Uitdagingen voor immigratie oplossen in de APAC-regio | Casestudy

Doel

Immigratie-uitdagingen overwinnen door de juiste partner te bieden aan onze klanten en hun werknemers in de APAC-regio.

Uitdaging

Als internationaal Relocation Management Company(RMC) bieden we onze klanten en hun werknemers veel diensten, waaronder ondersteuning bij immigratie. Na het hoogtepunt van de Covid pandemie, toen de grenzen in APAC weer opengingen, was een klant van WHR Global (WHR) niet tevreden met onze huidige immigratiepartner. Het beleid en de vereisten van de lokale autoriteiten veranderden als gevolg van de pandemie. Toegangsprocedures waren verwarrend. Soms was er een enorme achterstand bij de overheid door heropeningen van de grenzen, wat leidde tot vertragingen en fouten in door de overheid verstrekte documenten. Sommige immigratiedienstverleners waren overweldigd door de steeds veranderende immigratievereisten.

Op basis van wekelijkse bijeenkomsten die WHR Client Services Managers hadden met klanten, wisten we al snel dat de behoeften van onze klant en die van hun werknemers niet naar tevredenheid werden vervuld door onze huidige immigratiepartner. De volgende zaken waren een rode vlag:

Geen tijdige antwoorden & niet toegankelijk

Assignee's kregen niet de hulp die ze nodig hadden, wanneer ze die nodig hadden van de immigratiepartner. Soms wachtten de werknemers dagen op een antwoord per e-mail. Werknemers konden de teamleden van de immigratiepartner niet telefonisch bereiken. Werknemers waren gefrustreerd door de trage reactie, de onbeschikbaarheid en het gebrek aan
tijdige en regelmatige updates.

De slechte respons veroorzaakte vertragingen omdat de immigratievereisten voor sommige APAC-landen verwarrend en steeds veranderend waren naarmate de grenzen opengingen. Klanten kunnen het hele relocatieproces niet plannen als er onzekerheid bestaat over de immigratietijdlijnen.

Tijdlijnen zijn cruciaal om de werknemer te verhuizen en voor de klant om de officiële startdatum van de werknemer op de nieuwe locatie vast te stellen en wanneer het dienstverband op de huidige locatie moet worden beëindigd. Sommige immigratieprocessen namen meerdere weken in beslag, terwijl ze in één week hadden kunnen worden afgerond.

Administratieve fouten door de immigratiepartner veroorzaakten extra vertragingen. De teamleden van de immigratiepartner toonden niet de technische expertise die nodig is om kritieke taken efficiënt uit te voeren.

Immigratiepartners bieden een groot aantal kritisch noodzakelijke ondersteuning die onze klanten en hun werknemers nodig hebben, waaronder advies over belangrijke immigratieveranderingen, plus het wettelijk in orde houden van werknemers en het vrijwaren van stress, zodat werknemers zich kunnen richten op hun zakelijke doelen. Immigratiediensten kunnen bestaan uit visumondersteuning, werkvergunningen voor buitenlanders, geschiktheidsbeoordelingen, post-arrival registraties, verblijfsvergunningen, vertaling en legalisatie van documenten, uitreisvisa, terugkeervergunningen, nieuwe binnenkomst, documentatievereisten en green cards voor permanente overplaatsingen. Daarnaast bieden ze werk- en studietoestemmingen voor familieleden en documentatie om familiebanden aan te tonen.

Onze wereldwijde klanten hebben een sterke behoefte om geschoolde buitenlanders te plaatsen in functies in de APAC-regio, maar het is belangrijk om op de hoogte te zijn van de regelgeving met betrekking tot het verblijf van hun buitenlandse executives in het buitenland, vooral omdat de documenten die vereist zijn voor een buitenlander die in Azië werkt van land tot land verschillen. De juiste immigratiepartner biedt de nodige ondersteuning voor succes.

Extra kosten

Vertragingen bij immigratie kunnen niet alleen lastig zijn, maar ook duur. Stel je voor dat een gezin van vier personen naar een ander land verhuist en dat hun immigratiegoedkeuring 31 dagen vertraging oploopt. De onderstaande grafiek toont dit voorbeeld. Hun inpak/uitlaaddatum en de datum waarop ze hun eigendom overdragen (huur of verkoop van hun huis) staat vast en kan niet worden gewijzigd. In plaats van een hotelverblijf van 3 nachten in hun thuisland voordat hun vlucht vertrekt voor 900 USD, hebben ze nu een verblijf van 30 nachten voor 6000 USD. De maaltijden voor een verblijf van 3 nachten zouden 600 USD bedragen tegenover 6.000 USD voor 30 dagen. De opslag van huisraad als gevolg van een immigratievertraging kan oplopen tot 2.000 USD. Zoals blijkt uit de onderstaande grafiek, komt het verschil in organisatiekosten overeen met 12.500 USD extra.

Oplossing

Een nieuwe immigratiepartner gezocht

Immigratiepartners bieden een groot aantal kritisch noodzakelijke ondersteuning die onze klanten en hun werknemers nodig hebben, waaronder advies over belangrijke immigratie-uitdagingen, plus het houden van werknemers wettelijk compliant en stressvrij, zodat werknemers zich kunnen richten op zakelijke doelen. Immigratiediensten kunnen bestaan uit visumondersteuning, werkvergunningen voor buitenlanders, geschiktheidsbeoordelingen, post-arrival registraties, verblijfsvergunningen, vertaling en legalisatie van documenten, uitreisvisa, terugkeervergunningen, nieuwe binnenkomst, documentatievereisten en green cards voor permanente overplaatsingen. Daarnaast bieden ze werk- en studietoestemmingen voor familieleden en documentatie om familiebanden aan te tonen.

Immigratiepartners bieden een groot aantal kritisch noodzakelijke ondersteuning die onze klanten en hun werknemers nodig hebben, waaronder advies over belangrijke immigratieveranderingen, plus het wettelijk in orde houden van werknemers en het vrijwaren van stress, zodat werknemers zich kunnen richten op hun zakelijke doelen. Immigratiediensten kunnen bestaan uit visumondersteuning, werkvergunningen voor buitenlanders, geschiktheidsbeoordelingen, post-arrival registraties, verblijfsvergunningen, vertaling en legalisatie van documenten, uitreisvisa, terugkeervergunningen, nieuwe binnenkomst, documentatievereisten en green cards voor permanente overplaatsingen. Daarnaast bieden ze werk- en studietoestemmingen voor familieleden en documentatie om familiebanden aan te tonen.

Waar mogelijk gebruiken we lokale aanbieders. We werken ook rechtstreeks in plaats van met bemiddelde diensten. Door direct en lokaal te gaan, kunnen we kostenbesparingen doorgeven aan onze klanten en oplossingen op maat bieden door de tussenpersoon te elimineren.

Continu beheer van leveranciersnetwerken

We gebruiken ook belangrijke meetgegevens om ons netwerk te beheren. Door gebruik te maken van realtime feedback via service-evaluaties van medewerkers plus een scorecardproces, kan WHR bestaande providers controleren om er zeker van te zijn dat ze voldoen aan onze service-eisen. We geven dezelfde feedback terug aan onze leveranciers (op tijd, kosten, enz.) zodat ze snel kunnen corrigeren. Bovendien weten providers dat superieure prestaties hen meer werk opleveren. Als de service onder onze norm ligt, hebben we de bevoegdheid om dit op te lossen door andere providers in te schakelen, aangezien we niet gebonden zijn aan bestaande relaties.

Voordelen

De nieuwe immigratiepartner reageert snel en geeft elke werknemer het gevoel dat hij de hoogste prioriteit heeft. De partner bevestigt ontvangstbevestigingen van e-mails en geeft een schatting van wanneer hij terug zal komen bij de werknemers. Ze plannen ook regelmatig telefoongesprekken met werknemers om eventuele openstaande documenten door te nemen en ze adviseren over de volgende stappen. Ze geven werknemers duidelijke richtlijnen over wat er nodig is en hoe snel.

Ze bieden 24/7 ondersteuning, net als WHR. Elke werknemer wordt behandeld als een VIP. Dit is erg belangrijk voor WHR omdat we weten dat verhuizen een van de meest stressvolle gebeurtenissen in iemands leven is. Het is ons doel om die stress te verlichten zodat werknemers zich sneller op hun nieuwe functie kunnen concentreren.

Minder stress betekent voor onze klanten een grotere betrokkenheid en een beter behoud van personeel.

Als er uitdagingen op het gebied van immigratie ontstaan, heeft WHR een partner die voorop blijft lopen.