Elegir una nueva empresa de gestión de la reubicación (RMC) para gestionar su programa de movilidad global y reubicación puede parecer una tarea desalentadora. Es importante que elija la RMC que mejor se adapte a la cultura de su lugar de trabajo, a las necesidades de sus empleados, al presupuesto de la empresa y a su estilo de trabajo. No sólo está comprando un servicio o un producto, sino también un socio comercial que es una extensión de su empresa y le representa en el mercado. También está comprando una cultura, personalidades y procesos. Está contratando a una empresa para que gestione y/o preste servicios al activo más importante de su empresa: sus empleados. Gran parte del tiempo que se emplea en un proceso de licitación tradicional es antes de que una empresa hable siquiera con los posibles proveedores para conocer su misión, valores, metas, objetivos, visión, normas de contratación y personal clave.
A la hora de elegir un RMC, hay dos opciones: Salir a licitación (compra competitiva) o seleccionar un proveedor por su cuenta (venta negociada). En este breve artículo analizaremos los siguientes aspectos:
- ¿Cuáles son los pros y los contras de licitar y cuál es la forma más eficaz y rentable de hacerlo?
- Negociar con un proveedor preferente en lugar de licitar.
- Cosas a tener en cuenta.
Ventajas y desventajas de licitar y cuál es la forma más eficaz y rentable de hacerlo.
Pros
Fomenta la competencia y permite la comparación: Dispondrá de un mayor número de RMC entre los que elegir y comparar. Si los RMC siguen un formato determinado y responden a las mismas preguntas, podrá comparar fácilmente las respuestas y descartar los RMC que no cumplan sus requisitos.
Nuevas ofertas de servicios: Es posible que conozcas otras ofertas de servicios que no pensabas pedir inicialmente.
Investigue a fondo sus opciones: Crear una solicitud de información (RFI) y una solicitud de propuesta (RFP) le permite elegir lo que desea saber sobre los proveedores que responden. Esto le ayudará a comprender lo que ofrece cada RMC y le permitirá elegir la empresa que mejor se adapte a sus necesidades.
Cons
Largo y costoso: el proceso de licitación puede durar varios meses, dependiendo de sus procesos internos de toma de decisiones. En el caso de programas globales complejos con cientos o miles de trasladados, este proceso puede incluir:
- Adquisiciones que comunican a los proveedores la intención de participar en su documento de RFI (más información sobre RFI más adelante).
- Elaboración y distribución de preguntas de solicitud de información a los RMC.
- Revisión de las respuestas a las solicitudes de información de los proveedores, que pueden superar las decenas de páginas por encuestado.
- Selección de los RMC a los que invitar a participar en su RFP.
- Elaboración de preguntas y envío de las mismas a los RMC.
- Responder a las preguntas de RMC sobre la solicitud de propuestas.
- Revisión de las respuestas a las RFP, que pueden superar las 80-150 páginas para cada RMC.
- Selección de los RMC que participarán en las mejores y últimas presentaciones y demostraciones tecnológicas.
- Elegir un RMC.
Los costes de organización y el tiempo invertido pueden suponer una inmensa distracción para su empresa:
- Si está solicitando ofertas a entre 8 y 10 licitadores, y las respuestas de cada proveedor tienen entre 80 y 150 páginas, su personal debe revisar todas las respuestas cumplimentadas. Si pensamos, por ejemplo, en los costes de un responsable de RRHH, un responsable de nóminas, un responsable de compras, un responsable fiscal, un responsable de contabilidad y un responsable de logística, y en el total de horas que dedican a planificar y revisar las licitaciones, la cifra puede superar las decenas de miles de dólares.
- Una vez que todo el personal necesario revisa las respuestas y la empresa ha reducido la lista e invita a varios posibles RMC a reuniones en persona, ¿cuántos miembros del personal participan en esas reuniones? ¿Cuáles son sus salarios anuales y cuántas horas dedica cada empleado a la planificación previa de las reuniones internas, a las reuniones de presentación de los proveedores y a las revisiones internas posteriores a las presentaciones? Incluso cuando todas las presentaciones y demostraciones tecnológicas se realizan virtualmente, el tiempo combinado es inmenso.
- Por último, ¿cuál es el coste de oportunidad para su organización? Cada hora que sus gestores de compras, directores de reubicación y responsables de movilidad pasan en reuniones es tiempo que les quitan a sus trasladados. Mientras su personal está distraído con las respuestas a las solicitudes de propuestas y las presentaciones, se espera que al mismo tiempo mantenga su carga de trabajo normal.
Eliminar a los proveedores equivocados: Muchos RMC viables no participan en licitaciones competitivas. Las razones van desde los elevados costes asociados hasta una estructura de precios diferente que no se puede comparar fácilmente en un proceso de evaluación comparativa. Podría estar perdiéndose un RMC que sería ideal para usted.
Promesas de precios inalcanzables: Para algunos RMC, ganar nuevos negocios es más importante que satisfacer sus necesidades a lo largo de una asociación a largo plazo. Estos RMC pueden pujar por su negocio y conseguirlo, incluso si el precio que proponen es inalcanzable para su cuenta de resultados. Esto puede causar problemas durante el proceso de implantación o dar lugar a un aumento de honorarios durante el primer o segundo año.
Considere la posibilidad de publicar primero una solicitud de información
El actual proceso de RFP tiene lugar antes incluso de que las empresas determinen la idoneidad. Considere la posibilidad de publicar primero una solicitud de información (RFI) antes de publicar una RFP para seleccionar a los proveedores. No haga más de 10-20 preguntas. Si, por ejemplo, necesita a alguien con oficinas en ubicaciones internacionales, o una solución de alta tecnología, o si quiere un proveedor sin política de buzón de voz, puede descartar inmediatamente a los licitadores no cualificados. Un RFI debe pedir referencias, y usted debe comprobar esas referencias antes de invitar a los proveedores a participar en el proceso formal de licitación RFP. Haga una preselección antes de invitar a los licitadores para asegurarse de que cumplen los requisitos generales de la empresa.
Conozca sólo a unos pocos para invitarlos a su puja
Elija unos cuantos RMC potenciales y pídales primero que hagan demostraciones o presentaciones. Siéntese con tres de sus posibles proveedores favoritos y coménteles qué es lo más importante para ellos. Conózcalos y luego invite a esos pocos seleccionados a participar en su RFP. Hable con colegas de confianza del sector y averigüe si el proveedor actual del colega es adecuado o no, y por qué. Determine si el estilo de trabajo y la cultura de un proveedor potencial son compatibles con el estilo de trabajo y la cultura de su empresa.
Si sólo se trata de ver quién ofrece el precio más bajo, puede que no tenga sentido publicar una RFP completa. Considere una RFP abreviada que solo cubra los aspectos críticos de su programa, haciendo mayor hincapié en los escenarios de costes y las proyecciones de los RMC.
Negociar con un proveedor preferente en lugar de licitar
Si salir a concurso no le parece la mejor opción para su empresa, la otra opción es el proceso de contratación no competitiva. Puede seleccionar un proveedor (contratación única) que sepa que le prestará el mejor servicio basándose en sus requisitos de reubicación, su investigación y sus comunicaciones previas con el proveedor. Este proceso funciona bien si conoce a uno o dos RMC que ya se ajustan a sus necesidades y a la cultura de su empresa. También funciona bien si dispone de poco tiempo. No tendrá que revisar varias propuestas en profundidad, sólo las de los RMC que elija.
Aspectos a tener en cuenta
Considerar el tiempo y los costes
¿Tiene sentido económico para su empresa presentar una oferta ciega a 8-10 licitadores? ¿Se siente cómodo con la cantidad de recursos humanos internos que se dedicarán al proceso (tiempo y costes)? En otras palabras, ¿qué es lo mejor para su empresa? ¿Dispone de tiempo para investigar a fondo los RMC a través de un proceso de contratación competitivo o necesita un RMC ya? ¿Tiene ya en mente un par de RMC o necesita más información sobre otras opciones? Seleccionar un RMC es una decisión comercial importante para su empresa.
WHR puede ayudarle:
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