Het beheer van verhuiskosten kan een ingewikkeld en stressvol proces zijn voor een overgeplaatste werknemer. Werknemers die verhuizen moeten misschien wel een dozijn onkostendeclaraties indienen in de loop van hun verhuizing, en dat kan moeilijk zijn voor een overgeplaatste om zelf te financieren. Een naadloos en efficiënt proces voor het beheer van verhuiskosten is van cruciaal belang. Hier zijn vijf eenvoudige tips:
Tip 1: Snelle verwerking van vergoedingen
Via het ingewikkelde onderzoeksproces van WHR Groups hebben we ontdekt dat er een direct verband bestaat tussen de tijdigheid van vergoedingen en de tevredenheid van werknemers. We kunnen het belang van een snelle terugbetaling niet genoeg benadrukken. Communiceer met de verhuizende werknemers wat de tijdlijn is, omdat dit hen kan helpen bij het plannen en weten wanneer ze de vergoeding kunnen verwachten. Hopelijk verwerkt je Relocation Management Company (RMC) onkostenvergoedingen binnen 3 dagen na ontvangst.
Tip 2: Zorg voor nauwkeurigheid met een dubbele beoordeling
Nauwkeurigheid is van cruciaal belang bij het beoordelen van onkostendeclaraties, dus het is een must om meer dan één oog te hebben voordat er wordt vergoed. Bij WHR wordt één controle uitgevoerd door de beleidsexpert en een andere door een boekhoudkundig teamlid. Dit zorgt voor compliance en nauwkeurigheid.
Tip 3: Zorg voor een gemakkelijke en toegankelijke interface voor werknemers
Implementeer een systeem voor het online indienen van onkosten dat overal, 24/7/365 toegankelijk is. Geef werknemers de mogelijkheid om bonnetjes te uploaden via een mobiele app of webportaal in elke valuta. Dit bespaart tijd en het gedoe van het inscannen van talloze bonnetjes. Dit is ook handig als werknemers op reis zijn.
Tip 4: Gebruik aangepaste onkostendeclaraties
Om de beoordeling van onkostendeclaraties te stroomlijnen, maak je aangepaste rapporten voor elk beleid voor verhuizingen. Dit zorgt ervoor dat werknemers zich houden aan de beleidsvoordelen en het helpt ook uw organisatie tijdens de interne controle. Als je een online technologie gebruikt, zorg er dan voor dat het systeem je beleidsparameters ingebouwd heeft. WHR kan zonder extra kosten rapporten aanpassen voor meer dan 3.000 verschillende gegevenspunten.
Tip 5: Zorg voor beveiliging van betalingsinformatie
Zorg ervoor dat uw RMC technologie gebruikt die beveiligingsmaatregelen implementeert:
- Burgerservicenummers, bankrekeningnummers en andere privégegevens worden versleuteld en gemaskeerd binnen de technologie wanneer de gebruiker deze velden niet bijwerkt.
- Elk veld met persoonlijke gegevens wordt gemaskeerd met ********** totdat de gebruiker een specifiek veld selecteert om te bekijken. Als de gebruiker toegang heeft op basis van zijn of haar rol, kunnen de gegevens alleen worden bekeken en bijgewerkt als het veld is geselecteerd.
- Er zijn firewalls om het websiteverkeer te isoleren van het interne netwerk en er is beveiliging geïmplementeerd om de client/servercommunicatie van de webportalen te controleren.
- Bescherming wordt gebruikt op alle interne werkstations en servers voor anti-virus, spyware en zero-day bedreigingen. Webinhoud wordt gefilterd door een toepassing op locatie om gebruikers te beschermen tegen toegang tot riskante websites.
Kijk eens goed naar je huidige onkostenbeheerproces en kijk of deze tips worden opgevolgd. Een goed beheer van de verhuiskosten kan een verhuizing maken of breken. Als u meer hulp wilt bij het beheren van uw onkostenvergoedingsproces of uw relocatieprogramma, neem dan contact op met de WHR Group.