Doel
Een Workday-interfacebestand op maat maken om de salarisrapportage van een Fortune 500-bedrijf te stroomlijnen. Ontwerp daarnaast een intuïtieve interface voor het verwerken van secundaire arbeidsvoorwaarden binnen het portaal van het mobiliteits- en HR-team van WHR, zodat ze de betalingen voor relocaties efficiënt kunnen beheren. Deze betalingen worden naadloos geïntegreerd in Workday en onmiddellijk uitbetaald via hun salarisadministratiesysteem.
Uitdaging
HR-teams en teams voor wereldwijde mobiliteit zijn verantwoordelijk voor het snel uitbetalen van vele soorten uitkeringen en vergoedingen aan een groep werknemers. In grote organisaties kan het moeilijk zijn om ervoor te zorgen dat werknemers snel en compliant worden betaald en dat alle belastbare voordelen worden gerapporteerd via de salarisadministratie van het bedrijf. Dit geldt vooral voor Fortune 50-bedrijven, zoals een Fortune 500-bedrijf met 58.000 werknemers en een jaarlijkse omzet van 89 miljard USD. Deze problemen kunnen nog verergerd worden door de verscheidenheid aan voordelen die verwerkt en/of gerapporteerd worden via de salarisadministratie:
- Vergoedingen betaald via de loonlijst van het bedrijf;
- Vergoedingen betaald via het verhuismanagementbedrijf (WHR);
- Vergoedingen betaald door WHR aan de werknemer;
- Facturen betaald door WHR aan een partner van de relocatieleverancier (bv. verhuizers, tijdelijke huisvesting, enz.).
"Onze klanten kunnen nu meer dan ooit kiezen uit een breed aanbod van Human Capital Management-systemen, waaronder Workday. Het is van cruciaal belang voor Relocation Management Companies zoals WHR om oplossingen op maat te creëren waar er belemmeringen kunnen zijn voor echte integraties.
Met deze Workday-interfaceoplossing kunnen HR-teams en teams voor wereldwijde mobiliteit snel, compliant en met vertrouwen vergoedingen verwerken en rapporteren aan een wereldwijde populatie van deelnemers."
Impact
49% van de Amerikaanse werknemers zoekt een nieuwe baan na slechts twee loonfouten, zoals te laat of verkeerd betaald worden. (Het personeelsinstituut bij Kronos)
De IRS heeft geschat dat ongeveer een derde van de werkgevers in een bepaald jaar een loonstrookfout maakt, waardoor bijna $ 7 miljard aan boetes wordt geïnd voor 2021. (Amerikaanse belastingdienst)
In een onderzoek onder bedrijven in de VS ontdekte Ernst & Young (EY) dat het herstellen van één loonfout bedrijven gemiddeld 291 dollar kost om direct en indirect te herstellen.(Ernst & Young)
Oplossingen
Zonder kosten voor WHR bouwde de IT-afdeling van WHR een aangepast voordeelverwerkingsscherm binnen WHR's Mobility & HR Team Portal. Elke contactpersoon kreeg rolgebaseerde toegang (bijv. verwerker vs. goedkeurder). Deze belangrijke delegatie van verantwoordelijkheden voorkomt dat één persoon ongeautoriseerd geld aan een andere werknemer uitbetaalt. Zodra deze vergoedingen door twee teamleden zijn goedgekeurd, stromen ze naar een Workday Interface-scherm, samen met eventuele aanvullende relocatievoordelen die moeten worden gerapporteerd voor de salarisadministratie.
Op het door hen gewenste interval kan hun mobiliteitsteam op een knop klikken om automatisch een interfacebestand te genereren dat in Workday kan worden geïmporteerd. Dit interfacebestand rapporteert niet alleen belastbare relocatievergoedingen, maar geeft ook instructies voor betalingen aan de betreffende werknemers via de salarisadministratie van het bedrijf. Voorbeelden hiervan zijn relocatievergoedingen, verschillen in locatiekosten voor drie jaar, reiskostenvergoedingen en nog veel meer.
Voordelen
Werknemers snel en conform betaald
Door de relocatievergoedingen goed te keuren via het voordelenverwerkingsscherm van WHR, heeft het bedrijf nu meer controle over hun programma en processen. Het bedrijf dicteert wanneer en hoe werknemers uitbetaald worden, met aangepaste logica om verschillende bedragen uit te betalen per voordeelniveau, salarisschaal, locatie en meer. Bovendien kunnen nieuwe werknemers al geld ontvangen van WHR voordat ze op de loonlijst staan. Alle betalingen worden opgenomen in de rapportage van WHR.
Salarisgegevens synchroniseren tussen systemen
Door het systeem van WHR te koppelen aan Workday, is er geen ruimte voor betalingen die door de mazen van het net glippen. Sinds de implementatie heeft het bedrijf geen W-2C meer hoeven in te dienen, waardoor de medewerkerstevredenheid aanzienlijk is verbeterd en er promotors binnen hun relocatieprogramma zijn ontstaan.
WHR bracht zijn systeem in kaart met hun Workday-gegevensvelden, zodat ze zonder extra kosten elk gegevenspunt dat ze maar willen, konden vastleggen en erover konden rapporteren.
Tijd en budget elders toewijzen
WHR's Workday interface oplossing is een hulpmiddel voor het mogelijk maken van verhuizingen; het stelt bedrijven in staat om uitkeringen sneller te verwerken, met één druk op de knop te rapporteren aan de salarisadministratie, de hoofdpijn van het invullen van W-2C's te elimineren en tijd elders in te delen.
In plaats van 200 dollar per uur te betalen voor ontwikkeling op maat, werden de schermen voor het verwerken van arbeidsvoorwaarden en de Workday-interface gratis gebouwd. In plaats van het proces door contractonderhandelingen te vertragen, konden ze hun tijd en overheadkosten aan andere HR-projecten en -verbeteringen besteden.
Het in kaart brengen van Workday-gegevens kan het volgende omvatten: terugvorderingsdatums voor terugbetalingsovereenkomsten, betalingen binnen en buiten de cyclus, eenmalige of meerdere betalingen (maandelijks, jaarlijks), werknemers-ID en andere gevraagde velden.
Casestudie - Tijdelijke huisvesting Zürich
Casestudie - Uitdagingen voor APAC-immigratie