Memilih Syarikat Pengurusan Penempatan Semula (RMC) baharu untuk mengurus mobiliti global dan program penempatan semula anda boleh terasa seperti tugas yang sukar. Adalah penting untuk anda memilih RMC yang paling sesuai dengan budaya tempat kerja anda, keperluan pekerja, belanjawan syarikat dan gaya kerja anda. Anda bukan sekadar membeli perkhidmatan atau produk; anda juga membeli rakan kongsi perniagaan yang merupakan lanjutan syarikat anda dan mewakili anda di pasaran. Anda juga membeli budaya, personaliti dan proses. Anda mengupah syarikat untuk mengurus dan/atau menyediakan perkhidmatan untuk aset terpenting dalam syarikat anda, pekerja anda. Banyak masa yang dihabiskan dalam proses pembidaan tradisional adalah sebelum syarikat bercakap dengan bakal pembekal untuk mengetahui tentang misi, nilai, matlamat, objektif, visi, piawaian pengambilan pekerja dan kakitangan utama pembekal.
Apabila memilih RMC, terpulang kepada dua pilihan: Keluar untuk membida (perolehan kompetitif) atau memilih pembekal sendiri (jualan rundingan). Dalam artikel pendek ini, kita akan membincangkan perkara berikut:
- Apakah kebaikan & keburukan keluar untuk tawaran & apakah cara yang paling cekap dan kos efektif untuk keluar untuk tawaran?
- Berunding dengan pembekal pilihan dan bukannya keluar untuk tawaran.
- Perkara yang perlu dipertimbangkan.
Kebaikan & keburukan keluar untuk tawaran & apakah cara yang paling cekap dan kos efektif untuk keluar untuk tawaran?
Kebaikan
Menggalakkan persaingan & membenarkan perbandingan: Anda akan mempunyai kumpulan RMC yang lebih besar untuk dipilih dan dibandingkan. Mempunyai RMC mengikut format tertentu dengan setiap menjawab soalan yang sama membolehkan anda membandingkan jawapan dengan mudah dan menolak mana-mana RMC yang tidak memenuhi keperluan anda.
Tawaran perkhidmatan baharu: Anda mungkin mengetahui tentang tawaran perkhidmatan lain yang anda tidak fikir untuk meminta pada mulanya.
Semak sepenuhnya pilihan anda: Mencipta Permintaan untuk Maklumat (RFI) dan Permintaan untuk Cadangan (RFP) membolehkan anda memilih perkara yang ingin anda pelajari tentang pembekal yang bertindak balas. Ini membantu anda memahami sepenuhnya perkara yang ditawarkan oleh setiap RMC dan membolehkan anda memilih syarikat yang paling sesuai dengan keperluan anda.
Keburukan
Memakan masa & mahal: Proses pembidaan boleh mengambil masa beberapa bulan, bergantung pada proses membuat keputusan dalaman anda. Untuk program global yang kompleks dengan ratusan atau ribuan penerima pindahan, proses ini mungkin termasuk:
- Perolehan yang mengeluarkan niat pembekal untuk mengambil bahagian dalam dokumen RFI anda (lebih lanjut mengenai RFI di bawah).
- Membangunkan dan mengeluarkan soalan RFI kepada RMC.
- Menyemak jawapan RFI pembekal yang mungkin melebihi berpuluh-puluh halaman bagi setiap responden.
- Mengecilkan RMC untuk menjemput menyertai RFP anda.
- Membangunkan soalan dan mengeluarkan soalan RFP kepada RMC.
- Menjawab soalan RMC berkenaan RFP.
- Menyemak respons RFP yang mungkin melebihi 80-150 halaman untuk setiap RMC.
- Mengecilkan RMC untuk mengambil bahagian dalam persembahan terbaik dan akhir serta demonstrasi teknologi.
- Memilih RMC.
Kos organisasi dan masa yang dibelanjakan boleh menjadi gangguan yang besar kepada syarikat anda:
• Jika anda meminta RFP daripada 8-10 pembida, dan jawapannya adalah antara 80-150 halaman daripada setiap pembekal, kakitangan anda mesti menyemak semua respons yang lengkap. Jika anda memikirkan tentang kos pengurus HR, pengurus gaji, pengurus perolehan, pengurus cukai, pengurus perakaunan dan pengurus logistik, cth, dan gabungan jumlah jam yang dibelanjakan untuk merancang dan menyemak permintaan bida, ini boleh melebihi puluhan beribu-ribu ringgit.
• Setelah semua kakitangan yang diperlukan menyemak maklum balas dan syarikat telah memendekkan senarai dan menjemput beberapa bakal RMC untuk mesyuarat secara peribadi, berapa ramai kakitangan yang mengambil bahagian dalam mesyuarat tersebut? Apakah gaji tahunan mereka dan berapa jam setiap pekerja dibelanjakan dalam mesyuarat dalaman pra-perancangan, mesyuarat pembentangan vendor dan ulasan dalaman selepas pembentangan? Walaupun semua pembentangan dan demo teknologi dijalankan secara maya, masa yang digabungkan adalah besar.
• Akhir sekali, apakah kos peluang kepada organisasi anda? Setiap jam yang dibelanjakan oleh pengurus perolehan, pengarah penempatan semula dan petunjuk mobiliti anda dalam mesyuarat adalah masa yang diambil daripada penerima pindahan anda. Walaupun kakitangan anda terganggu oleh respons dan pembentangan RFP, mereka dijangka akan mengikuti beban kerja biasa mereka secara serentak.
Menghapuskan pembekal yang salah: Banyak RMC yang berdaya maju tidak mengambil bahagian dalam peluang pembidaan kompetitif. Sebabnya berbeza-beza daripada kos berkaitan yang tinggi kepada struktur harga yang berbeza yang tidak dapat dibandingkan dengan mudah dalam proses semakan epal-ke-epal. Anda mungkin kehilangan RMC yang sesuai untuk anda.
Janji harga yang tidak boleh dicapai: Bagi sesetengah RMC, memenangi perniagaan baharu adalah lebih penting daripada memenuhi keperluan anda sepanjang perkongsian jangka panjang. RMC ini mungkin membida untuk perniagaan anda dan memenangi perniagaan, walaupun harga yang dicadangkan mereka tidak dapat dicapai untuk keuntungan mereka. Ini boleh menyebabkan isu semasa proses pelaksanaan atau mengakibatkan kenaikan yuran yang diminta pada tahun pertama atau kedua.
Pertimbangkan Mengeluarkan RFI Pertama
Proses RFP semasa berlaku sebelum syarikat menentukan kesesuaian. Pertimbangkan untuk mengeluarkan Permintaan Maklumat (RFI) terlebih dahulu sebelum mengeluarkan RFP untuk merumput melalui pembekal. Tanya tidak lebih daripada 10-20 soalan. Jika, sebagai contoh, anda memerlukan seseorang yang mempunyai pejabat di lokasi antarabangsa, atau anda memerlukan penyelesaian berteknologi tinggi, atau jika anda mahu penyedia tanpa dasar mel suara, anda boleh menyingkirkan pembida yang tidak layak dengan serta-merta. RFI harus meminta rujukan, dan anda harus menyemak rujukan tersebut sebelum menjemput penyedia untuk mengambil bahagian dalam proses pembidaan RFP rasmi. Pra-saringan sebelum menjemput pembida untuk memastikan pembidaan tersebut memenuhi kelayakan am syarikat.
Kenali Hanya Beberapa Pilihan untuk Dijemput ke Bidaan anda
Pilih beberapa RMC yang berpotensi dan mula-mula minta mereka menyediakan demo atau pembentangan. Duduk bersama tiga penyedia berpotensi kegemaran dan bincangkan perkara yang paling penting bagi mereka. Kenali mereka dan kemudian jemput mereka yang terpilih untuk menyertai RFP anda. Bercakap dengan rakan sekerja industri yang dipercayai dan ketahui sama ada penyedia semasa rakan sekerja itu sesuai atau tidak, dan mengapa. Tentukan sama ada gaya kerja dan budaya kerja bakal vendor serasi dengan gaya/budaya kerja syarikat anda
Jika ia hanya bergantung kepada siapa yang mempunyai harga terendah, maka mengeluarkan RFP penuh mungkin tidak masuk akal. Pertimbangkan RFP yang disingkatkan yang hanya merangkumi aspek kritikal program anda, dengan memberi penekanan yang lebih besar pada senario kos dan unjuran daripada RMC.
Berunding dengan pembekal pilihan dan bukannya keluar untuk tawaran
Jika keluar untuk membida tidak kelihatan seperti pilihan terbaik untuk syarikat anda, pilihan lain ialah proses perolehan yang tidak kompetitif. Anda boleh memilih pembekal (penyumberan tunggal) yang anda tahu akan memberikan perkhidmatan terbaik berdasarkan keperluan penempatan semula anda, penyelidikan anda dan komunikasi terdahulu anda dengan pembekal. Proses ini berfungsi dengan baik jika anda mengetahui satu atau dua RMC yang sudah sesuai dengan keperluan dan budaya syarikat anda. Pilihan ini juga berfungsi dengan baik jika anda bekerja dalam tetingkap masa yang kecil. Anda tidak perlu menyemak berbilang cadangan mendalam—hanya cadangan daripada RMC pilihan anda.
Perkara yang Perlu Dipertimbangkan
Pertimbangkan Masa dan Kos
Adakah mengeluarkan bida buta kepada 8-10 pembida masuk akal ekonomi untuk syarikat anda? Adakah anda selesa dengan jumlah sumber orang dalaman yang akan ditarik ke dalam proses (masa dan kos)? Dengan kata lain, apakah kepentingan terbaik syarikat anda? Adakah anda mempunyai masa untuk memeriksa RMC sepenuhnya melalui proses perolehan yang kompetitif, atau adakah anda memerlukan RMC sekarang? Adakah anda sudah mempunyai beberapa RMC, atau adakah anda memerlukan maklumat lanjut tentang pilihan lain di luar sana? Memilih RMC ialah keputusan perniagaan yang penting untuk syarikat anda.
WHR boleh membantu:
• Adakah anda ingin menjadualkan demo produk atau perkhidmatan WHR?
• Adakah anda ingin bertemu untuk bercakap tentang budaya, nilai dan cara kami boleh menyelesaikan cabaran anda?
• Adakah anda mahu WHR menyertai RFI atau RFP anda?
Artikel Berkaitan
