Gedragscode voor leveranciers

WHR Group, Inc., handelend onder de naam WHR Global ("WHR") raakt met haar activiteiten op het gebied van verhuismanagement het leven van veel mensen over de hele wereld. Om het vertrouwen van deze belanghebbenden te behouden, moet WHR ervoor zorgen dat haar waarden wereldwijd worden vertaald in consistent en gepast gedrag.

WHR bevordert innovatie en streeft naar economische, sociale en ecologische duurzaamheid om het succes van ons bedrijf en zijn belanghebbenden op lange termijn te verzekeren. WHR zet zich in voor duurzaamheid in alle zakelijke activiteiten en streeft ernaar de hoogste ethische normen toe te passen. Ter ondersteuning van dit doel eist ons bedrijf een strikte naleving van onze principes voor arbeid, milieu, gezondheid en veiligheid zoals uiteengezet in deze Gedragscode. De leveranciers van WHR spelen een belangrijke rol in de duurzame groei en het algemene succes van ons bedrijf.

WHR zet zich in om zaken te doen met inachtneming van deze principes. In dit document heeft WHR principes uiteengezet die van belang zijn voor de omgang met leveranciers en worden toepasselijke normen gespecificeerd. WHR verwacht van haar leveranciers dat ze alle hierin verwoorde principes strikt naleven en naleven in al hun activiteiten en vestigingen wereldwijd. Schending van de WHR Gedragscode voor leveranciers kan leiden tot en met onmiddellijke beëindiging van de relatie met WHR.

1. Principes

Alle transacties van WHR met haar zakenpartners worden uitgevoerd op basis van concurrerende prijzen, de hoogste geschiktheid en vereiste kwaliteit. Leveranciers met certificeringen zoals EcoVadis, Science-Based Target, ISO 14000, of vergelijkbaar en met een vergelijkbare duurzaamheidsverplichting als WHR hebben de voorkeur.

Het zakelijk gedrag van WHR's leveranciers moet voldoen aan alle toepasselijke internationale, nationale en lokale wetten en contractuele voorwaarden, evenals aan algemeen aanvaarde normen met betrekking tot kinderarbeid, veiligheid en anti-omkoping. WHR eist van haar leveranciers dat ze op een sociaal verantwoorde en ethische manier handelen. De leverancier zal een nultolerantiebeleid hanteren om alle vormen van omkoping, corruptie, afpersing of verduistering te verbieden.

De principes van de WHR Gedragscode voor Leveranciers gelden ook voor derden (onderaannemers) indien de leverancier delen van zijn contractuele verplichtingen heeft uitbesteed.

Leveranciers zullen een verzekering afsluiten die dekking biedt in overeenstemming met de dienst die zij leveren, en deze gedurende de looptijd van hun aanstelling aanhouden.

2. Ethiek

Leveranciers doen op een ethische manier zaken en handelen integer:

a. Eerlijke concurrentie

Leveranciers zetten zich in om corruptie tegen te gaan, met inbegrip van afpersing en omkoping. Leveranciers doen zaken volgens eerlijke bedrijfspraktijken, consistent met eerlijke concurrentie en in overeenstemming met alle toepasselijke wetten, regels en voorschriften.

b. Zakelijke integriteit

Bij alle zakelijke activiteiten zullen leveranciers zich onthouden van het aanbieden van geldbedragen, geschenken, leningen of waardevolle voorwerpen, met uitzondering van geschenken of promotionele geschenken met een nominale waarde die in overeenstemming zijn met de plaatselijke gebruiken en alle toepasselijke wetten, regels en voorschriften.

c. Identificatie van problemen

Leveranciers moeten hun werknemers aanmoedigen om zorgen of illegale activiteiten op hun werkplek te melden zonder dreiging van represailles, intimidatie of pesterijen. Ze moeten dit onderzoeken en waar nodig corrigerende maatregelen nemen. Alle gemelde gevallen worden officieel door de toeleverancier geregistreerd.

d. Privacy

Leveranciers dienen alle vertrouwelijke informatie die beschikbaar is gesteld door WHR, haar klanten en de werknemers van haar klanten te beveiligen en op de juiste manier te gebruiken om ervoor te zorgen dat de privacyrechten van WHR, haar klanten en de werknemers van haar klanten worden beschermd. Leverancier zal de privacy- en informatiebeveiligingswetgeving en wettelijke vereisten naleven wanneer persoonlijke informatie wordt verzameld, opgeslagen, verwerkt, verzonden en gedeeld; dit omvat de General Data Protection Regulation (GDPR) van de Europese Unie, China's Personal Information Protection Law (PIPL) en de California Consumer Privacy Act van 2018 (CCPA).

e. Bedrijfsgegevens

De Leveranciers zullen een contractadministratie bijhouden, en zullen ervoor zorgen dat hun onderaannemers deze bijhouden, in overeenstemming met algemeen aanvaarde boekhoudkundige beginselen voor het van toepassing zijnde rechtsgebied, toegepast op een consistente basis. Leveranciers en hun onderaannemers zullen alle relevante boeken, documenten, papieren en bescheiden bijhouden om gemakkelijk de basis te onthullen voor alle kosten, gewone of buitengewone, die in rekening worden gebracht voor diensten (gezamenlijk "Contractdocumenten") en zullen deze beschikbaar stellen voor onderzoek en controle door WHR en hun agenten voorafgaand aan en gedurende een periode van drie jaar na ontvangst van de laatste betaling voor diensten, of zolang als wettelijk vereist, afhankelijk van welke periode langer is.

3. Arbeid

a. Gedwongen arbeid

Gedwongen arbeid, schuldslavernij of contractarbeid, onvrijwillige of uitbuitende gevangenisarbeid, slavernij of mensenhandel is niet toegestaan. Dit omvat het vervoeren, onderbrengen, werven, overbrengen of ontvangen van personen door middel van bedreiging, geweld, dwang, ontvoering of fraude voor arbeid of diensten. Alle leveranciers moeten zich houden aan de arbeids- en werkgelegenheidswetgeving zoals die geldt voor hun locatie (d.w.z. lokaal, staats-, federaal of ander rechtsgebied).

b. Kinderarbeid en jonge werknemers

Leveranciers maken geen gebruik van kinderarbeid onder de 15 jaar. De tewerkstelling van jonge werknemers tussen 15 en 18 jaar mag alleen plaatsvinden in niet-gevaarlijk werk en wanneer jonge werknemers boven de wettelijke leeftijd voor tewerkstelling in een land zijn. Het gebruik van legitieme stageprogramma's op de werkplek, die voldoen aan alle wet- en regelgeving, wordt ondersteund. Werknemers jonger dan 18 jaar mogen geen werk doen dat hun gezondheid of veiligheid in gevaar kan brengen, met inbegrip van nachtdiensten en overwerk.

c. Eerlijke behandeling

Werknemers mogen niet ruw of onmenselijk worden behandeld, met inbegrip van geweld, gendergerelateerd geweld, seksuele intimidatie, seksueel misbruik, lijfstraffen, mentale of fysieke dwang, pesten, publiekelijk beschimpen of verbaal misbruik van werknemers; ook het dreigen met een dergelijke behandeling is verboden.

d. Non-discriminatie

Leveranciers zetten zich in voor een werkplek zonder intimidatie en onwettige discriminatie. Elke vorm van discriminatie bij het aannemen, trainen, promoveren, compenseren, etc., op basis van ras (inclusief haar op basis van ras), huidskleur, religie, geslacht (inclusief zwangerschap en geslachtsidentiteit), nationale afkomst, politieke voorkeur, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, handicap, genetische informatie, leeftijd, lidmaatschap van een werknemersorganisatie, vergelding, ouderlijke staat, militaire dienst of een andere niet-verdienende factor.

e. Lonen en secundaire arbeidsvoorwaarden

Werkuren, minimumlonen en overuren die aan werknemers worden betaald, evenals de secundaire arbeidsvoorwaarden, moeten voldoen aan de geldende voorschriften. Leveranciers moeten hun werknemers op de hoogte stellen van de methode die wordt gebruikt om de lonen te berekenen. Lonen moeten op regelmatige tijdstippen en met een redelijke regelmaat worden uitbetaald in contanten, per cheque of bankoverschrijving, behalve in specifieke gevallen waarin de nationale regelgeving voorziet. Inhoudingen op lonen om disciplinaire redenen zijn verboden. De leverancier biedt vakantiedagen, verlofperiodes en vrije dagen aan in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving.

f. Vrijheid van vereniging

Leveranciers moeten hun werknemers aanmoedigen om vrijuit te communiceren met hun superieuren over hun arbeidsomstandigheden, compensatie etc. zonder angst voor represailles, intimidatie of pesterijen. Werknemers moeten vrij zijn om lid te worden van een vakbond van hun keuze, om vertegenwoordiging te zoeken en lid te worden van ondernemingsraden.

g. Achtergrondcontroles

De partners van de leverancier zullen, voor zover toegestaan in de van toepassing zijnde jurisdictie: (i) achtergrondcontroles uitvoeren voor alle werknemers die diensten verlenen; (ii) dergelijke achtergrondcontroles omvatten, maar zijn niet beperkt tot, verificatie van de identiteit, arbeidsverleden en criminele antecedenten; (iii) de resultaten van dergelijke achtergrondcontroles evalueren om te bepalen of elke werknemer geschikt is voor de diensten; (iv) dergelijke achtergrondcontroles worden uitgevoerd door een externe onderzoeksdienst; (v) zal voldoen aan, en dergelijke achtergrondcontroles zullen worden uitgevoerd en geëvalueerd in overeenstemming met, alle toepasselijke federale, staats- en lokale wetten, voorschriften, uitvoeringsbesluiten en handhavingsrichtlijnen, met inbegrip van maar niet beperkt tot de Fair Credit Reporting Act, antidiscriminatiewetten en alle andere wetten met betrekking tot het gebruik van achtergrondcontroles en/of informatie met betrekking tot criminele antecedenten bij tewerkstelling.

4. Gezondheid en veiligheid

Leveranciers moeten zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving, met inbegrip van door het bedrijf verstrekte woonruimte.

a. Gezondheid en bescherming van werknemers

Leveranciers moeten werknemers beschermen tegen overmatige blootstelling aan chemische, biologische en fysieke gevaren op de werkplek en tegen risico's in verband met infrastructuur die door hun werknemers wordt gebruikt.

b. Onderhoud, voorbereiding en reactie op noodsituaties

Leveranciers moeten programma's hebben om al hun activiteiten op een veilige manier uit te voeren en te onderhouden. Leveranciers identificeren en beoordelen mogelijke noodsituaties op de werkplek en minimaliseren de gevolgen ervan door het implementeren van geschikte noodplannen en -procedures.

c. Informatie over gevaren en training

Er moet veiligheidsinformatie beschikbaar zijn om werknemers op te leiden, te trainen en te beschermen tegen gevaren. Dit omvat veiligheidsinformatie over gevaarlijke stoffen, machines, apparatuur en meer.

5. Milieu

Leveranciers zorgen ervoor dat hun activiteiten een minimale impact hebben op het milieu. De leveranciers werken zo milieuvriendelijk en efficiënt mogelijk. Leveranciers worden aangemoedigd om hun uiterste best te doen om emissies die door hun activiteiten worden gegenereerd te verminderen of te elimineren, om natuurlijke hulpbronnen te behouden, om het gebruik van gevaarlijke stoffen te vermijden of te minimaliseren en, waar mogelijk, om afvalrecycling of hergebruik te bevorderen.

a. Milieuvergunningen en -beleid

Leveranciers zorgen voor naleving van alle toepasselijke regelgeving en aanbevelingen met betrekking tot milieubescherming die van kracht zijn in de landen waar zij hun activiteiten uitvoeren. Alle vereiste milieuvergunningen, licenties, registraties enz. moeten worden verkregen en hun operationele/rapportagevereisten moeten worden opgevolgd. Leveranciers hebben of creëren een gedocumenteerd milieubeleid. Het milieubeleid vermeldt de eigen intenties en principes van de leverancier met betrekking tot zijn algemene milieuprestaties en biedt een kader voor actie en voor het vaststellen van zijn milieudoelstellingen en -taakstellingen.

 b. Duurzaam inkopen

Leveranciers moeten ervoor zorgen dat ze proactieve stappen ondernemen om hun bedrijfsbehoeften binnen hun eigen kader op duurzame wijze te vervullen. Proactieve maatregelen om afval en emissies te verminderen, lekkages en lozingen in het milieu te voorkomen. Beleid en procedures voor reactieve maatregelen om milieueffecten te minimaliseren.

6. Interne meetprocedures

De leverancier moet beschikken over de interne meetprocedures, -instrumenten en -indicatoren die nodig zijn om naleving van de in dit beleid genoemde principes te garanderen.