Hoe gedetailleerd en veelomvattend uw beleid voor het verhuizen van werknemers ook is, soms komt u uitzonderingen of speciale verzoeken van uw werknemers tegen. Denk bijvoorbeeld aan kinderen meenemen op huizenjacht, een extra maand tijdelijke huisvesting nodig hebben, een huisdier verhuizen of vragen om een verlenging van de opslag van huisraad. Verhuispakketten en andere verhuisvoordelen kunnen sterk variëren.
Voor en tijdens het verhuisproces doen zich unieke omstandigheden voor. Het is onvermijdelijk dat er relocatieondersteuning nodig is. Daarom staan de meeste bedrijven uitzonderingen toe op hun beleid.
Uit onze Mobility + Culture Benchmark Study van 2018 blijkt dat slechts 28% van de bedrijven vindt dat ze flexibele, gemakkelijk aanpasbare relocatiepakketten hebben. De overige 72% houdt zich nauwgezet aan hun uitgestippelde programma's. Hoewel de meeste bedrijven consistent zijn met hun relocatieprogramma's, zegt 64% dat ze eerder geneigd zijn om uitzonderingen te maken op hun beleid voor relocerende werknemers.
Uitzonderingsmanagement is een cruciaal onderdeel van het relocatieprogramma van elk bedrijf. Beleidsregels worden opgesteld om rekening te houden met de meeste behoeften van werknemers die verhuizen, maar geen twee verhuizingen zijn ooit hetzelfde.
1. Verwachtingen managen minimaliseert uitzonderingen
Voordat u een nieuwe medewerker aanneemt of een bestaande overplaatst, is het belangrijk om de verwachtingen tussen u, uw relocation management bedrijf (RMC) en uw medewerker grondig te bespreken en te begrijpen. Een proactieve benadering van de unieke behoeften en zorgen van uw werknemers is de meest effectieve manier om uitzonderingen te beheren. Uw RMC moet ook ruim de tijd nemen om het toepasselijke beleid met de overgeplaatste werknemer door te nemen, zodat zijn verwachtingen overeenkomen met de parameters van uw programma. De tijd die u besteedt aan het managen van verwachtingen is goed besteed omdat het zal leiden tot minder uitzonderingen op het beleid. Belangrijke overwegingen zijn ondersteuning bij overplaatsing, verhuisvergoedingen en mogelijke terugbetalingen bij overplaatsing.
2. Wees realistisch, deskundig en flexibel
Kennis is alles in het relocatieproces. In de enquête Mobility + Culture vroegen we respondenten naar de meest voorkomende uitzonderingen die ze maakten. Dit is wat we vonden:
%
Tijdelijke huisvesting
%
Voordeel/Tijdskader Verlenging
%
Extra diensten voor huishoudelijke goederen
%
Opslag van huishoudelijke goederen
%
Extra vergoedingen
Alleen al het kennen van de meest voorkomende relocatie-uitzonderingen kan je voorbereiden op toekomstige relocaties. Je zult realistischer zijn in wat je goedkeurt en flexibeler in wat je aanbiedt.
3. Voorbereiden op onvoorziene verplaatsingen
Niemand kan alle mogelijke uitkomsten van een overdracht voorspellen. Wat als de oude huiseigenaren hun nieuwe huis niet zo snel kunnen kopen als verwacht? Wat als huisraad maanden vertraging oploopt bij de douane? De meeste overplaatsingspolissen dekken zulke gevallen niet omdat ze zo zelden voorkomen.
Als er echter iets onvoorzien gebeurt, moet je RMC zich snel kunnen aanpassen en de situatie onder controle kunnen houden. Een vertraging bij de sluiting kan extra tijdelijke huisvesting betekenen en extra tijdelijke huisvesting kan extra opslag van huisraad betekenen. Het doel van Relocation Exception Management is om proactief te blijven en te anticiperen op de behoeften van de werknemer voordat hij zelf weet wat hij nodig heeft. Zorg ervoor dat je met je RMC communiceert over een aantal van deze mogelijke verplaatsingsuitzonderingen en hoe ze worden beheerd.
4. Volgen en rapporteren
Slechts 64% van de bedrijven die uitzonderingen maken op hun beleid maakt gebruik van technologie voor het traceren. De mogelijkheid om uitzonderingen bij te houden en te rapporteren, inclusief uitzonderingen die vóór de verhuizing zijn goedgekeurd, biedt uw bedrijf een basislijn van realistische kostenverwachtingen. Hierdoor kunt u ook de kosten van toekomstige uitzonderingsverzoeken voor verhuizing inschatten en het beleid naar aanleiding hiervan aanpassen.
5. Verbeter het beleid voor uitzonderingen op herhuisvesting
Wij geloven (en hebben door ons eigen werk gezien) dat het goed in de gaten houden van uitzonderingen op verhuispakketten binnen je programma mogelijkheden kan bieden voor beleidsherzieningen, waardoor je de tijdrovende taak van het meerdere keren verwerken van dezelfde uitzondering bespaart. We ontdekten echter dat slechts 62% van de bedrijven wijzigingen aanbrengt in hun beleid voor verhuispakketten op basis van uitzonderingen. Beleidsaanbevelingen en -verbeteringen moeten doorlopend zijn en worden geleverd door uw verhuisbedrijf. Dit zal u uiteindelijk helpen de kosten te beheersen en uw beste werknemers aan te trekken en te behouden.
