Het kiezen van een nieuwe Relocation Management Company (RMC) voor het beheer van uw wereldwijde mobiliteits- en relocatieprogramma kan aanvoelen als een ontmoedigende taak. Het is belangrijk dat u een RMC kiest die het beste past bij uw werkcultuur, de behoeften van uw werknemers, uw bedrijfsbudget en uw werkstijl. U koopt niet alleen een dienst of product; u koopt ook een zakenpartner die een verlengstuk van uw bedrijf is en u vertegenwoordigt op de markt. U koopt ook een cultuur, persoonlijkheden en processen. U huurt een bedrijf in om het belangrijkste bezit van uw bedrijf, uw werknemers, te managen en/of van diensten te voorzien. Een groot deel van de tijd die wordt besteed aan een traditioneel aanbestedingsproces wordt besteed voordat een bedrijf zelfs maar met potentiële leveranciers spreekt om meer te weten te komen over de missie, waarden, doelen, doelstellingen, visie, aanwervingsnormen en het belangrijkste personeel van de leverancier.
Bij het selecteren van een RMC zijn er twee opties: Een aanbesteding uitschrijven (concurrerende inkoop) of zelf een leverancier selecteren (onderhandse verkoop). In dit korte artikel bespreken we het volgende:
- Wat zijn de voor- en nadelen van een aanbesteding en wat is de meest efficiënte en kosteneffectieve manier om een aanbesteding uit te schrijven?
- Onderhandelen met een voorkeursleverancier in plaats van een aanbesteding uit te schrijven.
- Dingen om te overwegen.
Voor- en nadelen van een aanbesteding & wat is de meest efficiënte en kosteneffectieve manier om een aanbesteding uit te schrijven?
Voordelen
Stimuleert concurrentie en maakt vergelijking mogelijk: Je hebt een grotere pool van RMC's om uit te kiezen en te vergelijken. Door RMC's een bepaald format te laten volgen door allemaal dezelfde vragen te beantwoorden, kunt u eenvoudig antwoorden vergelijken en RMC's uitsluiten die niet aan uw eisen voldoen.
Nieuwe serviceaanbiedingen: Misschien leer je over andere serviceaanbiedingen waar je in eerste instantie niet aan dacht om te vragen.
Onderzoek je opties volledig: Door een Request for Information (RFI) en een Request for Proposal (RFP) te maken, kunt u kiezen wat u te weten wilt komen over de leveranciers die reageren. Dit helpt je om volledig te begrijpen wat elk RMC te bieden heeft en stelt je in staat om uiteindelijk het bedrijf te kiezen dat het beste bij je behoeften past.
Nadelen
Tijdrovend & kostbaar: Het biedingsproces kan enkele maanden duren, afhankelijk van uw interne besluitvormingsprocessen. Voor complexe wereldwijde programma's met honderden of duizenden overgeplaatste personen kan dit proces het volgende omvatten:
- Leveranciers de intentie geven om deel te nemen aan je RFI-document (meer over RFI's hieronder).
- Ontwikkelen en vrijgeven van RFI-vragen aan RMC's.
- Het nakijken van de antwoorden van leveranciers op RFI's, die per respondent tientallen pagina's kunnen beslaan.
- RMC's beperken om uit te nodigen voor deelname aan uw RFP.
- Ontwikkelen van vragen en vrijgeven van RFP-vragen aan RMC's.
- Antwoorden op vragen van RMC over de RFP.
- Het beoordelen van RFP-reacties die meer dan 80-150 pagina's kunnen beslaan voor elk RMC.
- Beperken van RMC's om deel te nemen aan beste en laatste presentaties en technologiedemonstraties.
- Een RMC kiezen.
De organisatiekosten en de tijd die hiermee gemoeid zijn, kunnen je bedrijf enorm afleiden:
- Als u RFP's aanvraagt bij 8-10 bieders en de antwoorden van elke leverancier 80-150 pagina's beslaan, moet uw personeel alle ingevulde antwoorden beoordelen. Als u bijvoorbeeld denkt aan de kosten van een HR-manager, een salarisadministrateur, een inkoopmanager, een belastingmanager, een boekhoudmanager en een logistiek manager, en het totaal aantal uren dat zij besteden aan het plannen en beoordelen van offerteaanvragen, kan dit oplopen tot tienduizenden dollars.
- Zodra alle benodigde medewerkers de reacties hebben beoordeeld en het bedrijf de lijst heeft ingekort en verschillende potentiële RMC's heeft uitgenodigd voor persoonlijke vergaderingen, hoeveel medewerkers nemen dan deel aan die vergaderingen? Wat is hun jaarsalaris en hoeveel uur besteedt elke medewerker aan het vooraf plannen van interne vergaderingen, vergaderingen over presentaties van leveranciers en interne beoordelingen na presentaties? Zelfs als alle presentaties en technische demo's virtueel worden gehouden, is de gecombineerde tijd enorm.
- Tot slot, wat zijn de opportuniteitskosten voor uw organisatie? Elk uur dat uw inkoopmanagers, verhuisdirecteuren en mobiliteitsbegeleiders in vergaderingen doorbrengen, is tijd die van uw overgeplaatste werknemers wordt afgenomen. Terwijl uw personeel wordt afgeleid door RFP-reacties en presentaties, wordt er van hen verwacht dat ze tegelijkertijd hun normale werk doen.
De verkeerde leveranciers elimineren: Veel levensvatbare RMC's doen niet mee aan openbare aanbestedingen. De redenen hiervoor variëren van hoge bijkomende kosten tot een andere prijsstructuur die niet gemakkelijk te vergelijken is in een appels met appels beoordelingsproces. Het kan zijn dat u een RMC misloopt die ideaal zou zijn voor u.
Beloftes over onhaalbare prijzen: Voor sommige RMC's is het winnen van nieuwe opdrachten belangrijker dan het voldoen aan uw behoeften tijdens een langdurige samenwerking. Deze RMC's kunnen een bod uitbrengen op uw bedrijf en het bedrijf binnenhalen, zelfs als hun voorgestelde prijs onhaalbaar is voor hun bottom line. Dit kan problemen veroorzaken tijdens het implementatieproces of resulteren in een gevraagde tariefverhoging in het eerste of tweede jaar.
Overweeg eerst een RFI uit te brengen
Het huidige RFP-proces vindt plaats voordat bedrijven zelfs maar hebben bepaald of ze geschikt zijn. Overweeg om eerst een Request for Information (RFI) uit te schrijven voordat je een RFP uitbrengt om de leveranciers uit te pluizen. Stel niet meer dan 10-20 vragen. Als je bijvoorbeeld iemand nodig hebt met kantoren op internationale locaties, of je hebt een high-tech oplossing nodig, of je wilt een leverancier zonder voicemail, dan kun je ongekwalificeerde bieders meteen uitsluiten. Een RFI moet om referenties vragen en je moet die referenties controleren voordat je aanbieders uitnodigt om deel te nemen aan het formele RFP biedproces. Screen vooraf de bieders om er zeker van te zijn dat ze voldoen aan de algemene kwalificaties van het bedrijf.
Leer slechts een selecte groep kennen om uit te nodigen voor je bod
Kies een paar potentiële RMC's en vraag hen eerst om demo's of presentaties. Ga met drie favoriete potentiële leveranciers om de tafel zitten en bespreek wat voor hen het belangrijkst is. Leer ze kennen en nodig ze dan uit om deel te nemen aan je RFP. Praat met betrouwbare collega's uit de branche en ontdek of de huidige leverancier van de collega goed bij je past en waarom niet. Bepaal of de werkstijl en cultuur van een potentiële leverancier compatibel zijn met de werkstijl/cultuur van uw bedrijf.
Als het er alleen op aankomt wie de laagste prijs heeft, dan heeft het uitbrengen van een volledige RFP misschien geen zin. Overweeg een verkorte RFP die alleen kritieke aspecten van uw programma behandelt en meer nadruk legt op kostenscenario's en projecties van de RMC's.
Onderhandelen met een voorkeursleverancier in plaats van een aanbesteding uit te schrijven
Als het uitschrijven van een aanbesteding niet de beste optie is voor jouw bedrijf, dan is de andere optie het niet-concurrerende inkoopproces. U kunt een leverancier selecteren (sole sourcing) waarvan u weet dat deze de beste service zal leveren op basis van uw verhuizingseisen, uw onderzoek en uw eerdere communicatie met de leverancier. Dit proces werkt goed als u één of twee RMC's kent die al voldoen aan uw behoeften en bedrijfscultuur. Deze optie werkt ook goed als je maar weinig tijd hebt. Je hoeft niet meerdere diepgaande voorstellen te bekijken, maar alleen de voorstellen van de RMC's die je hebt gekozen.
Dingen om te overwegen
Denk aan de tijd en de kosten
Is het uitbrengen van een blind bod aan 8-10 bieders economisch zinvol voor uw bedrijf? Voelt u zich comfortabel met de hoeveelheid interne mensen (tijd en kosten) die bij het proces betrokken zullen worden? Met andere woorden, wat is in het belang van uw bedrijf? Hebt u de tijd om RMC's volledig door te lichten via een competitief aanbestedingsproces, of hebt u nu een RMC nodig? Heb je al een paar RMC's in gedachten, of heb je meer informatie nodig over andere opties? Het selecteren van een RMC is een belangrijke zakelijke beslissing voor je bedrijf.
WHR kan helpen:
- Wilt u een product- of dienstdemonstratie van WHR plannen?
- Wilt u een ontmoeting om te praten over onze cultuur, waarden en hoe we uw uitdagingen kunnen oplossen?
- Wilt u dat WHR deelneemt aan uw RFI of RFP?
Verwante artikelen
