De keuze om het relocatieprogramma van uw werknemers uit te besteden is een aanzienlijke maar noodzakelijke taak om concurrerend te blijven in uw zoektocht naar toptalent. Voor werkgevers die al een relocatieleverancier hebben geselecteerd, begint nu de belangrijkste stap in uw relatie: Implementatie.
De implementatie bestaat uit het ontwikkelen of delen van uw bestaande relocatiebeleid met uw leverancier, het aanpassen van de technologie van de leverancier aan dit beleid, het in kaart brengen van de workflows, het bepalen van de vereisten voor facturering en onkosten en al het andere dat nodig is om uw relocatieprogramma op te starten.
Voor elke relocatieleverancier is de fundamentele rol en het doel van een formeel implementatieproces ervoor te zorgen dat de richtlijnen en controles aanwezig zijn om uw werknemers consistente relocatiediensten van topkwaliteit te bieden en tegelijkertijd te voldoen aan uw prestatienormen.
Een nieuw verhuisbedrijf implementeren
Bij een typische implementatie voor relocatiediensten verzamelt de leverancier alle benodigde informatie over uw huidige relocatieproces om het volgende te begrijpen:
- Een proceskaart van de huidige status van uw relocatieprogramma
- De noodzaak van beleidsvorming en benchmarking ten opzichte van je concurrenten
- Uitzonderingen die kunnen optreden wanneer uw beleid niet altijd overeenkomt met de behoeften van uw werknemers
- Identificatie van betaalde kosten en de leveringsmethode
- Salarissystemen integreren en de belastingtoeslagen voor je werknemers bevestigen
- Bevestiging van contracten met derden, partnerschappen, processen en uitgaven voor bedrijven zoals vastgoedmakelaars, busmaatschappijen en internationale dienstverleners die rechtstreeks met uw werknemers werken
Implementatieplan
Een goede vuistregel voor het implementeren van verhuisservices is het opdelen van het proces in beter beheersbare fasen. Bij WHR Group delen we het implementatieproces voor onze nieuwe klanten op in zes verschillende fasen:
- Opstarten: Plan een vergadering op locatie, voltooi alle contracten en maak een formele implementatiegids op basis van uw beleid en contractvoorwaarden.
- Overgang: Definieer implementatieschema met start/finish-data en stel het proces vast voor verhuizingen die al aan de gang zijn met een bijbehorend schema.
- Eerste stappen: Stel processtromen op voor alle diensten en identificeer de deliverables voor eventuele derde partijen.
- Loonlijst: Schets het factuur-, loonlijst- en onkostenproces met alle te leveren prestaties.
- Technologie: Zorg ervoor dat het IT-personeel van de verhuizingsleverancier de bedrijfstechnologie bijwerkt met uw beleidsspecificaties plus financiële vereisten.
- Training: Leverancier om interne training te geven over uw beleid en procedures, training te plannen met uw verhuizing/administratieteam over het gebruik van de technologie van leverancier, een interne vergadering te plannen om het proces over uitzonderingen op uw beleid te bespreken en te zorgen voor een fundamenteel begrip van uw cultuur en behoeften met elk personeelslid van leverancier op uw account.
Verhuizingen in uitvoering
Als je al een verhuizingsleverancier hebt, maar je programma overgaat naar een nieuwe leverancier, zorg er dan voor dat deze nieuwe leverancier een plan heeft voor werknemers die al midden in hun verhuizing zitten.
Dit overgangsplan kan lijken op dat van de WHR Group, dat ervoor zorgt dat het proces zo min mogelijk verstoord wordt voor alle werknemers die verhuizen:
- Huiseigenaren: Deze verhuizingen moeten tijdens het verkoopproces van de woning bij de huidige leverancier blijven.
- Niet-huiseigenaren of huurders: Deze verhuizingen moeten bij de huidige leverancier blijven, tenzij ze in de wacht staan en gemakkelijk kunnen worden overgezet naar de nieuwe leverancier.
- Onkostenproces: Indien mogelijk moeten deze bestanden worden ingevuld met de huidige leverancier tot aan de afsluitdatum aan het einde van het jaar (of uw fiscale jaar) om verwarring te voorkomen met twee verschillende teams die belasting berekenen en rapporten leveren.
- Transport: Voor lopende verhuizingen van huishoudelijke goederen zal de werknemer deze fase waarschijnlijk voltooien met de huidige leverancier. Voor verhuizingen die nog niet zijn begonnen, kunnen transportdiensten worden overgedragen aan de nieuwe leverancier op basis van de status en timing van andere verhuisservices voor elke werknemer.
Typische implementatietijdlijn
Afhankelijk van de grootte van je relocatieprogramma duurt het implementatieproces meestal 4 weken. Dit omvat het volledige proces, van de eerste vergadering op locatie tot "go live".
Deze tijdlijn is natuurlijk afhankelijk van veel factoren, met name de beschikbaarheid van en toegang tot uw belangrijkste aandeelhouders. De relocatieleverancier moet uw tijdlijn afstemmen op specifieke vergaderingen met de juiste mensen voor hun inbreng in alle relocatieprocessen. Deze bijeenkomsten kunnen variëren afhankelijk van de omvang, complexiteit en grootte van uw relocatieprogramma, maar de impact op uw planning zou minimaal moeten zijn als deze op de juiste manier wordt gepland door uw relocatieleverancier.
Het volledige implementatieplan met je verhuizingsleverancier zou er als volgt uit kunnen zien:
De implementatietijdlijn kan worden aangepast op basis van de behoeften van uw bedrijf. In speciale omstandigheden, zoals bij een slecht presterende bestaande leverancier, heeft de HRHR-groep nieuwe klanten geïmplementeerd in 1 tot 2 weken.
Uitvoeringskosten
Leveranciers van verhuizingen mogen doorgaans geen kosten in rekening brengen voor het implementeren van je programma of het opzetten van technologie.
Het doel van de leverancier is om de overnamekosten te beperken. Op basis van de diensten die worden overgedragen en de voortgang van de verhuizing van je werknemers, kunnen er echter servicekosten van toepassing zijn. Zorg ervoor dat je deze vroeg in het implementatieproces met je nieuwe leverancier bespreekt, aangezien full-service vergoedingen mogelijk niet van toepassing zijn.
