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Vous avez donc pris la décision de confier la relocalisation de vos employés à une société de gestion de la relocalisation, ou RMC (Relocation Management Company). Si seulement le travail s'arrêtait là !

Vous devez maintenant choisir le PCR qui correspond le mieux à la culture de votre lieu de travail, aux besoins de vos employés, au budget de votre entreprise et à tout autre critère que vous recherchez chez un fournisseur. Avec un tel choix de PMR, la question est de savoir comment trouver le bon ?

Le processus de passation de marchés

Le choix d'un fournisseur de services de relocalisation se résume à deux options : L'appel d'offres (marché concurrentiel) ou la sélection d'un fournisseur par vos propres moyens (marché non concurrentiel).

Option d'achat 1

L'appel d'offres, également connu sous le nom d'approvisionnement concurrentiel ou d'appel d'offres ouvert, se produit lorsque vous envoyez un appel d'offres, généralement sous la forme d'une demande de propositions (DP). Les PMR peuvent choisir de répondre à votre demande et de soumettre une proposition expliquant leur entreprise, leurs capacités et leurs prix. Une fois que vous aurez reçu les propositions, vous les comparerez à vos critères d'évaluation les plus importants. Ce processus peut comprendre plusieurs séries de réunions ou d'appels d'offres.

Option d'achat 2

Si vous avez déjà décidé du PCGR que vous souhaitez retenir en fonction de vos recherches et de vos communications antérieures, vous n'avez pas besoin d'ouvrir votre recherche à d'autres fournisseurs. Ce processus d'approvisionnement non concurrentiel, également connu sous le nom de fournisseur unique, se produit lorsque vous choisissez un PCGR sans processus d'appel d'offres. Toutefois, dans certains cas, une entreprise choisira deux ou trois PMR à contacter, ce qui donnera lieu à un processus d'appel d'offres plus restreint et plus intime.

Chaque processus de passation de marché présente ses propres avantages et inconvénients. Il est donc essentiel que vous choisissiez la voie qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise et des employés qui déménagent.

Avantages de l'appel d'offres

1. Il encourage la concurrence : En général, lorsque vous lancez un appel d'offres, vous disposez d'un plus grand nombre de CMR parmi lesquels choisir, et ceux qui y répondent sont susceptibles de vous proposer immédiatement leurs meilleurs prix. En outre, vous pourriez découvrir d'autres avantages ou offres de services que vous n'aviez pas pensé à demander au départ.

2. Préconise la transparence : L'idée qui sous-tend le processus d'appel d'offres est que chaque PMR va essentiellement mettre toutes ses cartes sur la table : Il vous présente ses prix, ses services et ses valeurs ajoutées, et vous choisissez un fournisseur en fonction de ces réponses. Il en résulte un processus de sélection équitable tout en vous offrant une vision claire de ce qui est le plus important pour votre entreprise.

3. Comparez facilement différents PMR : Le fait que les PMR suivent un certain format, et que chacun réponde aux mêmes questions, vous permet de comparer facilement les réponses et d'écarter les PMR qui ne répondent pas à vos besoins immédiats.

4. Passez en revue toutes vos options : La création d'une demande de propositions vous permet de choisir ce que vous voulez apprendre sur les fournisseurs qui répondent. Cela vous aide à comprendre pleinement ce que chaque CMR a à offrir et vous permet de choisir en fin de compte la société qui répond le mieux à vos besoins.

Inconvénients de l'appel d'offres

1. Cela peut prendre beaucoup de temps : Le processus d'appel d'offres peut durer de 2 à 6 mois, voire plus, en fonction de votre processus de décision interne. Il comporte également plusieurs étapes complexes, de l'élaboration de la demande de propositions aux offres initiales et aux questions de suivi, en passant par les présentations finales et les visites sur place pour vous aider à prendre votre décision.

2. Coûts associés : Il sera sans doute plus coûteux de passer par le processus de demande de propositions que de simplement choisir un PCR avec lequel travailler. Le coût de l'élaboration de l'appel d'offres, de la sélection des fournisseurs, de l'examen des réponses et du suivi peut peser lourd sur le temps et le budget de votre entreprise. En général, le programme de réinstallation d'une entreprise représente 90 à 95 % des " dépenses " de réinstallation, et seulement 5 à 10 % sont versés au CMR.

3. Éliminer les mauvais fournisseurs : Il existe de nombreux PMR viables qui ne participent tout simplement pas aux appels d'offres. Les raisons sont diverses, allant de coûts associés élevés à une structure de prix différente qui n'est pas facilement comparable. sur un processus d'examen "pommes contre pommes". Vous pourriez passer à côté d'un CMR qui vous conviendrait parfaitement.

4. Promesses de prix inatteignables : Pour certains PMR, gagner de nouvelles affaires est plus important que de répondre à vos besoins dans le cadre d'un partenariat à long terme. Ces PMR se contenteront de faire des offres pour votre entreprise afin d'affaiblir leurs concurrents, même si le prix qu'ils proposent est inaccessible pour leurs propres résultats. Cela peut causer des maux de tête pendant le processus de mise en œuvre ou entraîner une augmentation des frais dès la première ou la deuxième année.

Choisir la passation de marchés non concurrentiels

Si l'appel d'offres ne semble pas être la meilleure option pour votre entreprise, l'autre option est le processus d'approvisionnement non concurrentiel.

Vous pouvez sélectionner un fournisseur dont vous savez qu'il répondra le mieux à vos besoins en matière de relocalisation, en vous fondant sur vos recherches et vos communications antérieures. Ce processus fonctionne vraiment mieux si vous connaissez un ou deux PMR qui correspondent déjà à vos besoins et à la culture de votre entreprise.

Cette option est également la plus efficace si vous travaillez dans un court laps de temps. Vous n'aurez pas à examiner plusieurs propositions détaillées, mais seulement les propositions de prix des PMR de votre choix.

Les prochaines étapes

Alors, demandez-vous, ce qui est dans le meilleur intérêt pour votre entreprise ? Avez-vous le temps de passer en revue tous les CMR par le biais d'un processus d'approvisionnement concurrentiel ou avez-vous besoin d'un CMR maintenant? Avez-vous déjà un ou deux PMR en tête, ou avez-vous besoin de plus d'informations sur les autres options qui s'offrent à vous ?

Le choix d'un PCR est une décision commerciale importante pour votre entreprise. Vous voulez trouver un PCR qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise, qu'il s'agisse d'un soutien de haute qualité pour vos employés qui déménagent, du coût le plus bas, de la technologie la plus avancée ou d'une combinaison des trois.