Comprender el coste de una solicitud de servicios de reubicación 

1) Recursos internos y compromiso de tiempo

• • Participación del personal: El proceso de solicitud de propuestas suele requerir la participación de los departamentos de RRHH/movilidad, finanzas, jurídico y compras. Es posible que cada departamento tenga que revisar las propuestas, evaluar las capacidades del RMC y coordinar las reuniones. Dependiendo de la estructura de su organización, este proceso puede requerir muchos recursos.
  • Inversión de tiempo: El proceso suele durar varios meses, dependiendo de la complejidad de su programa de reubicación, de los horarios del personal y del número de propuestas recibidas.

2) Proceso de selección del RMC

• • Evaluación: Las empresas deben establecer criterios para evaluar la capacidad de los RMC para gestionar sus programas, incluida la oferta de servicios, la reputación y los resultados anteriores. Algunas organizaciones lo hacen mediante un proceso formal de solicitud de información.

3) Preparación y administración de la RFP

• • Redacción y diseño de documentos: La preparación de la RFP requiere una comprensión exhaustiva de las necesidades del programa de reubicación de su empresa y puede incluir la ayuda de consultores especializados o expertos internos en la materia.
  • Revisión y respuesta a las preguntas del RMC: Las preguntas aclaratorias forman parte del proceso de solicitud de propuestas. Una vez recibidas las preguntas de los posibles RMC, la empresa consultará a los equipos internos pertinentes y/o a expertos en la materia para elaborar las respuestas.

4) Evaluación de la propuesta del RMC

• • Tiempo dedicado a revisar las propuestas: La revisión de múltiples propuestas de RMC requiere tiempo y una cuidadosa consideración. Esto es especialmente cierto si en el proceso de revisión participan numerosas personas. Las organizaciones pueden asignar tiempo de varios departamentos, incluidos los responsables de RRHH/movilidad, los responsables de adquisiciones y los expertos en finanzas.
  • Costes de presentación de los RMC: En la mayoría de los casos, se invita a los RMC preseleccionados a presentar sus propuestas en persona o mediante reuniones virtuales. Los costes incluyen el tiempo dedicado por los recursos internos a planificar y asistir a la presentación. Esto incluye los debates de seguimiento.
  • Negociación del contrato: Una vez seleccionado el RMC, se lleva a cabo una negociación detallada del contrato, que puede implicar la revisión de los términos y condiciones por parte de un asesor jurídico.

5) Coste estimado del proceso

Aunque el coste del proceso de RFP puede variar, las empresas deben estar preparadas para una inversión de entre 30.000 y 40.000 dólares (o más), en función del alcance y la complejidad del programa de reubicación que se externalice, el nivel de participación de los recursos internos, los consultores/asesores implicados y las plataformas de contratación de terceros que se utilicen. Para empresas más pequeñas con menos traslados, el coste puede ser inferior. Las organizaciones más grandes con un gran volumen de traslados pueden tener costes más elevados debido a la mayor complejidad de los programas, las evaluaciones detalladas y las negociaciones con los proveedores.

6) Otras consideraciones de costes:

• • Costes de oportunidad: Aunque es más difícil de cuantificar, la empresa también debe tener en cuenta el coste de oportunidad de dedicar recursos al proceso de solicitud de propuestas. Durante el tiempo dedicado a la gestión de la RFP, estos recursos pueden no estar disponibles para centrarse en otros proyectos vitales, como el apoyo a los esfuerzos de reubicación de empleados en curso u otras operaciones empresariales básicas.
  • Honorarios de consultores o expertos externos: En algunos casos, las empresas pueden contratar a consultores o expertos externos para que les ayuden a redactar la solicitud de propuestas, evaluarlas o aportar información sobre el sector. Esto puede añadir costes adicionales al proceso, desde unos pocos miles de dólares hasta decenas de miles, dependiendo del nivel de apoyo requerido.
  • Software y herramientas: Si la empresa opta por utilizar software o plataformas que le ayuden a agilizar el proceso de solicitud de propuestas (como plataformas automatizadas de solicitud de propuestas, sistemas de gestión de proveedores o herramientas de contratación de terceros), puede haber cuotas de suscripción o costes adicionales asociados a estas herramientas. Dependiendo de la plataforma, estos costes pueden oscilar entre cientos y varios miles de dólares.

La publicación de una RFP para servicios de reubicación puede suponer una importante inversión financiera y de tiempo para una empresa.

Sin embargo, los beneficios suelen superar con creces los costes cuando el proceso se lleva a cabo estratégicamente mediante invirtiendo el tiempo necesario para evaluar a varios proveedores y elegir a un socio que ofrezca valor, servicios de alta calidad, flexibilidad a largo plazo y una mejor alineación con su necesidades de su empresa.

Estos ahorros, combinados con una mayor satisfacción y retención de los empleados, pueden producir a de la inversión, sobre todo a medida que su programa de reubicación programa de reubicación se amplíe con el tiempo.