ワークフローグローバルモビリティを成功させるための鍵

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ワークフローを整備することは、お客様のグローバルモビリティプログラムが円滑かつ効率的に運営されるために重要な要素です。ワークフローは、転勤する従業員に、ポジティブな従業員体験を促進するために必要なツールと、お客様が転勤のプロセスを追跡するために必要なすべてのものを提供します。また、WHR Global（WHR）のワークフローは、移転プロセスの各ステップを管理することで、スタッフが積極的に行動できるようにします。さらに、ワークフローはサプライヤーとコミュニケーションをとり、私たちが期待する非常に高いサービスレベルを提供できるよう支援します。

WHRワークフロー

WHRの独自のオペレーションプラットフォームであるCARICS（Counseling, Appraisals, Referrals, International, and Collection System）は、WHRがWHRと顧客のために内部で構築したものです。CARICSシステムは、WHRの業務を支える基本的なエンタープライズ・アプリケーションであり、リロケーション・サービスの受注から業務遂行、顧客への請求に至るまでのすべての側面を管理します。このシステムは、複数のコアサービス（鑑定、紹介、在庫管理など）を中心に構築されており、すべてのサービスのワークフローを自動化する高度なタスク管理エンジン（社内ではmyWork Oneと呼ばれています）でサポートされています。

MyWork Oneは、すべてのファイルを監視し、重要なイベントや重要な日付を確認することで、スタッフが移転の日程や納品物を常に把握できるようにするシステムです。CARICSでは、ファイルに関連するすべての重要な文書や通信を、統合された文書リポジトリに集約することができます。このリポジトリは、すべてのファイルの詳細を単一の電子表現にまとめ、承認されたユーザーであれば誰でも簡単に参照できるようにします。指標に基づいたスコアカードを作成するベンダー管理システムから、100％正確でコンプライアンスに準拠した請求書作成プロセスまで、すべてがmyWork Oneワークフローと完全に統合されています。

顧客・従業員向けポータルサイト

カリックスでは、お客様やその従業員の方々のニーズに応えるため、「従業員ポータル」と「お客様ポータル」をご用意しています。クライアントポータルは、クライアントが必要とするすべての機能を24時間365日オンラインで利用できるようにしたものです。機能としては以下のものがあります：

  • オンライン認証を完了する。
  • リアルタイムのレポート、請求書、従業員満足度調査、従業員eフォームにアクセスできます。
  • 第三者によるBMA、検査、鑑定、エクイティ、経費の提出を閲覧できます。
  • WHRリロケーションチームの連絡先が表示されます。
  • インスタントメッセージにアクセスして、世界のどこからでも安全なライブチャットでWHRとコミュニケーションすることができます。
  • 追加の詳細を含む、従業員の「一目でわかる」活動サマリーをご覧ください。
  • ファイルのメモやステータスの更新をリアルタイムで確認できます。

従業員ポータルは、クライアントの従業員に以下のような多くのリソースを提供します：

  • WHRリロケーションチームとのライブインスタントメッセージング。
  • ホームセールやデスティネーションサービスなど、割り当てられた特典の概要をご覧ください。
  • 経費管理、提出ツール、トラッカー。
  • イベントや重要な日程をカレンダーで紹介。
  • 必要なタスク/ドキュメントの通知と期限リマインダー。
  • WHRリロケーションカウンセラーが管理している追加のサプライヤーパートナーの連絡先。
  • eフォームへのアクセスやDocuSign®機能により、必要な書類をすべてオンラインで安全に作成することができます。
  • 保管されている帳票類や重要書類（不動産業者、検査業者からの報告書、保険契約書類など）へのアクセス。
  • リロケーションカウンセラーの写真付き連絡先。
  • リソースセンター（従業員とその家族が役立つウェブサイトから追加情報を見つけるためのもの）。

ワークフローの観点から、CARICSは、従業員に対して（従業員ポータルを介して）完了しなければならないeフォームについての通知をトリガーするかもしれません。転勤者が書類作成を完了すると、CARICSはWHR転勤カウンセラー、WHRサプライチェーン部門、または当社のサプライヤーパートナーのいずれかにワークフロー通知をトリガーすることになります。

WHRの予測可能なmyWork Oneワークフローシステムは完全にカスタマイズ可能で、移転プロセスにおける3,000以上のデータポイントと300以上の重要なイベントを追跡します。プロセスでは冗長なタスクが発生することがありますが、ワークフローはチームが最高のパフォーマンスを発揮できるようサポートします。合理化された自動化されたタスクにより、エラーの可能性を最小限に抑え、全体的な効率を高めることで、ビジネスオペレーションを劇的に改善することができます。

タスク

WHRのワークフローの最大の特徴は、主要なタスクを最適化することで、転勤者が影響を受ける前に問題を発見して対処することで、社員が積極的に行動できるようになることです。私たちが開発したワークフローは、費用対効果が高く効率的なリロケーションサービスを提供することで、優れた顧客サービスを促進します。また、ワークフローは、ポリシー例外やその他の日常的なタスクをトリガーし、リロケーション中のスタッフやサプライヤーにやるべきことを警告します。

複雑なコンプライアンス問題は、リロケーションプログラムの管理者にとって日々の課題であり、コンプライアンス違反の結果は企業にとって大きな意味を持ちます。このため、私たちは、お客様のポリシーパラメーターをテクノロジーに組み込んでいます。経費の限度額や上限はすべてシステム内で管理され、コンプライアンスを確保するために監視、追跡、報告されます。ワークフローのタスクが完了すると、システムは重要な日付とドキュメントを監視し、ポリシーへの完全なコンプライアンスを確保し、移転のメリットを最大限に活用できるようにします。

WHRのワークフローの詳細と、従業員移転やグローバルモビリティプログラムでWHRがどのようにあなたの組織を支援できるかをご覧ください。