Resolver los retos de la inmigración en la región APAC | Estudio de caso

Objetivo

Superar los retos de la inmigración proporcionando el socio adecuado a nuestros clientes y sus empleados en la región APAC.

Desafío

Como empresa global de gestión de relocation(RMC), ofrecemos a nuestros clientes y a sus empleados numerosos servicios, entre los que se incluye el apoyo en materia de inmigración. Tras el apogeo de la pandemia de Covid, cuando las fronteras de APAC empezaron a reabrirse, un cliente de WHR Global (WHR) no estaba contento con nuestro actual socio de inmigración. Los cambios en las políticas y requisitos de las autoridades locales debidos a la pandemia eran cambiantes. Los procedimientos de entrada eran confusos. En ocasiones, el gobierno acumulaba una enorme cantidad de casos pendientes debido a la reapertura de las fronteras, lo que provocaba retrasos y errores en los documentos expedidos por el gobierno. Algunos proveedores de servicios de inmigración se veían desbordados por los cambiantes requisitos de inmigración.

Basándonos en las reuniones semanales que los gestores de atención al cliente de WHR mantenían con los clientes, supimos muy pronto que las necesidades de nuestros clientes y las de sus empleados no estaban siendo atendidas satisfactoriamente por nuestro actual socio de inmigración. Las señales de alarma incluían los siguientes problemas:

Falta de respuestas oportunas y no es accesible

Los asignatarios no recibían la asistencia que necesitaban, cuando la necesitaban, del socio de inmigración. En ocasiones, los empleados esperaban varios días sólo para recibir una respuesta por correo electrónico. Los empleados no podían ponerse en contacto por teléfono con los miembros del equipo del socio de inmigración. Los empleados se sentían frustrados por la lentitud de la respuesta, la falta de disponibilidad y la ausencia de
actualizaciones periódicas y puntuales.

La escasa respuesta provocó retrasos, ya que los requisitos de inmigración de algunos países de APAC eran confusos y cambiaban constantemente a medida que se abrían las fronteras. Los clientes no pueden planificar todo el proceso de reubicación si hay incertidumbre sobre los plazos de inmigración.

Los plazos son cruciales para reubicar al empleado y para que el cliente determine la fecha oficial de inicio del empleado en la nueva ubicación, y cuándo terminar el empleo en la ubicación actual. Algunos procesos de inmigración tardaban varias semanas en completarse, a pesar de que podían haberse realizado en una semana.

Los errores administrativos del socio de inmigración causaron retrasos adicionales. Los miembros del equipo del socio de inmigración no demostraban los conocimientos técnicos necesarios para llevar a cabo con eficacia las tareas críticas.

Los socios de inmigración prestan una serie de servicios esenciales que nuestros clientes y sus empleados necesitan, incluido el asesoramiento sobre los principales cambios en materia de inmigración, además de mantener a los empleados legalmente conformes y libres de estrés para que puedan centrarse en los objetivos empresariales. Los servicios de inmigración pueden incluir apoyo en materia de visados, autorización de trabajo para extranjeros, evaluaciones de elegibilidad, registros posteriores a la llegada, permisos de residencia, traducción y legalización de documentos, visados de salida, permisos de reentrada, nueva entrada, requisitos de documentación y tarjetas verdes para traslados permanentes. Además, proporcionan permisos de trabajo y estudio para familiares, y documentación para demostrar el apoyo de los lazos familiares.

Nuestros clientes globales tienen una gran necesidad de colocar a ciudadanos extranjeros cualificados en puestos de toda la región APAC, pero es importante conocer la normativa que regula la estancia de sus ejecutivos extranjeros en el extranjero, sobre todo porque los documentos necesarios para que un ciudadano extranjero trabaje en Asia varían de un país a otro. El socio de inmigración adecuado proporcionará el apoyo necesario para el éxito.

Costes adicionales

Los retrasos en inmigración pueden ser costosos, no sólo inconvenientes. Pensemos en una familia de cuatro miembros que se traslada a otro país y cuya aprobación de inmigración se retrasa 31 días. El siguiente gráfico muestra este ejemplo. La fecha de embarque y desembarque, así como la fecha de entrega de la propiedad (alquiler o venta de la casa), son fijas y no pueden modificarse. Ahora, en lugar de una estancia de 3 noches de hotel en su país de origen antes de la salida de su vuelo por 900 USD, ahora tienen una estancia de 30 noches por 6.000 USD. Las comidas para la estancia de 3 noches serían 600 USD frente a 6.000 USD para 30 días. El almacenamiento de enseres domésticos (HHG) debido a un retraso de inmigración podría equivaler a 2.000 USD. Como se muestra en el gráfico siguiente, la diferencia en costes de organización equivale a 12.500 USD adicionales.

Solución

Búsqueda de un nuevo socio en inmigración

Los socios de inmigración prestan una serie de servicios esenciales que nuestros clientes y sus empleados necesitan, como el asesoramiento sobre los principales problemas de inmigración, el cumplimiento de la legislación por parte de los empleados y la ausencia de estrés para que los empleados puedan centrarse en los objetivos empresariales. Los servicios de inmigración pueden incluir apoyo en materia de visados, autorización de trabajo para extranjeros, evaluaciones de elegibilidad, registros posteriores a la llegada, permisos de residencia, traducción y legalización de documentos, visados de salida, permisos de reentrada, nueva entrada, requisitos de documentación y tarjetas verdes para traslados permanentes. Además, proporcionan permisos de trabajo y estudio para familiares, y documentación para demostrar el apoyo de lazos familiares.

Los socios de inmigración prestan una serie de servicios esenciales que nuestros clientes y sus empleados necesitan, incluido el asesoramiento sobre los principales cambios en materia de inmigración, además de mantener a los empleados legalmente conformes y libres de estrés para que puedan centrarse en los objetivos empresariales. Los servicios de inmigración pueden incluir apoyo en materia de visados, autorización de trabajo para extranjeros, evaluaciones de elegibilidad, registros posteriores a la llegada, permisos de residencia, traducción y legalización de documentos, visados de salida, permisos de reentrada, nueva entrada, requisitos de documentación y tarjetas verdes para traslados permanentes. Además, proporcionan permisos de trabajo y estudio para familiares, y documentación para demostrar el apoyo de los lazos familiares.

Siempre que es posible, recurrimos a proveedores locales. También actuamos directamente, en lugar de utilizar servicios de intermediación. Al ser directos y locales, podemos trasladar el ahorro de costes a nuestros clientes y ofrecer soluciones personalizadas eliminando intermediarios.

Gestión continua de la red de proveedores

También utilizamos indicadores clave para gestionar nuestra red. Mediante el uso de comentarios en tiempo real a través de las evaluaciones de servicio de los empleados, además de un proceso de tarjetas de puntuación, WHR puede supervisar a los proveedores existentes para asegurarse de que cumplen nuestros requisitos de métricas de servicio. Proporcionamos esa misma información a nuestros proveedores (servicio puntual, coste, etc.) para que puedan corregir el rumbo rápidamente. Además, los proveedores saben que un rendimiento superior les atrae más negocio. Si el servicio está por debajo de nuestra norma, podemos resolverlo contratando a otros proveedores, ya que no estamos sujetos a ninguna relación preexistente.

Beneficios

El nuevo socio de inmigración responde rápidamente y hace sentir a cada empleado que es una prioridad. El socio acusa recibo de los correos electrónicos y proporciona un plazo estimado de respuesta a los empleados. También programa llamadas periódicas con los empleados para revisar los documentos pendientes y asesorarles sobre los siguientes pasos. Proporcionan a los empleados instrucciones claras sobre lo que necesitan y con qué rapidez.

Ofrecen asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana, al igual que WHR. Cada empleado es tratado como un VIP. Esto es muy importante para WHR, ya que sabemos que una mudanza es uno de los acontecimientos más estresantes en la vida de una persona. Nuestro objetivo es ayudar a aliviar ese estrés para que los empleados puedan centrarse antes en sus nuevas funciones.

Menos estrés equivale a mayor compromiso y retención de los empleados para nuestros clientes.

Cuando surgen problemas de inmigración, WHR cuenta con un socio que se mantiene a la vanguardia.