Lees de bijgewerkte versie van dit artikel hier.

Je hebt dus besloten om de verhuizing van je werknemers uit te besteden aan een Relocation Management Company, of RMC. Eindigde het werk daar maar!

Nu moet je een RMC kiezen die het beste past bij de cultuur van je werkplek, de behoeften van je werknemers, je bedrijfsbudget en alle andere criteria die je aan een leverancier stelt. Met zoveel RMC's om uit te kiezen, is het de vraag hoe je de juiste vindt.

Het inkoopproces

Bij het selecteren van een leverancier voor verhuizingen zijn er eigenlijk twee opties: Een aanbesteding uitschrijven (concurrerende aanbesteding) of zelf een leverancier selecteren (niet-concurrerende aanbesteding).

Inkoopoptie 1

Een aanbesteding, ook bekend als concurrerende inkoop of openbare aanbesteding, vindt plaats wanneer u een offerteaanvraag verstuurt, meestal in de vorm van een verzoek om voorstellen (RFP). RMC's kunnen ervoor kiezen om op uw verzoek te reageren en een voorstel in te dienen waarin ze hun bedrijf, capaciteiten en prijzen toelichten. Zodra u de voorstellen hebt ontvangen, vergelijkt u ze met uw belangrijkste evaluatiecriteria. Dit proces kan meerdere vergaderrondes of biedingen omvatten.

Inkoopoptie 2

Als je op basis van je onderzoek en eerdere communicatie al hebt besloten met welke RMC je in zee wilt gaan, dan hoef je je zoektocht niet open te stellen voor andere leveranciers. Dit niet-concurrerende inkoopproces, ook bekend als sole sourcing, vindt plaats wanneer u een RMC kiest zonder biedprocedure. In sommige gevallen kiest een bedrijf echter twee of drie RMC's die het wil benaderen, wat resulteert in een kleiner, intiemer biedproces.

Elk inkoopproces heeft zijn eigen voor- en nadelen, dus het is essentieel dat je de weg kiest die het beste past bij de behoeften van je bedrijf en de verhuizende werknemers.

Voordelen van een aanbesteding

1. Het stimuleert concurrentie: Als je een aanbesteding uitschrijft, heb je meestal een groter aantal RMC's om uit te kiezen en degenen die reageren zullen je waarschijnlijk meteen hun beste prijs bieden. Een andere overweging is dat u misschien meer te weten komt over andere voordelen of serviceaanbiedingen waar u in eerste instantie niet aan gedacht had om naar te vragen.

2. Pleit voor transparantie: Het idee achter het biedingsproces is dat elke RMC in wezen al zijn kaarten op tafel legt: Ze tonen u hun prijzen, diensten en toegevoegde waarde en u kiest een leverancier op basis van deze antwoorden. Dit resulteert in een eerlijk selectieproces terwijl u een duidelijk beeld krijgt van wat het belangrijkst is voor uw bedrijf.

3. Eenvoudig verschillende RMC's vergelijken: Door RMC's een bepaald format te laten volgen en ze allemaal dezelfde vragen te laten beantwoorden, kun je eenvoudig antwoorden vergelijken en RMC's uitsluiten die niet aan je directe eisen voldoen.

4. Onderzoek je opties volledig: Door een RFP op te stellen, kunt u kiezen wat u te weten wilt komen over de leveranciers die reageren. Dit helpt je om volledig te begrijpen wat elk RMC te bieden heeft en stelt je in staat om uiteindelijk het bedrijf te kiezen dat het beste bij je behoeften past.

Nadelen van openbare aanbestedingen

1. Het kan tijdrovend zijn: Het aanbestedingsproces kan 2 tot 6 maanden duren, of zelfs langer, afhankelijk van uw interne besluitvormingsproces. Het omvat ook verschillende ingewikkelde stappen, van de ontwikkeling van de RFP tot de eerste offertes en follow-up vragen tot de eindpresentaties en bezoeken ter plaatse om u te helpen een beslissing te nemen.

2. Gerelateerde kosten: Het zal ongetwijfeld meer kosten om het RFP-proces te doorlopen dan om simpelweg een RMC te kiezen om mee samen te werken. De kosten voor het ontwikkelen van de RFP, het screenen van leveranciers, het beoordelen van reacties en follow-ups kunnen een tol eisen van de tijd en het budget van uw bedrijf. Doorgaans is het relocatieprogramma van een bedrijf goed voor 90-95% van de relocatie "uitgaven", waarbij slechts 5-10% wordt uitbetaald aan de RMC.

3. De verkeerde leveranciers elimineren: Er zijn veel rendabele RMC's die gewoon niet meedoen aan concurrerende aanbestedingen. De redenen hiervoor variëren van hoge bijbehorende kosten tot het hebben van een andere prijsstructuur die niet goed te vergelijken is. in een "appels met appels" beoordelingsproces. Het kan zijn dat je een RMC misloopt die perfect bij je past.

4. Beloftes over onhaalbare prijzen: Voor sommige RMC's is het winnen van nieuwe opdrachten belangrijker dan het behouden van uw behoeften tijdens een langdurige samenwerking. Deze RMC's zullen alleen op uw bedrijf bieden om concurrenten te ondermijnen, zelfs als hun voorgestelde prijs onhaalbaar is voor hun eigen bedrijfsresultaat. Dit kan leiden tot hoofdpijn tijdens het implementatieproces of resulteren in een gevraagde tariefverhoging in het eerste of tweede jaar.

Kiezen voor niet-competitieve inkoop

Als het uitschrijven van een aanbesteding niet de beste optie is voor jouw bedrijf, dan is de andere optie het niet-competitieve inkoopproces.

Op basis van uw onderzoek en eerdere communicatie kunt u een leverancier kiezen waarvan u weet dat deze het beste aan uw verhuizingseisen voldoet. Dit proces werkt echt het beste als je één of twee RMC's kent die al voldoen aan je behoeften en bedrijfscultuur.

Deze optie werkt ook het beste als je maar weinig tijd hebt. Je hoeft niet meerdere diepgaande voorstellen te bekijken, alleen de prijsvoorstellen van de RMC's van jouw keuze.

Volgende stappen

Vraag jezelf dus af wat in het belang is van voor uw bedrijf? Hebt u de tijd om RMC's volledig door te lichten via een competitief aanbestedingsproces, of hebt u een RMC nodig die nu? Heb je al een paar RMC's op het oog of heb je meer informatie nodig over andere opties?

Het kiezen van een RMC is een belangrijke zakelijke beslissing voor uw bedrijf. Je wilt een RMC vinden dat het beste voldoet aan de behoeften van je bedrijf, of dat nu hoogwaardige ondersteuning is voor je verhuizende werknemers, de laagste kosten, de meest geavanceerde technologie of een combinatie van deze drie.