आप जानते हैं कि आपको एक कर्मचारी स्थानांतरण प्रबंधन कंपनी की आवश्यकता है: अब आपको क्या करना चाहिए?

अपने वैश्विक गतिशीलता और स्थानांतरण कार्यक्रम का प्रबंधन करने के लिए एक नई स्थानांतरण प्रबंधन कंपनी (RMC) चुनना एक कठिन काम की तरह लग सकता है। यह महत्वपूर्ण है कि आप एक ऐसा RMC चुनें जो आपके कार्यस्थल की संस्कृति, कर्मचारी की ज़रूरतों, कंपनी के बजट और कार्यशैली के लिए सबसे उपयुक्त हो। आप सिर्फ़ एक सेवा या उत्पाद नहीं खरीद रहे हैं; आप एक ऐसा व्यावसायिक भागीदार भी खरीद रहे हैं जो आपकी कंपनी का विस्तार है और बाज़ार में आपका प्रतिनिधित्व कर रहा है। आप एक संस्कृति, व्यक्तित्व और प्रक्रियाएँ भी खरीद रहे हैं। आप अपनी कंपनी की सबसे महत्वपूर्ण संपत्ति, अपने कर्मचारियों के लिए प्रबंधन और/या सेवाएँ प्रदान करने के लिए एक कंपनी को काम पर रख रहे हैं। पारंपरिक बोली प्रक्रिया में बिताया जाने वाला अधिकांश समय तब बीतता है जब कोई कंपनी संभावित आपूर्तिकर्ताओं से आपूर्तिकर्ता के मिशन, मूल्यों, लक्ष्यों, उद्देश्यों, विज़न, भर्ती मानकों और प्रमुख कर्मियों के बारे में जानने के लिए बात भी नहीं करती है।

आरएमसी का चयन करते समय, दो विकल्प होते हैं: बोली लगाना (प्रतिस्पर्धी खरीद) या अपने आप आपूर्तिकर्ता का चयन करना (बातचीत के माध्यम से बिक्री)। इस छोटे से लेख में, हम निम्नलिखित पर चर्चा करेंगे:

• बोली लगाने के क्या फायदे और नुकसान हैं तथा बोली लगाने का सबसे कुशल और लागत प्रभावी तरीका क्या है?
• बोली लगाने के बजाय पसंदीदा आपूर्तिकर्ता के साथ बातचीत करना।
• विचार करने के लिए बातें।

बोली लगाने के पक्ष और विपक्ष तथा बोली लगाने का सबसे कुशल और लागत प्रभावी तरीका क्या है?

पेशेवरों

प्रतिस्पर्धा को बढ़ावा देता है और तुलना की अनुमति देता है: आपके पास चुनने और तुलना करने के लिए RMC का एक बड़ा समूह होगा। RMC द्वारा एक निश्चित प्रारूप का पालन करके प्रत्येक व्यक्ति द्वारा समान प्रश्नों के उत्तर देने से आप आसानी से उत्तरों की तुलना कर सकते हैं और किसी भी RMC को बाहर निकाल सकते हैं जो आपकी आवश्यकताओं को पूरा नहीं करता है।

नई सेवाएं: आपको अन्य सेवाओं के बारे में भी जानकारी मिल सकती है, जिनके बारे में आपने शुरू में नहीं सोचा था।

अपने विकल्पों की पूरी तरह से जाँच करें: सूचना के लिए अनुरोध (RFI) और प्रस्ताव के लिए अनुरोध (RFP) बनाने से आप चुन सकते हैं कि आप जवाब देने वाले आपूर्तिकर्ताओं के बारे में क्या जानना चाहते हैं। इससे आपको यह समझने में मदद मिलती है कि प्रत्येक RMC क्या पेशकश करता है और आपको अंततः वह कंपनी चुनने की अनुमति मिलती है जो आपकी ज़रूरतों के हिसाब से सबसे उपयुक्त हो।

दोष

समय लेने वाली और महंगी: बोली प्रक्रिया में कई महीने लग सकते हैं, जो आपकी आंतरिक निर्णय लेने की प्रक्रियाओं पर निर्भर करता है। सैकड़ों या हज़ारों ट्रांसफ़र वाले जटिल वैश्विक कार्यक्रमों के लिए, इस प्रक्रिया में शामिल हो सकते हैं:

1. खरीद जारी करने वाले आपूर्तिकर्ताओं को आपके RFI दस्तावेज़ में भाग लेने का इरादा है (RFI के बारे में अधिक जानकारी नीचे दी गई है)।
2. आर.एम.सी. के लिए आर.एफ.आई. प्रश्न विकसित करना और जारी करना।
3. आपूर्तिकर्ता के आरएफआई प्रत्युत्तरों की समीक्षा करना, जो प्रति प्रत्युत्तरदाता दर्जनों पृष्ठों से अधिक हो सकते हैं।
4. अपने आरएफपी में भाग लेने के लिए आमंत्रित करने हेतु आरएमसी को सीमित करना।
5. प्रश्न विकसित करना और आर.एम.सी. को आर.एफ.पी. प्रश्न जारी करना।
6. आर.एफ.पी. के संबंध में आर.एम.सी. के प्रश्नों का उत्तर देते हुए।
7. आरएफपी प्रतिक्रियाओं की समीक्षा करना, जो प्रत्येक आरएमसी के लिए 80-150 पृष्ठों से अधिक हो सकती हैं।
8. सर्वोत्तम एवं अंतिम प्रस्तुतियों और प्रौद्योगिकी प्रदर्शनों में भाग लेने के लिए आर.एम.सी. को सीमित करना।
9. आर.एम.सी. का चयन करना।

संगठनात्मक लागत और खर्च किया गया समय आपकी कंपनी के लिए बहुत बड़ा व्यवधान पैदा कर सकता है:

• यदि आप 8-10 बोलीदाताओं से आरएफपी मांग रहे हैं, और प्रत्येक आपूर्तिकर्ता से प्रतिक्रियाएँ 80-150 पृष्ठों के बीच हैं, तो आपके कर्मियों को सभी पूर्ण प्रतिक्रियाओं की समीक्षा करनी चाहिए। यदि आप एक मानव संसाधन प्रबंधक, एक पेरोल प्रबंधक, एक खरीद प्रबंधक, एक कर प्रबंधक, एक लेखा प्रबंधक, और एक रसद प्रबंधक, उदाहरण के लिए, और बोली अनुरोधों की योजना बनाने और समीक्षा करने में उनके द्वारा खर्च किए गए कुल घंटों के बारे में सोचते हैं, तो यह दसियों हज़ार डॉलर से अधिक हो सकता है।

• जब सभी आवश्यक कर्मचारी प्रतिक्रियाओं की समीक्षा कर लेते हैं और कंपनी सूची को छोटा कर देती है और कई संभावित आरएमसी को व्यक्तिगत बैठकों के लिए आमंत्रित करती है, तो उन बैठकों में कितने कर्मचारी भाग ले रहे हैं? उनका वार्षिक वेतन क्या है और प्रत्येक कर्मचारी पूर्व-योजना आंतरिक बैठकों, विक्रेता प्रस्तुति बैठकों और प्रस्तुति के बाद आंतरिक समीक्षाओं में कितने घंटे खर्च कर रहा है? यहां तक कि जब सभी प्रस्तुतियाँ और तकनीकी डेमो वर्चुअल रूप से आयोजित किए जाते हैं, तब भी संयुक्त समय बहुत अधिक होता है।

• अंत में, आपके संगठन के लिए अवसर लागत क्या है? आपके खरीद प्रबंधक, स्थानांतरण निदेशक और गतिशीलता प्रमुखों द्वारा बैठकों में बिताया गया प्रत्येक घंटा आपके स्थानांतरित लोगों से समय छीन लिया जाता है। जबकि आपके कर्मचारी RFP प्रतिक्रियाओं और प्रस्तुतियों से विचलित होते हैं, उनसे अपेक्षा की जाती है कि वे एक साथ अपने सामान्य कार्यभार को बनाए रखें।

गलत आपूर्तिकर्ताओं को हटाना: कई व्यवहार्य आरएमसी प्रतिस्पर्धी बोली अवसरों में भाग नहीं लेते हैं। इसके कारण उच्च संबद्ध लागत से लेकर अलग-अलग मूल्य निर्धारण संरचना तक होते हैं, जो कि एक समान समीक्षा प्रक्रिया में आसानी से तुलना नहीं की जा सकती। आप एक ऐसे आरएमसी से चूक सकते हैं जो आपके लिए आदर्श होगा।

अप्राप्य मूल्य निर्धारण के वादे: कुछ RMC के लिए, दीर्घकालिक साझेदारी के दौरान आपकी ज़रूरतों को पूरा करने की तुलना में नया व्यवसाय जीतना अधिक महत्वपूर्ण है। ये RMC आपके व्यवसाय के लिए बोली लगा सकते हैं और व्यवसाय जीत सकते हैं, भले ही उनका प्रस्तावित मूल्य निर्धारण उनके अंतिम लक्ष्य के लिए अप्राप्य हो। यह कार्यान्वयन प्रक्रिया के दौरान समस्याएँ पैदा कर सकता है या पहले या दूसरे वर्ष में अनुरोधित शुल्क वृद्धि का परिणाम हो सकता है।

पहले RFI जारी करने पर विचार करें

वर्तमान RFP प्रक्रिया कंपनियों द्वारा उपयुक्तता निर्धारित करने से पहले ही शुरू हो जाती है। आपूर्तिकर्ताओं को छांटने के लिए RFP जारी करने से पहले सूचना के लिए अनुरोध (RFI) जारी करने पर विचार करें। 10-20 से ज़्यादा सवाल न पूछें। उदाहरण के लिए, अगर आपको अंतरराष्ट्रीय स्थानों पर दफ़्तर वाले किसी व्यक्ति की ज़रूरत है, या आपको हाई-टेक समाधान की ज़रूरत है, या अगर आपको कोई ऐसा प्रदाता चाहिए जिसकी कोई वॉइसमेल नीति न हो, तो आप अयोग्य बोलीदाताओं को तुरंत छांट सकते हैं। RFI को संदर्भों के लिए पूछना चाहिए, और आपको औपचारिक RFP बोली प्रक्रिया में भाग लेने के लिए प्रदाताओं को आमंत्रित करने से पहले उन संदर्भों की जाँच करनी चाहिए। बोली लगाने वालों को आमंत्रित करने से पहले उनकी स्क्रीनिंग करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि बोली लगाने वाले कंपनी की सामान्य योग्यताएँ पूरी करते हैं।

अपनी बोली में आमंत्रित करने के लिए केवल कुछ चुनिंदा लोगों को ही जानें

कुछ संभावित RMC चुनें और सबसे पहले उनसे डेमो या प्रेजेंटेशन देने के लिए कहें। तीन पसंदीदा संभावित प्रदाताओं के साथ बैठें और चर्चा करें कि उनके लिए सबसे महत्वपूर्ण क्या है। उन्हें जानें और फिर उन चुनिंदा लोगों को अपने RFP में भाग लेने के लिए आमंत्रित करें। उद्योग के भरोसेमंद सहकर्मियों से बात करें और पता करें कि सहकर्मी का मौजूदा प्रदाता उपयुक्त है या नहीं और क्यों। निर्धारित करें कि संभावित विक्रेता की कार्यशैली और संस्कृति आपकी कंपनी की कार्यशैली/संस्कृति के अनुकूल है या नहीं

अगर यह सिर्फ़ इस बात पर निर्भर करता है कि किसकी कीमत सबसे कम है, तो पूर्ण RFP जारी करना शायद समझदारी नहीं होगी। एक संक्षिप्त RFP पर विचार करें जो आपके कार्यक्रम के केवल महत्वपूर्ण पहलुओं को कवर करता है, जिसमें RMC से लागत परिदृश्यों और अनुमानों पर अधिक जोर दिया जाता है।

बोली लगाने के बजाय पसंदीदा आपूर्तिकर्ता के साथ बातचीत करना

अगर आपको लगता है कि बोली लगाना आपकी कंपनी के लिए सबसे अच्छा विकल्प नहीं है, तो दूसरा विकल्प गैर-प्रतिस्पर्धी खरीद प्रक्रिया है। आप एक आपूर्तिकर्ता (एकमात्र सोर्सिंग) का चयन कर सकते हैं जिसके बारे में आपको पता है कि वह आपकी स्थानांतरण आवश्यकताओं, आपके शोध और आपूर्तिकर्ता के साथ आपके पिछले संचार के आधार पर सबसे अच्छी सेवा प्रदान करेगा। यह प्रक्रिया तब अच्छी तरह से काम करती है जब आप एक या दो RMC जानते हैं जो पहले से ही आपकी ज़रूरतों और कंपनी की संस्कृति के अनुकूल हैं। यह विकल्प तब भी अच्छा काम करता है जब आप समय की एक छोटी सी अवधि के भीतर काम कर रहे हों। आपको कई गहन प्रस्तावों की समीक्षा नहीं करनी होगी - केवल आपके द्वारा चुने गए RMC के प्रस्तावों की समीक्षा करनी होगी।

विचार करने के लिए बातें

समय और लागत पर विचार करें

क्या 8-10 बोलीदाताओं को ब्लाइंड बिड जारी करना आपकी कंपनी के लिए आर्थिक रूप से समझदारी भरा है? क्या आप इस प्रक्रिया में लगने वाले आंतरिक लोगों के संसाधनों (समय और लागत) की मात्रा से संतुष्ट हैं? दूसरे शब्दों में, आपकी कंपनी के लिए सबसे अच्छा क्या है? क्या आपके पास प्रतिस्पर्धी खरीद प्रक्रिया के माध्यम से RMC की पूरी तरह से जाँच करने का समय है, या आपको अभी RMC की आवश्यकता है? क्या आपके मन में पहले से ही कुछ RMC हैं, या आपको अन्य विकल्पों के बारे में अधिक जानकारी की आवश्यकता है? RMC का चयन करना आपकी कंपनी के लिए एक महत्वपूर्ण व्यावसायिक निर्णय है।

WHR मदद कर सकता है:

• क्या आप WHR उत्पाद या सेवा का डेमो शेड्यूल करना चाहेंगे?
• क्या आप हमारी संस्कृति, मूल्यों और हम आपकी चुनौतियों का समाधान कैसे कर सकते हैं, इस बारे में बात करने के लिए मिलना चाहेंगे?
• क्या आप चाहेंगे कि WHR आपके RFI या RFP में भाग ले?

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