Die Verwaltung der Umzugskosten kann für einen versetzenden Mitarbeiter ein komplizierter und stressiger Prozess sein. Umziehende Mitarbeiter müssen im Laufe ihres Umzugs vielleicht ein Dutzend Spesenabrechnungen einreichen, und das kann für den Empfänger schwierig sein, selbst zu finanzieren. Ein nahtloser, effizienter Prozess zur Verwaltung der Umzugskosten ist von entscheidender Bedeutung. Hier sind fünf einfache Tipps:
Tipp 1: Schnelle Bearbeitung von Rückerstattungen
Durch das komplizierte Umfrageverfahren der WHR-Gruppen haben wir herausgefunden, dass ein direkter Zusammenhang zwischen der Pünktlichkeit der Rückerstattung und der Zufriedenheit der Mitarbeiter besteht. Wir können gar nicht genug betonen, wie wichtig eine schnelle Bearbeitung der Mittel ist. Teilen Sie Ihren Mitarbeitern den Zeitplan mit, damit sie entsprechend planen können und wissen, wann sie mit der Erstattung rechnen können. Hoffentlich bearbeitet Ihre Relocation Management Company (RMC) die Kostenerstattungen innerhalb von 3 Tagen nach Erhalt.
Tipp 2: Gewährleisten Sie Genauigkeit mit einer doppelten Überprüfung
Genauigkeit ist bei der Überprüfung von Spesenabrechnungen von entscheidender Bedeutung, daher ist eine Überprüfung durch mehrere Personen vor der Erstattung ein Muss. Bei WHR wird eine Überprüfung durch den Richtlinienexperten und eine weitere durch ein Mitglied des Buchhaltungsteams durchgeführt. Dies gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften und die Genauigkeit.
Tipp 3: Bieten Sie ein einfaches und zugängliches Tool für die Mitarbeiter an:
Stellen Sie ein Online-System für die Spesenabrechnung bereit, auf das überall, rund um die Uhr und 365 Tage die Woche, zugegriffen werden kann. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, Belege über eine mobile App oder ein Webportal in jeder beliebigen Währung hochzuladen. Das spart Zeit und das lästige Einscannen unzähliger Belege. Dies ist auch hilfreich, wenn Mitarbeiter auf Reisen sind.
Tipp 4: Verwenden Sie benutzerdefinierte Spesenberichte
Um die Überprüfung von Spesenberichten zu optimieren, erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte für jede Umzugsrichtlinie. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter die Richtlinienvorgaben einhalten, und es hilft Ihrem Unternehmen bei der internen Überprüfung. Wenn Sie eine Online-Technologie verwenden, stellen Sie sicher, dass das System Ihre Richtlinienparameter integriert hat. WHR kann Berichte zu über 3.000 verschiedenen Datenpunkten ohne zusätzliche Kosten anpassen.
Tipp 5: Sorgen Sie für die Sicherheit der Zahlungsinformationen
Stellen Sie sicher, dass Ihr RMC eine Technologie verwendet, die Sicherheitsmaßnahmen implementiert:
- Sozialversicherungsnummern, Bankkontonummern und andere private Daten werden verschlüsselt und in der Technologie verborgen, wenn der Benutzer diese Felder nicht aktualisiert.
- Jedes persönliche Datenfeld wird mit ********** maskiert, bis der Benutzer ein bestimmtes Feld zur Ansicht auswählt. Wenn der Benutzer aufgrund seiner Rolle Zugriff hat, können die Daten nur dann angezeigt und aktualisiert werden, wenn das Feld ausgewählt ist.
- Es wurden Firewalls eingerichtet, um den Website-Verkehr vom internen Netz zu isolieren, und es wurden Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um die Client/Server-Kommunikation der Webportale zu kontrollieren.
- Auf allen internen Arbeitsstationen und Servern wird ein Schutz vor Viren, Spyware und Zero-Day-Bedrohungen eingesetzt. Webinhalte werden von einer Anwendung vor Ort gefiltert, um die Benutzer vor dem Zugriff auf riskante Websites zu schützen.
Schauen Sie sich Ihr derzeitiges Kostenmanagementverfahren genau an und prüfen Sie, ob diese Tipps befolgt werden. Ein gut geführter Prozess zur Verwaltung der Umzugskosten kann über Erfolg oder Misserfolg eines Umzugs entscheiden. Wenn Sie zusätzliche Hilfe bei der Verwaltung Ihres Kostenerstattungsprozesses oder Ihres Umzugsprogramms benötigen, wenden Sie sich an die WHR Group.