre entreprise ? Avez-vous le temps de passer en revue les PMR par le biais d'un processus d'approvisionnement concurrentiel, ou avez-vous besoin d'un PMR maintenant ? Avez-vous déjà quelques PMR en tête, ou avez-vous besoin de plus d'informations sur les autres options qui s'offrent à vous ? Le choix d'un PCGR est une décision commerciale importante pour votre entreprise.
Le WHR peut vous aider :
- Souhaitez-vous organiser une démonstration d'un produit ou d'un service WHR ?
- Souhaitez-vous nous rencontrer pour parler de notre culture, de nos valeurs et de la façon dont nous pouvons résoudre vos problèmes ?
- Souhaitez-vous que WHR participe à votre demande de renseignements ou à votre demande de propositions ?
Articles connexes
