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Sie haben also die Entscheidung getroffen , die Umzüge Ihrer Mitarbeiter an eine Relocation Management Company (RMC) auszulagern. Wenn das nur das Ende der Arbeit wäre!

Nun müssen Sie das RMC auswählen, das am besten zu Ihrer Arbeitsplatzkultur, den Bedürfnissen der Mitarbeiter, dem Unternehmensbudget und allen anderen Kriterien passt, die Sie an einen Anbieter stellen. Bei so vielen RMCs, die zur Auswahl stehen, stellt sich die Frage, wie Sie den richtigen finden?

Der Beschaffungsprozess

Bei der Auswahl eines Umzugsdienstleisters gibt es eigentlich nur zwei Möglichkeiten: Die Ausschreibung (wettbewerbsorientierte Beschaffung) oder die Auswahl eines Lieferanten auf eigene Faust (nicht wettbewerbsorientierte Beschaffung).

Beschaffung Option 1

Bei einer Ausschreibung, auch bekannt als wettbewerbliche Beschaffung oder offene Ausschreibung, versenden Sie eine Aufforderung zur Angebotsabgabe, in der Regel in Form einer Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFP). Die RMCs können auf Ihre Anfrage reagieren und ein Angebot einreichen, in dem sie ihr Unternehmen, ihre Fähigkeiten und ihre Preise erläutern. Sobald Sie die Angebote erhalten haben, vergleichen Sie diese anhand Ihrer wichtigsten Bewertungskriterien. Dieser Prozess kann mehrere Gesprächsrunden oder Ausschreibungen umfassen.

Beschaffung Option 2

Wenn Sie sich auf der Grundlage Ihrer Recherchen und der bisherigen Kommunikation bereits für ein RMC entschieden haben, müssen Sie Ihre Suche nicht auf andere Anbieter ausdehnen. Dieser nicht wettbewerbsorientierte Beschaffungsprozess, der auch als "sole sourcing" bezeichnet wird, findet statt, wenn Sie ein RMC ohne Ausschreibung auswählen. In einigen Fällen wählt ein Unternehmen jedoch zwei oder drei RMCs aus, die es ansprechen möchte, was zu einem kleineren, engeren Ausschreibungsverfahren führt.

Jeder Beschaffungsprozess hat seine eigenen Vor- und Nachteile, daher ist es wichtig, dass Sie den Weg wählen, der den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und der umziehenden Mitarbeiter am besten entspricht.

Vorteile von Ausschreibungen

1. Es fördert den Wettbewerb: Wenn Sie ein Angebot abgeben, haben Sie in der Regel eine größere Anzahl von RMCs zur Auswahl, und die, die sich melden, werden Ihnen wahrscheinlich sofort ihr bestes Angebot machen. Eine weitere Überlegung ist, dass Sie vielleicht von anderen Vorteilen oder Dienstleistungsangeboten erfahren, an die Sie anfangs nicht gedacht haben, um danach zu fragen.

2. Befürwortet Transparenz: Die Idee hinter dem Ausschreibungsprozess ist, dass jedes RMC im Wesentlichen alle seine Karten auf den Tisch legen wird: Sie zeigen Ihnen ihre Preise, Dienstleistungen und Zusatzleistungen, und Sie wählen auf der Grundlage dieser Antworten einen Anbieter aus. Das Ergebnis ist ein fairer Auswahlprozess, der Ihnen eine klare Vorstellung davon vermittelt, was für Ihr Unternehmen am wichtigsten ist.

3. Leichter Vergleich verschiedener RMCs: Wenn die RMCs einem bestimmten Format folgen und alle die gleichen Fragen beantworten, können Sie die Antworten leicht vergleichen und RMCs ausschließen, die Ihren unmittelbaren Anforderungen nicht entsprechen.

4. Prüfen Sie Ihre Optionen gründlich: Bei der Erstellung einer Ausschreibung können Sie auswählen, was Sie über die antwortenden Anbieter erfahren möchten. So können Sie sich ein umfassendes Bild davon machen, was die einzelnen RMCs zu bieten haben, und schließlich das Unternehmen auswählen, das Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Nachteile von Ausschreibungen

1. Es kann zeitaufwendig sein: Das Ausschreibungsverfahren kann je nach Ihrem internen Entscheidungsprozess zwischen 2 und 6 Monaten oder sogar länger dauern. Außerdem umfasst er mehrere komplizierte Schritte, von der Erstellung der Ausschreibung über die ersten Angebote und Folgefragen bis hin zu den abschließenden Präsentationen und Vor-Ort-Besuchen, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen.

2. Damit verbundene Kosten: Das Ausschreibungsverfahren ist zweifellos teurer als die einfache Auswahl eines RMC, mit dem Sie zusammenarbeiten möchten. Die Kosten für die Ausarbeitung der Ausschreibung, das Screening der Anbieter, die Prüfung der Antworten und die Nachbereitung können die Zeit und das Budget Ihres Unternehmens stark beanspruchen. In der Regel entfallen 90-95 % der Umzugsausgaben" eines Unternehmens auf das Relocation-Programm, während nur 5-10 % an das RMC ausgezahlt werden.

3. Eliminierung der falschen Anbieter: Es gibt viele rentable RMCs, die sich einfach nicht an Ausschreibungen beteiligen. Die Gründe dafür reichen von hohen Kosten bis hin zu einer anderen Preisstruktur, die sich nicht ohne weiteres vergleichen lässt in ein Überprüfungsverfahren, das "Äpfel mit Äpfeln" vergleicht. Es könnte sein, dass Ihnen ein RMC entgeht, das ideal zu Ihnen passen würde.

4. Versprechen von unerreichbaren Preisen: Für einige RMCs ist es wichtiger, neue Aufträge zu gewinnen, als Ihre Bedürfnisse während einer langfristigen Partnerschaft zu erfüllen. Diese RMCs werden sich ausschließlich um Ihr Geschäft bewerben, um Konkurrenten zu untergraben, selbst wenn die von ihnen vorgeschlagenen Preise für ihr eigenes Ergebnis unerreichbar sind. Dies kann während des Implementierungsprozesses Kopfschmerzen verursachen oder zu einer geforderten Gebührenerhöhung im ersten oder zweiten Jahr führen.

Die Entscheidung für eine nicht wettbewerbsorientierte Beschaffung

Wenn eine Ausschreibung nicht die beste Option für Ihr Unternehmen ist, gibt es noch eine andere Möglichkeit: die nicht wettbewerbliche Auftragsvergabe.

Sie können einen Anbieter auswählen, von dem Sie wissen, dass er Ihren Umzugsanforderungen am besten gerecht wird, und zwar auf der Grundlage Ihrer Nachforschungen und früheren Kommunikation. Dieses Verfahren funktioniert am besten, wenn Sie ein oder zwei RMCs kennen, die bereits zu Ihren Bedürfnissen und Ihrer Unternehmenskultur passen.

Diese Option eignet sich auch am besten, wenn Sie innerhalb eines kleinen Zeitfensters arbeiten. Sie müssen nicht mehrere ausführliche Angebote prüfen, sondern nur die Preisvorschläge der RMCs Ihrer Wahl.

Nächste Schritte

Fragen Sie sich also, was in Ihrem Interesse ist für Ihr Unternehmen? Haben Sie die Zeit, RMCs in einem wettbewerbsorientierten Beschaffungsprozess vollständig zu prüfen, oder benötigen Sie einen RMC jetzt? Haben Sie bereits ein paar RMCs im Auge, oder benötigen Sie weitere Informationen über andere Optionen auf dem Markt?

Die Auswahl eines RMC ist eine wichtige Entscheidung für Ihr Unternehmen. Sie möchten ein RMC finden, das die Anforderungen Ihres Unternehmens am besten erfüllt, sei es eine hochwertige Unterstützung für Ihre umziehenden Mitarbeiter, die niedrigsten Kosten, die fortschrittlichste Technologie oder eine Kombination aus allen drei Aspekten.